公司财务部内部管理及工作流程规范(DOC42)4602.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.财务部内部管理及工作流程规范一、组织架构图财务总监 财务经理财务副经理会计主管 收款员复核员银行出纳出纳现金出纳出纳2人稽核、文档管理理 费用会计销售会计采购会计税票员过账员4二、部门职职能1、 负责本公司司融资、货货款回收收、资金金支付的的管理。2、 组织本公司司会计核核算,确确保财务务报告的的真实性性、准确确性。3、 实施合法性性、合规规性会计计监督。4、起草本本公司财财务制度度。5、贯彻执执行总部部及本公公司发布布的财务务制度及及其他制制度。6、培训、
2、指指导、检检查,落落实岗位位责任制制。7、及时、准准确报送送财务报报表。8、对本公公司经营营情况进进行财务务分析。9、对外协协调银行行、税务务,对内内加强与与其他部部门的合合作。10、对本本公司的的财务档档案进行行管理。11、完成成领导交交办的其其他工作作。三、岗位职职责(一) 财财务经理理1、在公司司财务总总监的直直接领导导下,负负责组织织和领导导邢台公司司全体财务务人员开开展工作作,提供规规范化、标标准化的的财务管管理与会会计核算算服务。 2、负责邢邢台公司司财务队队伍的建建设,制制定本公公司财务务岗位职职责,进进行岗位位考核,保保证公司司财务工工作落到到实处。3、负责根根据国家家及总部部
3、相关管管理制度度的要求求,在公公司范围围内建立立和健全全有关财财务管理理与会计计核算制制度及实实施细则则,并组组织落实实。4、负责公公司内控控建设,规规范会计计核算,如如实反映映财务状状况和经经营成果果,按总总部要求求及时报报送会计计报表,对对会计信信息的真真实性和和及时性性承担直直接责任任。5、依据经经营授权权书及相相关管理理制度,对对经营活活动进行行财务监监督。对对超权限限事项,在在得到上上级授权权单位的的书面批批准文件件后,方方可办理理财务手手续。6、负责组组织编制制目标预预算,实实行预算算控制,进进行预算算分析,使使预算管管理落到到实处。7、严格执执行收支支两条线线,维护护财经纪纪律。
4、负负责对存存货、应应收、应应付款项项、固定定资产等等资金组组织实施施规范有有效的财财务管理理,承担担相应的的财务监监督职责责。8、负责组组织现金金、存货货、固定定资产等等资产的的盘点清清查工作作,不定定期对现现金进行行盘点,加加强客户户信用和和应收账账款管理理,确保保授信安安全。9、执行总总部制定的的成本费费用管理理办法,开开展费用用分析,深深入挖潜潜,提高高费用功功效。10、规范范会计档档案,保保证会计计资料的的安全完完整。11、进行行经济分分析,实实施风险险监控,协助公司开源节流,优化资金占用,定期检查各环节的经济效果,对经营状况作出经济分析,提出改进建议,为总部提供决策支持。12、接受受
5、和配合合审计部部的会计计稽核及及相关机机构和部部门的审审计、检检查工作作,及时时纠正违违规事项项。13、加强强与当地地财税机机关的沟沟通和协协调,依依法妥善善处理本本单位各各项税务务事宜。14、负责责协调与与其他部部门之间间的关系系。15、保守守本单位位的商业业秘密。(二)会计计主管1、在部门门经理的的领导下下,对部部门经理理负责。2、具体负负责跟进进、指导导、协调调并监督督部门日日常业务务的开展展与执行行,确保保各项工工作正常常化、规规范化。3、协助部部门经理理编制本本部门工工作计划划、资金金使用计计划表。4、按时审审核费用用审批单单、记账账凭证。5、审核每每日上报报的资资金余额额表并并汇总
