公司财务部内部管理及工作流程规范(DOC42)7547.doc
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1、财务部内内部管理理及工作作流程规规范一、组织织架构图图财务总监财务经理财务副经理会计主管收款员复核员银行出纳出纳现金出纳出纳2人稽核、文档管理理 费用会计销售会计采购会计税票员过账员4二、部门门职能1、 负责本公公司融资资、货款款回收、资金支付付的管理理。2、 组织本公公司会计计核算,确确保财务务报告的的真实性性、准确确性。3、 实施合法法性、合合规性会会计监督督。4、起草草本公司司财务制制度。5、贯彻彻执行总总部及本本公司发发布的财财务制度度及其他他制度。6、培训训、指导导、检查查,落实实岗位责责任制。7、及时时、准确确报送财财务报表表。8、对本本公司经经营情况况进行财财务分析析。9、对外外
2、协调银银行、税税务,对对内加强强与其他他部门的的合作。10、对对本公司司的财务务档案进进行管理理。11、完完成领导导交办的的其他工工作。三、岗位位职责(一) 财务经经理1、在公公司财务务总监的直直接领导导下,负负责组织织和领导导邢台公司司全体财务务人员开开展工作作,提供规规范化、标准化化的财务务管理与与会计核核算服务务。 2、负责责邢台公司司财务队队伍的建建设,制制定本公公司财务务岗位职职责,进进行岗位位考核,保保证公司司财务工工作落到到实处。3、负责责根据国国家及总总部相关关管理制制度的要要求,在在公司范范围内建建立和健健全有关关财务管管理与会会计核算算制度及及实施细细则,并并组织落落实。4
3、、负责责公司内内控建设设,规范范会计核核算,如如实反映映财务状状况和经经营成果果,按总总部要求求及时报报送会计计报表,对对会计信信息的真真实性和和及时性性承担直直接责任任。5、依据据经营授授权书及及相关管管理制度度,对经经营活动动进行财财务监督督。对超超权限事事项,在在得到上上级授权权单位的的书面批批准文件件后,方方可办理理财务手手续。6、负责责组织编编制目标标预算,实实行预算算控制,进进行预算算分析,使使预算管管理落到到实处。7、严格格执行收收支两条条线,维维护财经经纪律。负责对对存货、应收、应付款款项、固固定资产产等资金金组织实实施规范范有效的的财务管管理,承承担相应应的财务务监督职职责。
4、8、负责责组织现现金、存存货、固固定资产产等资产产的盘点点清查工工作,不不定期对对现金进进行盘点点,加强强客户信信用和应应收账款款管理,确确保授信信安全。9、执行行总部制定的的成本费费用管理理办法,开开展费用用分析,深深入挖潜潜,提高高费用功功效。10、规规范会计计档案,保保证会计计资料的的安全完完整。11、进进行经济济分析,实实施风险险监控,协助公司开源节流,优化资金占用,定期检查各环节的经济效果,对经营状况作出经济分析,提出改进建议,为总部提供决策支持。12、接接受和配配合审计计部的会会计稽核核及相关关机构和和部门的的审计、检查工工作,及及时纠正正违规事事项。13、加加强与当当地财税税机关
5、的的沟通和和协调,依依法妥善善处理本本单位各各项税务务事宜。14、负负责协调调与其他他部门之之间的关关系。15、保保守本单单位的商商业秘密密。(二)会会计主管管1、在部部门经理理的领导导下,对对部门经经理负责责。2、具体体负责跟跟进、指指导、协协调并监监督部门门日常业业务的开开展与执执行,确确保各项项工作正正常化、规范化化。3、协助助部门经经理编制制本部门门工作计计划、资资金使用用计划表表。4、按时时审核费费用审批批单、记记账凭证证。5、审核核每日上上报的资资金余额额表并并汇总、统计上上报。6、定期期对财务务软件进进行维护护管理,确确保财务务软件稳稳定运行行。7、定期期对财务务数据进进行备份份
