存货管理风险与关键环节控制教材11286.docx
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1、目 录2.1存货货管理风险险与关键环环节控制22.1.11 存货货管理风险险22.1.22 存货管管理关键环环节控制22.2职责责分工和授授权批准22.2.11存货管理理岗位设置置22.2.22存货授权权审批制度度62.3请购购与采购控控制92.3.11存货采购购管理流程程92.3.22存货采购购控制制度度102.4验收收与保管控控制122.4.11外购存货货验收流程程122.4.22存货储存存管理制度度132.5领用用与发出控控制172.5.11材料领用用工作流程程(零部件件等)172.5.22成品出库库控制流程程182.5.33存货领用用管理制度度192.5.44存货发放放管理制度度202
2、.6盘点点与处置控控制222.6.11存货盘点点工作流程程222.6.22滞料处理理工作流程程232.6.33存货盘点点管理制度度242.6.44废损存货货管理制度度282.6.55存货核算算工作规范范302.1存货货管理风险险与关键环环节控制2.1.11 存货管管理风险企业要加强强对存货管管理的控制制,确保存存货安全和和提高存货货运营效率率,就需要要对存货管管理可能存存在的风险险进行全面面了解。企企业需要关关注的存货货管理风险险如下图所所示。风险1存货业务违反国家法律、法规,可能遭受外部惩罚,导致资金损失和信誉损失风险2存货业务未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失
3、存货保管不善,可能导致存货损坏、变质、浪费、被盗和流失等风险3风险4资金记录不准确、不完整,可能造成帐实不符或导致财务报表信息失真上图2-1所示存货管理业务中存在的风险示意图2.1.22 存货管理理关键环节节控制针对存货管管理存在的风风险,需要要对存货管管理的关键键环节进行行控制,存存货管理控控制的关键键环节如下下图2-22所示关键环节1明确和规范存货管理的职责分工、权限范围和审批程序关键环节2科学合理地设置机构和配备人员明确存货请购的事项,请购的依据应当充分、适当关键环节3关键环节4欧完整记录存货管理控制流程应当清晰严密,存货管理的原则和程序应当明确规范关键环节5欧完整记录存货的确认、计量和
4、报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定上图2-2所示存货管理关键环节示意图2.2职责责分工和授授权批准2.2.11存货管理理岗位设置置1、 存货管理控控制岗位职职责企业开展存存货管理业业务,防范范存货管理理风险,进进行存货管管理控制,需需要明确内内部相关部部门和岗位位的职责、权权限划分,并并确保不相相容岗位相相互分离、制制约和监督督。存货管管理控制岗岗位职责的的划分如下下表所示。表2-1存存货管理控控制岗位职职责一览表表存货管理控控制岗位主要职责不相容职责责1、总经理理审批存货货管理的采采购、保管管、使用、处处置等政策策和制度审查、审审阅存货管管理重要财财务报表审批存货货管理帐目目科目的增增
5、减和调整整审批盘赢赢盘亏的应应对策略和和方法制定存货货管理的政政策和制度度编制存货货管理的财财务报表提出存货货管理科目目的增减和和调整意见见制定盘赢赢盘亏的应应对策略和和方法2、仓库经经理审核仓库库物资管理理台帐审核月收收货、出货货报告审核并确确认盘点报报告编制安全全库存预警警线审核存货货补仓申请审核存货货保险购买买申请编制仓库库物资管理理台帐编制月收收货、出货货报告编制盘点点报告办理存货货保险购买买的申请手手续3、仓库管管理员进行货物物验收和出出入库手续续办理填写、更更新仓库台台帐、卡片片进行在库库存货的日日常盘点编制在库库存货的日日常盘点表表参与月度度盘点和年年度盘点提出仓库库补仓申请请提