6、、统统计上报报。6、定期对对财务软软件进行行维护管管理,确确保财务务软件稳稳定运行行。7、定期对对财务数数据进行行备份、保保证财务务数据安安全。8、 协调调内部工工作,对对特殊情情况及时时向上级级领导汇汇报。9、 部门门经理不不在时,根根据领导导的授权权,执行行部门经经理的职职责。10、完成成领导交交办的其其他工作作。(三)现金金出纳记账、盘点点:当日日收支业业务,当当日记账账,当日日盘点,严严格执行行日清日日毕,确确保账实实相符。收款凭证须附收据,付款凭证须附现金支出单,编号要连续,出纳须在收据存根联上签字。对账:每月月一次,与与财务软软件现金金科目余余额核对对,与物物流管理理软件现现金回款
7、款金额总总数核对对,与集集团所属属公司现现金出纳纳核对。报表:每日日10:00向分公公司总经经理报送送资金收收支日报报表;每每月8日前,与与银行出出纳共同同报送上上月回款款明细表表。借款审核:审核借借款审批批程序是是否完整整、借款款是否超超额度、借借款是否否全额及及时归还还;借款款到期未未还,每每月5日填制制罚款单单,通知知人力资资源部和和借款部部门。报销审核:审核是是否按规规定时间间报销、审审批程序序是否完完整,付付款并注注销票据据。备足足零钞。达达到3万元,用用款部门门需提前前一天报报资金计计划。收款台交款款:收款款台所收收现金于于当天4:30之前交交送现金金出纳,由由现金出出纳向收收款员
8、出出具收条条,4:30之后的的收款于于第二天天上班时时交送现现金出纳纳,由现现金出纳纳向收款款员出具具现金收收据(收收据专用用),同同时收回回收条。资金安全:库存现现金限额额为3万元,超超支部分分必须在在当天及及时交存存银行,下下午4:30之后的的收款可可在第二二天交存存银行,春春节放假假期间库库存现金金全部存存入银行行。交存存银行时时应做到到存款时时间不固固定,存存款银行行不固定定,不单单独去银银行交存存现金,以以提高警警惕确保保现金的的安全。收取业务员员货款时时,应把把货款放放在交款款人的视视野范围围内,当当面清点点,与现现金交款款单核对对无误后后,交款款人复核核签字后后,出纳纳方可签签字
9、、盖盖章。保密责任:资金收收支、余余额只向向部门领领导、公公司总经经理汇报报;现金金日记帐帐、电子子表格等等应当妥妥善保管管,未经经部门领领导许可可任何人人不得查查看。存款利息要要入账,否否则视同同贪污。负责现金收收讫章的的保管,只只在收到到现金时时在现金金收据上上使用。文明办公、热热情服务务。按时、按要要求完成成领导交交办的其其它事务务。(四)银行行出纳存取现金:库存超超限额现现金及时时与现金金出纳一一起存入入银行,(现现金出纳纳据银行行回单复复印件登登记日记记账,)根根据现金金出纳要要求提取取现金,由由现金出出纳在现现金支票票存根上上签收。票据解付:支票、银银行汇票票、银行行承兑汇汇票到期
10、期前及时时送交银银行办理理解付,严严禁出现现过期票票据。银行办款:提前联联系银行行,及时时办理支支付供应应商的票票据。因因故不能能按规定定时间办办款,及及时与采采购部门门沟通。支付货款:审核供供应商取取款人资资格,监监督其用用钢笔或或碳素笔笔当面签签字,审审核是否否已收取取手续费费、结算算方式变变更的是是否已收收取贴息息。协助融资:熟悉各各家银行行融资政政策,协协助办理理授信资资料,授授信资料料及时归归档保管管。登记记每次银银行承兑兑汇票到到期日、金金额,及及时还款款,严禁禁超期未未还。记账、对账账:每日日登记银银行收支支日记账账,月末末结账时时与软件件核对相相符,账账实相符符。印章保管:财务
11、专专用章、法法人章保保管,仅仅限用于于票据背背书、专专人负责责的对账账,其它它用途必必须登记记、复印印。风险控制:票据传传递须办办理书面面交接手手续,及及时对账账,确保保账账、账账实相符符;严格格限制印印章使用用,防止止意外;票据到到期前及及时处理理,防止止过期无无法解付付。资金划转:及时按按制度要要求将分分公司资资金划入入母公司司账户。报表:每日日10:00前报送送前日资资金收支支日报表表,每月月8日前报报送上月月资金收收支月报报表。按时、按要要求完成成领导交交办的其其它事务务。(五)采购购会计熟悉并掌握握公司采采购政策策和全部部采购业业务流程程,了解解采购人人员编制制。入库单入帐帐:与质质