6、、保证证财务数数据安全全。8、 协协调内部部工作,对对特殊情情况及时时向上级级领导汇汇报。9、 部部门经理理不在时时,根据据领导的的授权,执执行部门门经理的的职责。10、完完成领导导交办的的其他工工作。(三)现现金出纳纳记账、盘盘点:当当日收支支业务,当当日记账账,当日日盘点,严严格执行行日清日日毕,确确保账实实相符。收款凭凭证须附附收据,付付款凭证证须附现现金支出出单,编编号要连连续,出出纳须在在收据存存根联上上签字。对账:每每月一次次,与财财务软件件现金科科目余额额核对,与与物流管管理软件件现金回回款金额额总数核核对,与与集团所所属公司司现金出出纳核对对。报表:每每日10:00向分公公司总
7、经经理报送送资金收收支日报报表;每每月8日前,与与银行出出纳共同同报送上上月回款款明细表表。借款审核核:审核核借款审审批程序序是否完完整、借借款是否否超额度度、借款款是否全全额及时时归还;借款到到期未还还,每月月5日填制制罚款单单,通知知人力资资源部和和借款部部门。报销审核核:审核核是否按按规定时时间报销销、审批批程序是是否完整整,付款款并注销销票据。备足零零钞。达达到3万元,用用款部门门需提前前一天报报资金计计划。收款台交交款:收收款台所所收现金金于当天天4:30之前交交送现金金出纳,由由现金出出纳向收收款员出出具收条条,4:30之后的的收款于于第二天天上班时时交送现现金出纳纳,由现现金出纳
8、纳向收款款员出具具现金收收据(收收据专用用),同同时收回回收条。资金安全全:库存存现金限限额为3万元,超超支部分分必须在在当天及及时交存存银行,下下午4:30之后的的收款可可在第二二天交存存银行,春春节放假假期间库库存现金金全部存存入银行行。交存存银行时时应做到到存款时时间不固固定,存存款银行行不固定定,不单单独去银银行交存存现金,以以提高警警惕确保保现金的的安全。收取业务务员货款款时,应应把货款款放在交交款人的的视野范范围内,当当面清点点,与现现金交款款单核对对无误后后,交款款人复核核签字后后,出纳纳方可签签字、盖盖章。保密责任任:资金金收支、余额只只向部门门领导、公司总总经理汇汇报;现现金
9、日记记帐、电电子表格格等应当当妥善保保管,未未经部门门领导许许可任何何人不得得查看。存款利息息要入账账,否则则视同贪贪污。负责现金金收讫章章的保管管,只在在收到现现金时在在现金收收据上使使用。文明办公公、热情情服务。按时、按按要求完完成领导导交办的的其它事事务。(四)银银行出纳纳存取现金金:库存存超限额额现金及及时与现现金出纳纳一起存存入银行行,(现现金出纳纳据银行行回单复复印件登登记日记记账,)根根据现金金出纳要要求提取取现金,由由现金出出纳在现现金支票票存根上上签收。票据解付付:支票票、银行行汇票、银行承承兑汇票票到期前前及时送送交银行行办理解解付,严严禁出现现过期票票据。银行办款款:提前
10、前联系银银行,及及时办理理支付供供应商的的票据。因故不不能按规规定时间间办款,及及时与采采购部门门沟通。支付货款款:审核核供应商商取款人人资格,监监督其用用钢笔或或碳素笔笔当面签签字,审审核是否否已收取取手续费费、结算算方式变变更的是是否已收收取贴息息。协助融资资:熟悉悉各家银银行融资资政策,协协助办理理授信资资料,授授信资料料及时归归档保管管。登记记每次银银行承兑兑汇票到到期日、金额,及及时还款款,严禁禁超期未未还。记账、对对账:每每日登记记银行收收支日记记账,月月末结账账时与软软件核对对相符,账账实相符符。印章保管管:财务务专用章章、法人人章保管管,仅限限用于票票据背书书、专人人负责的的对