6、出库存存呆废品处处理意见制作月收收货、出货货报告办理存货货保险申请请手续复核存货货出入库手手续复核仓库库台帐复核在库库存货的日日常盘点表表审核库存存呆废品处处理意见监督库存存呆废品的的处理组织月度度盘点和年年度盘点复核月收收货、出货货报告复核存货货保险申请请手续4、采购人人员审核使用用部门、仓仓库提出的的采购、补补仓申请编制采购购预算、制制度、计划划组织实施施采购的的的市场调研研、寻价、比比价、谈判判、合同签签署等工作作编制采购购申请审批采购购的制度、预预算、计划划5、财务经经理审核存货货采购、保保管、使用用、处置过过程中形成成的帐务和和会计报表表提出存货货账目调整整的政策根据管理理层的意见见
7、调整存货货账目组织开展展年度、季季度、月度度存货盘点点参与决策策存货保险编制存货货采购、保保管、使用用、处置过过程中形成成的帐务和和会计报表表决定存货货账目的调调整政策决定购买买存货保险6、财务部部工作人员员编制存货货采购、保保管、使用用、处置过过程中形成成的帐务和和会计报表表审核存货货采购费用用和金额,支支付存货采购的的货款复核仓库库台帐和上上报的仓库库出入库单单、盘点表表、汇总表表等审核存货货采购、保保管、使用用、处置过过程中形成成的帐务和和会计报表表编制仓库库台帐和上上报的仓库库出入库单单、盘点表表、汇总表表等7、存货使使用部门审核本部部门所用存存货申领单单填写本部部门所用存存货申领单单
8、办理本部部门所用存存货的申领领程序办理存货货申领手续续8、保安检查进出出企业大门门的货物更新仓库库台长、卡卡片9、质量管管理人员(部部门)开展专业业性较高的的存货出入入库验收抽查存货货的常规性性入库检验验工作 22、存货管管理(备件件部经理、整整车仓储经经理)岗位工作作职责(1)仓库库经理岗位位工作职责责,如下表表所示表2-2仓仓库经理岗岗位工作职职责一览表表岗位名称仓库经理部门名称/编号直接上级销售总监/总经理工作联系内部总经理、本本部员工、车车间、销售售、财务、采采购等外部外购存货的的供应商、销销售客户等等工作目标确保存货出出入库管理理和存货在在库管理规规范、安全全,有效降降低库存损损失和
9、成本本,提高仓仓储保管水水平序号工作职责负责程度1制定仓库管管理的各项项制度和规规范标准,报报上级领导导审批通过过后执行全责2负责定期对对仓库管理理成本费用用进行分析析,有效降降低仓库各各项支出全责3组织仓库各各类存货的的年度盘点点和不定期期盘点工作作全责4审核仓库管管理中形成成的台帐的的报告、报报表全责5审批易燃易易爆存货和和重要存货货进出库手手续全责6组织实施在在库呆废存存货的处理理工作全责7审核仓库管管理员提交交的补仓申申请并签字字全责8负责仓库各各类存货保保险的购买买和手续办办理事宜全责9定期、不定定期地检查查仓库各类类标准、制制度的执行行情况全责10负责仓库工工作人员绩绩效考核和和培
10、训工作作的开展全责11协同其他部部门完成企企业所有存存货的盘点点清查工作作部分确认我已准确理理解并完全全接受以上上职责安排排,并承诺诺全力履行行以上指责责! 确 认 人: 确认日日期:生效日期批准日期(2)仓库库管理员岗岗位工作职职责,如下下表所示表2-3 仓库管管理员岗位位工作职责责一览表岗位名称仓库管理员员部门名称/编号直接上级备件部经理理销售经理工作联系内部仓库经理、质检检人员、财财务部会计计、采购等等外部入库存货的的供应商、销销售客户等等工作目标按照规定办办理各类存存货进出库库手续,确确保存货安安全,及时时、规范地地登记台帐帐和报表序号工作职责负责程度1进行货物验验收和出入入库手续办办
11、理全责2填写、更新新仓库台帐帐、卡片全责3进行仓库各各类存货的的日常盘点和和保管全责4编制在库存存货的日常常盘点表全责5参与月度、季季度、月度度盘点部分6制作月收货货、出货报报告全责7及时提出补补仓申请并并报批全责8提出在库呆呆废品的处处理意见全责9办理存货保保险的具体体事宜全责10定期同财务务部会计核核对台帐和和库存报表表全责11完成仓库经经理交办的的其他事项项支持确认我已准确理理解并完全全接受以上上职责安排排,并承诺诺全力履行行以上指责责! 确 认 人: 确认日日期:生效日期批准日期2.2.22存货授权权审批制度度第1章 总则第1条 为了明确确企业各部部门和相关关岗位在存存货管理中中的职责