12、管部沟沟通,争争取每日日10:30前传来来前日入入库单,检检查是否否排序,从从物流管管理软件件核对第第一个和和最后一一个编号号以确认认完整性性,然后后录入财财务核算算软件中中的应付付帐款管管理模块块,总数数核对无无误后当当日生成成凭证。采购退出审审核:严严格按采采购退出出审核制制度审审核。采采购退出出单当日日及时入入帐,除除邢台公公司外其其他公司司在入账账之前要要核对完完整性。运运营中心心审核的的采购退退出单于于次月3日传送送邢台公公司,邢邢台公司司次月5日前核核对完整整性后及及时入帐帐。空打打采购退退出单于于每月5日填制制罚款单单对责任任人进行行处罚。采购发票管管理:收收到采购购发票后后,检
13、查查发票填填写是否否合规、正正确,当当日录入入财务核核算软件件,尤其其是在制制作采购购付款计计划前1日须全全部入帐帐。核对对发票或或清单明明细是否否与入库库单数量量、单价价相符,不不符明细细每月8日报采采购部门门一份。根根据纳税税需要,认认真测算算所需进进项税额额,及时时和母公公司联系系开票,及及时认证证。付款单入帐帐:将银银行出纳纳传来的的付款单单当天及及时先录录入物流流管理软软件,再再录入财财务核算算软件,核核对相符符。换货付款审审核:同同样执行行采购购付款制制度,在在付款日日方可办办理。采购商品入入库,暂暂估增值值税进项项税额,金金额=(入库库含税总总金额-免税产产品入库库金额)/1.1
14、17*117%。从从关联方方购进免免税产品品,及时时索要发发票。月结账时,当当月单据据在完成成上月结结账后当当日或次次日及时时录入。报表:预付付款超过过2个月货货未到、货货到2个月发发票未到到、发票票与到货货数量或或单价不不符、退退货/退补价价导致应应付账款款为负数数等列表表反映。内部对账:每月5日前,从从物流软软件与财财务软件件核对库库存商品品、应付付账款、付付款。外部对账:随时与与供应商商对账(包包括到货货、发票票、付款款三部分分),不不符及时时查明原原因。办理退货/折让证证明:税税票已认认证的退退货,索索要供应应商开具具的销销售退货货与索取取折让证证明单(注明药品明细及退货理由),3日内
15、持往税务局办理退货/折让证明,下月及时索要红票。按时、按要要求完成成领导交交办的其其它事务务。(六)销售售会计熟悉并掌握握公司销销售政策策和全部部销售业业务流程程,了解解业务人人员编制制。赊销欠条、退退货及退退补价单单据的整整理、核核对、录录入:每每日按客客户、业业务员分分类汇总总前日赊赊销欠条条、销售售退回入入库单、退退补价单单等单据据,与物物流软件件核对,核核对后当当天逐笔笔录入财财务软件件。销售发票的的整理、核核对、录录入:核核对销售售发票票票面单位位、金额额、业务务员与销销售出库库单是否否一致,核核对无误误后逐笔笔录入财财务软件件,并一一一核对对录入是是否正确确,无误误后生成成凭证并并
16、打印。每每月8日前统统计由于于退货、退退补价等等造成的的多开税税票,通通知业务务部门及及时处理理,并送送税票员员备案。多多个业务务员与同同一客户户做业务务,向该该客户开开税票时时不得共共用同一一张税票票。回款单据的的核对、整整理、录录入:将将出纳传传来的回回款单据据(现金金收据记记账联、票票据背书书转让复复印件、银银行回单单等)与与物流软软件核对对,不符符及时查查明原因因,核对对相符后后当天逐逐笔录入入财务软软件。产品销售成成本计算算:熟悉悉免税产产品品种种,统计计免税产产品当月月销售额额,从物物流软件件中得出出的销售售成本。当当月总销销售成本本=(当月月总含税税销售金金额-当月采采购成本本总