11、账,其其它用途途必须登登记、复复印。风险控制制:票据据传递须须办理书书面交接接手续,及及时对账账,确保保账账、账实相相符;严严格限制制印章使使用,防防止意外外;票据据到期前前及时处处理,防防止过期期无法解解付。资金划转转:及时时按制度度要求将将分公司司资金划划入母公公司账户户。报表:每每日10:00前报送送前日资资金收支支日报表表,每月月8日前报报送上月月资金收收支月报报表。按时、按按要求完完成领导导交办的的其它事事务。(五)采采购会计计熟悉并掌掌握公司司采购政政策和全全部采购购业务流流程,了了解采购购人员编编制。入库单入入帐:与与质管部部沟通,争争取每日日10:30前传来来前日入入库单,检检
12、查是否否排序,从从物流管管理软件件核对第第一个和和最后一一个编号号以确认认完整性性,然后后录入财财务核算算软件中中的应付付帐款管管理模块块,总数数核对无无误后当当日生成成凭证。采购退出出审核:严格按按采购购退出审审核制度度审核核。采购购退出单单当日及及时入帐帐,除邢邢台公司司外其他他公司在在入账之之前要核核对完整整性。运运营中心心审核的的采购退退出单于于次月3日传送送邢台公公司,邢邢台公司司次月5日前核核对完整整性后及及时入帐帐。空打打采购退退出单于于每月5日填制制罚款单单对责任任人进行行处罚。采购发票票管理:收到采采购发票票后,检检查发票票填写是是否合规规、正确确,当日日录入财财务核算算软件
13、,尤尤其是在在制作采采购付款款计划前前1日须全全部入帐帐。核对对发票或或清单明明细是否否与入库库单数量量、单价价相符,不不符明细细每月8日报采采购部门门一份。根据纳纳税需要要,认真真测算所所需进项项税额,及及时和母母公司联联系开票票,及时时认证。付款单入入帐:将将银行出出纳传来来的付款款单当天天及时先先录入物物流管理理软件,再再录入财财务核算算软件,核核对相符符。换货付款款审核:同样执执行采采购付款款制度,在在付款日日方可办办理。采购商品品入库,暂暂估增值值税进项项税额,金金额=(入库库含税总总金额-免税产产品入库库金额)/1.117*117%。从关联联方购进进免税产产品,及及时索要要发票。月
14、结账时时,当月月单据在在完成上上月结账账后当日日或次日日及时录录入。报表:预预付款超超过2个月货货未到、货到2个月发发票未到到、发票票与到货货数量或或单价不不符、退退货/退补价价导致应应付账款款为负数数等列表表反映。内部对账账:每月月5日前,从从物流软软件与财财务软件件核对库库存商品品、应付付账款、付款。外部对账账:随时时与供应应商对账账(包括括到货、发票、付款三三部分),不不符及时时查明原原因。办理退货货/折让证证明:税税票已认认证的退退货,索索要供应应商开具具的销销售退货货与索取取折让证证明单(注明药品明细及退货理由),3日内持往税务局办理退货/折让证明,下月及时索要红票。按时、按按要求完
15、完成领导导交办的的其它事事务。(六)销销售会计计熟悉并掌掌握公司司销售政政策和全全部销售售业务流流程,了了解业务务人员编编制。赊销欠条条、退货货及退补补价单据据的整理理、核对对、录入入:每日日按客户户、业务务员分类类汇总前前日赊销销欠条、销售退退回入库库单、退退补价单单等单据据,与物物流软件件核对,核核对后当当天逐笔笔录入财财务软件件。销售发票票的整理理、核对对、录入入:核对对销售发发票票面面单位、金额、业务员员与销售售出库单单是否一一致,核核对无误误后逐笔笔录入财财务软件件,并一一一核对对录入是是否正确确,无误误后生成成凭证并并打印。每月8日前统统计由于于退货、退补价价等造成成的多开开税票,
16、通通知业务务部门及及时处理理,并送送税票员员备案。多个业业务员与与同一客客户做业业务,向向该客户户开税票票时不得得共用同同一张税税票。回款单据据的核对对、整理理、录入入:将出出纳传来来的回款款单据(现现金收据据记账联联、票据据背书转转让复印印件、银银行回单单等)与与物流软软件核对对,不符符及时查查明原因因,核对对相符后后当天逐逐笔录入入财务软软件。产品销售售成本计计算:熟熟悉免税税产品品品种,统统计免税税产品当当月销售售额,从从物流软软件中得得出的销销售成本本。当月月总销售售成本=(当月月总含税税销售金金额-当月采采购成本本总毛利利)-(当月月免税产产品含税税销售金金额-当月免免税产品品采购成