12、和和权限,确确定授权审审批的流程程、责任、权权限、方式式及相关控控制措施,特特制定本制制度。第2条 本制度适适用于企业业各类原材材料、零部部件、产产成品以及及周转材料料等存货管管理的授权权审批事项项。第2章 存货采购购授权审批批第3条 采购计划划审批1周采购购计划审批批(1)周采采购计划的的对象为低低值易耗品品和零星物物品。(2)由使使用部门或或仓库提出出申请,填填写申购单单,经财务务部审核同同意后,由由采购组织织人员实施施采购。(3)周采采购计划申申报的时间间为每 点以以前。2月采购购计划审批批(1)月采采购计划的的对象为生生产维修中所需需的原材料料、配件等等。(2)由使使用部门提提出申请,
13、填填写申购单单,财务部部审核同意意后,报财财务经理审核,总总经理签字字确认,由由采购组织织人员实施施采购。(3)月采采购计划的的申报时间间为每月 日之前。3年采购购计划审批批(1)年采采购计划是是企业对所所有需购物物资的综合合控制。除除了周采购购计划和月月采购计划划包含的内内容外,还还包括了设设备的购置置、工程的的采购及其其他物资的的采购。(2)年采采购计划的的审批程序序如下。由使用部部门编制本本部门采购购计划,报报财务部审审核。财务部根根据本年度度采购预算算和总体预预算的要求求,对采购购申请报告告进行审核核,提出审审核意见,将将申请报告告报财务总总监复核。财务总监监复核财务务部的意见见,并在
14、申申请报告上上附上自己己的意见,将将申请报告告报总经理理审批。总经理根根据财务部部和财务总总监的意见见,对申请请报告作出出审批,并并签字确认认。采购组织织人员实施施采购。4根据国国家相关规规定或企业业规定需要要进行招标标采购的,无无论金额大大小,一律律由总经理理进行审批批,由采购购组织成立立招投标小小组实施招招标采购。第4条 采购货款款支付审批批流程1采购货货款支付先先由采购经办人人员认真填填制付款申申请表,对对收款单位位、付款金金额、用途途及合同号号码(附合同原原件)均要详细细填列,并并对经济业业务内容的的真实性及及有效性负负完全责任任。2采购经经办人员将将付款申请请表交采购购部负责人人,采
15、购部部负责人对对相关业务务的合理性性、真实性性进行审核核并签署意意见,然后后交财务部会计计审核。3财务部部会计负责责审核付款款申请表的的经济内容容,包括合合同、发票票等,签署署意见后交交财务负责责人复核,财财务负责人人复核无误误后签字报报相应的审审批权人审审批,最后后交由出纳纳办理付款款手续。第5条 货款支付付按照相应应的审批权权限由相应应审批权人人审批。1付款金金额大于 万,由董董事长审批批。2付款金金额在 万万(含) 万(含含),由总总经理审批批。3付款金金额少于 万,由财财务总监审审批。第3章 存货保管管授权审批批第6条 存货保管管的授权审审批适用范范围为在库库存货业务务开展所涉涉及的授
16、权权审批事项项。第7条 存货在库库期间,原原则上不允允许非仓库库人员进入入仓库,其他他部门和人人员在下列列情况下可可进入仓库库。1开展存存货的年度度盘点、月月度盘点和和不定期盘盘点。2企业总总监级以上上管理人员员对仓库工工作进行检检查。3仓储部部负责人对仓仓库工作的的开展进行行指导。4财务部部工作人员员根据账实实核对工作作要求,需需进库核对对。第8条 除上一条条款的规定定以外,其其他所有人人员进入仓仓库均需要要特别授权权。授权程程序如下。1拟进入入仓库现场场的单位、部部门或人员员填写企业业统一印制制的进库申申请单,对对进库时间间、人员、主主要事项等等进行说明明,并由申申请单位、部部门或人员员予
17、以盖章章或签字。2仓储部部审核进库库申请单,根根据不同仓仓库保管环环境要求分分析进库的的合理性和和在库时间间的长短,提提出审核意意见,仓储储部经理签签字确认。3企业总总经理对非非本单位人人员进入仓仓库进行最最终审批。在下列情情况下,总总经理对本本单位内部部人员进入入仓库进行行审批。(1)对于于普通仓库库,一次进入入仓库人数数超过5个人的。(2)进入入危险品、保保密物品以以及贵重物物品存放仓仓库的。第9条 仓库工作作人员对经经特别授权权批准或其其他允许进进入存货保保管现场的的人员的进进入仓库证证明进行审审核,确保保无违规审审批情况。第10条 仓库工工作人员对对入仓人员员应说明入入库须注意意的事项