17、毛利利)-(当月月免税产产品含税税销售金金额-当月免免税产品品采购成成本毛利利)/11.17+(当月月免税产产品含税税销售金金额-当月免免税产品品采购成成本毛利利)。内部对账:次月5日前,核核对物流流软件和和财务软软件中应应收账款款总额及及明细、收收入总额额是否相相符,不不符及时时更正。对对照账面面余额盘盘点应收收票据,对对照出纳纳资金收收支月报报表核对对财务软软件、物物流软件件回款(总总额、每每类回款款方式金金额、收收款台收收款)。外部对账:应收账账款超过过1个月,业业务部门门应主动动与财务务部对账账,必要要的可共共同前往往客户对对账,出出具对账账单。应应收账款款超过3个月,业业务部门门必须
18、与与财务部部前往客客户对账账,出具具对账单单,双方方盖章。对对账内容容包括:发货/退货、发发票、回回款、返返利结算算、应收收账款余余额等,双双方未达达账项要要详细列列明。内部报表:每月10日,按按时编制制业务人人员超期期未回款款明细表表,部门门领导审审核签字字后传人人力资源源部(暂暂停发放放工资)。20日,将已回款业务人员名单按时通知人力资源部(发放工资)。外部报表:每月5日前,将将上月进进项税额额转出、无无票销售售数据、财财务报表表等资料料报送税税票员。客户资料维维护:结结合资料料中心与与所开具具的销售售发票整整理客户户名称,按按照业务务人员区区域划分分规范业业务软件件与财务务软件的的客户资
19、资料。审审核新增增加客户户编号,充充分利用用闲置编编号,防防止业务务资料重重复,造造成财务务账面混混乱。根据国家财财税政策策规范业业务人员员各种手手续。按时、按要要求完成成领导交交办的其其它事务务。(七)费用用核销会会计费用报销审审核:审审核原始始凭证是是否合法法,审核核报销单单填制是是否正确确,审核核费用性性质、金金额是否否符合公公司规定定。报销单据入入账:负负责除采采购和销销售业务务之外的的所有单单据的录录入,当当日单据据当日录录入。对账:每月月不定期期盘点现现金、编编制银行行调节表表,确保保帐实相相符,落落实未达达账项真真实性、合合理性,发发现问题题及时向向部门领领导反映映。费用统计:统
20、计营营业费用用明细项项目发生生额,按按科、组组进行真真实、完完整、详详细反映映。每月按时、按按要求编编制费用用报表,并并对制度度变化等等重要因因素的影影响进行行分析。凭证分类管管理,次次月3日及时时传递,不不得影响响入账。按时、按要要求完成成领导交交办的其其它事务务。(八)税票票员购买税票:及时验验旧,及及时购买买本月所所需增值值税发票票和普通通发票,保保证发票票的正常常开具,不不得因工工作失误误影响公公司业务务正常运运营。客户资料备备案:首首次给客客户开具具增值税税票时,需需核实客客户的税税务登记记证和一一般纳税税人资格格证书,留留存备案案。开具税票:根据销销售出库库单黄联联开具增增值税专专
21、用发票票和普通通发票,若若有退货货、退补补价(包包括当次次和往日日)的在在开票时时扣减。每日10:30前,将前日所开增值税票与普通发票记账联及时传递销售会计入账。认证:在税税务局规规定时间间分批及及时认证证增值税税进项税税额,不不得出现现工作延延误。报锐:每月月1日,在税税务软件件的开票票系统中中进行抄抄税处理理(统计上上月销售售增值税税票的开开具、退退票作废废、填写写错误作作废、期期末库存存张数等等内容),并打打印抄税税所需的的报表,到到税务局局抄税,之之后方可可继续开开票;在在申报系系统中,从从税务局局网站导导入上月月所认证证进项税税额、从从开票系系统导入入上月销销项税额额、录入入上月发发
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