17、成本毛利利)/11.17+(当月月免税产产品含税税销售金金额-当月免免税产品品采购成成本毛利利)。内部对账账:次月月5日前,核核对物流流软件和和财务软软件中应应收账款款总额及及明细、收入总总额是否否相符,不不符及时时更正。对照账账面余额额盘点应应收票据据,对照照出纳资资金收支支月报表表核对财财务软件件、物流流软件回回款(总总额、每每类回款款方式金金额、收收款台收收款)。外部对账账:应收收账款超超过1个月,业业务部门门应主动动与财务务部对账账,必要要的可共共同前往往客户对对账,出出具对账账单。应应收账款款超过3个月,业业务部门门必须与与财务部部前往客客户对账账,出具具对账单单,双方方盖章。对账内
18、内容包括括:发货货/退货、发票、回款、返利结结算、应应收账款款余额等等,双方方未达账账项要详详细列明明。内部报表表:每月月10日,按按时编制制业务人人员超期期未回款款明细表表,部门门领导审审核签字字后传人人力资源源部(暂暂停发放放工资)。20日,将已回款业务人员名单按时通知人力资源部(发放工资)。外部报表表:每月月5日前,将将上月进进项税额额转出、无票销销售数据据、财务务报表等等资料报报送税票票员。客户资料料维护:结合资资料中心心与所开开具的销销售发票票整理客客户名称称,按照照业务人人员区域域划分规规范业务务软件与与财务软软件的客客户资料料。审核核新增加加客户编编号,充充分利用用闲置编编号,防
19、防止业务务资料重重复,造造成财务务账面混混乱。根据国家家财税政政策规范范业务人人员各种种手续。按时、按按要求完完成领导导交办的的其它事事务。(七)费费用核销销会计费用报销销审核:审核原原始凭证证是否合合法,审审核报销销单填制制是否正正确,审审核费用用性质、金额是是否符合合公司规规定。报销单据据入账:负责除除采购和和销售业业务之外外的所有有单据的的录入,当当日单据据当日录录入。对账:每每月不定定期盘点点现金、编制银银行调节节表,确确保帐实实相符,落落实未达达账项真真实性、合理性性,发现现问题及及时向部部门领导导反映。费用统计计:统计计营业费费用明细细项目发发生额,按按科、组组进行真真实、完完整、
20、详详细反映映。每月按时时、按要要求编制制费用报报表,并并对制度度变化等等重要因因素的影影响进行行分析。凭证分类类管理,次次月3日及时时传递,不不得影响响入账。按时、按按要求完完成领导导交办的的其它事事务。(八)税税票员购买税票票:及时时验旧,及及时购买买本月所所需增值值税发票票和普通通发票,保保证发票票的正常常开具,不不得因工工作失误误影响公公司业务务正常运运营。客户资料料备案:首次给给客户开开具增值值税票时时,需核核实客户户的税务务登记证证和一般般纳税人人资格证证书,留留存备案案。开具税票票:根据据销售出出库单黄黄联开具具增值税税专用发发票和普普通发票票,若有有退货、退补价价(包括括当次和和
21、往日)的的在开票票时扣减减。每日10:30前,将将前日所所开增值值税票与与普通发发票记账账联及时时传递销销售会计计入账。认证:在在税务局局规定时时间分批批及时认认证增值值税进项项税额,不不得出现现工作延延误。报锐:每每月1日,在税税务软件件的开票票系统中中进行抄抄税处理理(统计上上月销售售增值税税票的开开具、退退票作废废、填写写错误作作废、期期末库存存张数等等内容),并打打印抄税税所需的的报表,到到税务局局抄税,之之后方可可继续开开票;在在申报系系统中,从从税务局局网站导导入上月月所认证证进项税税额、从从开票系系统导入入上月销销项税额额、录入入上月发发票的领领用存情情况和所所开具的的普通发发票
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