18、,并并检查入库库人员所携携带的物品品是否在仓仓库保管所允许许的范围内内。第11条 仓库工工作人员对对入仓人员员的进入时时间、人数数、出仓时时间进行记记录并定期期汇总,向上级主主管领导汇汇报。第4章 存货报废废授权审批批第12条 存货报报废的授权权审批适用用于存货在在保管、使使用等过程程中由于正正常原因或或非正常原原因失去原原有价值,需需要进行报报废处理的的事项。第13条 存货报报废授权审审批分为常常规授权审审批和特别别授权审批批。第14条 以下存存货报废事事项需要进进行特别审审批。1单次报报废金额在在 元元以上的。2单件报报废金额在在 元元的。3非正常常原因导致致的报废金金额在 元元的。第15
19、条 常规授授权审批的的流程。1拟报废废存货的使使用部门或或主管部门门填写报废废申请单,报报废申请单单的内容包包括报废存存货的名称称、已用年年限、是否否为正常报报废等。部部门负责人人在申请单单上签字确确认。2存货主主管部门对对拟报废存存货进行检检测、检查查,提出报报废意见,并并在报废申请请单的相应应项目中填填写报废意意见。3企业财财务部对报报废申请单单进行审核核,主要是是计算报废废成本,确确定报废的的合理性,并并将计算的的报废成本本填写在报报废申请单单的相应项项目中。4主管存存货管理的的副总或总总监在报废废申请单上上签字确认认。第16条 特别授授权审批流流程特别授权审审批流程基基本上按照照上一条
20、款款的流程进进行,但在在以下两个方面存存在不同。1在对拟拟报废存货货进行检测测审查时,根根据需要可可以外聘专专业的检测测机构或人人员参与进进行。2在主管管副总或总总监审核并并附上相关关意见后,需需报总经理理进行最终终审批。第5章 附则第17条 存货授授权审批应应当在授权权范围内进进行,不得得超越审批批权限。第18条 违反规规定不履行行或不完全全履行授权权审批的行行为,要追追究相关责责任人的责责任,进行行经济处罚罚和行政处处罚。 第第19条 本制度由由行政部主主持制定,各各部门参与与制定,经经总经理审批批签字后,自自 年 月 日起执行行。2.3请购购与采购控控制2.3.11存货采购购管理流程程2
21、.3.22存货采购购控制制度度第1章 总则第1条 为了加强强对企业存存货采购过过程的规范范化管理,确确保存货采采购及时完完成,特制制定本制度度。第2条 本制度适适用于对企企业在开展展采购业务务的过程中中所需各类类存货的采采购申请和和实施过程程的控制。第3条 存货采购购的类型包包括常规性性采购、临临时采购和和紧急采购购。第4条 常备原料料和物料由由仓储部门门(备件部部、整车库库)提出申申请,非常常备原料和和紧急采购购由使用部部门提出申申请。第2章 存货使用用部门存货采购申申请控制第5条 存货采购购申请的提提出存货使用部部门填写采采购申请表表,详细细注明需求求设备或物物品的品名名、型号、技技术标准
22、、数数量、预计计价格、需需求原因、要要求到位时时间等。第6条 存货需求求部门经理理将采购购申请表提交给给财务部,财财务部根据据本期预算算及上级经经理意见审审核批准并并盖章。第7条 物资需求求部门将财财务部批准准盖章的采采购申请表表交给采采购负责人人。第8条 采购负责人人指导采购人人员根据采采购申请表表内容选选择合适的的供应商。与与供应商达达成购买意意向后,采采购部工作作人员编写写采购合同同。第9条 采购人员将采购购合同交给给物资需求部部门,物资资需求部门门检验所购购设备是否否是所需设设备,并报报本部门经经理审核签签字。第10条 采购负负责人、财财务总监和和总经理根据据各自的审审批权限审审批采购
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