建立Excel工作簿与输入.ppt
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1、建立Excel工作簿与输入资料 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望2-1 2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作建立新文件及工作簿视窗的操作2-1-1 2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立工作簿的动作,通常可借由启动Excel一并完成,因为启动Excel时,就会顺带开启一份空白的工作簿。启动Excel就会建立的新工作簿p 你也可以按下“文件”标签,切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿,Excel会依次以工作簿1、工作
2、簿2来命名,要重新替工作簿命名,可在存储文件时变更。(后面章节会介绍)2-1-2 2-1-2 切换工作簿视图切换工作簿视图p 利用刚才所学的方法,再建立一个新工作簿,现在就有2个工作表视窗。p 切换至“视图”页次,再按下“窗口”区的“切换窗口”,即可从中选取工作簿。档名前显示打钩符号,表示是目前所在的工作簿显示Excel中所有已开启的工作簿按一下即可切换至此工作簿2-2 2-2 在单元格中输入资料在单元格中输入资料2-2-1 2-2-1 认识资料的种类认识资料的种类p 单元格的资料大致可分成两类:一种是可计算的数字资料(包括日期、时间),另一种则是不可计算的文字资料。可计算的数字资料:由数字0
3、-9及一些符号(如小数点、+、-、$、%.)所组成,例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时间也是属于数字资料,只不过会含有少量的文字或符号,例如:2012/06/10、08:30PM、3月14日等。不可计算的文字资料:包括中文字样、英文字元、文数字的组合(如身份证号码)。不过,数字资料有时亦会被当成文字输入,如:电话号码、邮递区号等。2-2-1 2-2-1 输入资料的程序输入资料的程序p 现在我们要练习在单元格输入资料,不管是文字或数字,其输入程序都是一样的,底下我们以文字资料来做示范。首先是选取要放入资料的单元格,例如在B3单元格按一下:输入“货号”2个字,在输入资
4、料时,环境会发生一些变化,请看下图的说明:在B2单元格按一下状态列表显示就绪,表示可以开始输入资料输入资料时,资料编辑列会出现取消钮或输入钮输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中状态由就绪变成输入 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 在单元格中输入多行资料在单元格中输入多行资料p 若想在一个单元格内输入多行资料,可在换行时按下Alt+Enter键,将插入点移到下一行,便能在同一单元格中继续输入下一行资料。在A2单元格中输入“订单”,然后按下Alt+Enter键,将插入点移到下一行。插入点移到第二行了
5、其它单元格内容请自行练习输入 继续输入“明细”两个字,然后按下Enter键,A2单元格便会显示成2行文字。单元格的行高会自动调整 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 清除单元格内容清除单元格内容p 如果要清除单元格的内容,先选取欲清除的单元格,然后按下Delete键或者按下鼠标右键,在弹出的对话框中选择“清除内容”。2-3 2-3 资料的显示方式与调整单元格宽度资料的显示方式与调整单元格宽度p Excel会自动判断使用者输入的资料型态,来决定资料的预设显示方式,例如数字资料将会靠右对齐;文字资料则会考左对
6、齐。若输入的资料超过单元格宽度时,Excel将会改变资料的显示方式。p 当单元格宽度不足显示内容时,数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。当右邻单元格有内容时,文字资料会被截断当右邻单元格是空白时,文字资料会跨越到右边单元格太窄,数字会显示成#字p 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。p 调整高度的方法和调整宽度的方法一样,只要拉曳行下方的框线就可以了。2-4 2-4 选取单元格的方法选取单元格的方法2-4-1 2-4-1 选取多个单元格选取多个单元格p 在单元格内按一个鼠标左键,可选取该单元格;若要一次选取多个相邻的单元格
7、,将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格,然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格,最后再放开左键。p 假设我们选取A2到D5这个范围,选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示,如下图选取的范围即表示A2:D5。若要取消选取范围,只要在工作表内按下任一个单元格即可。先点选A2单元格按住鼠标左键不放,拉曳至D5单元格2-4-2 2-4-2 选取不连续的多个范围选取不连续的多个范围p如果要选取多个不连续的单元格范围,如B2:D2、A3:A5,先选取B2:D2范围,然后按住Ctrl键,再选取第2个范围A3:A5,选好后再放开Ctrl键,就可以同时选取多个单元格范围了。先选
8、取B2:D2范围按住Ctrl键后,再接着选取A3:A52-4-3 2-4-3 选取整行或整列选取整行或整列p 要选取整行或整列,在行编号或列编号上按一下:在此按一下,选取整个B列在此按一下,选取整个第4列2-4-4 2-4-4 选取整张工作表选取整张工作表p 若要选取整张工作表,按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。按下“全选按钮”可选取整张工作表2-5 2-5 快速输入出现过的资料快速输入出现过的资料2-5-1 2-5-1 利用利用“自动完成自动完成”输入相同的资料输入相同的资料p 在输入同一列的资料时,若内容有重复,就可以透过“自动完成”功能快速输入。例如在工作表3的B2到B4
9、单元格输入内容,然后再B5单元格中输入“成”字,此时“成”之后自动填入与B3单元格相同的文字,并以反白额方式显示。p 若自动填入的资料正好是想输入的文字,按下Enter键就可以将资料存入单元格中;若不是想要的内容,可以不予理会,继续完成输入文字的工作,p“自动完成”功能,只适用于文字资料。p 此外,当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时,Excel在无从判定内容的情况下,将暂时无法使用自动完成功能。当你继续输入至Excel可判断的内容,才会显示自动完成的文字内容:一直要输入到“风”字,才会发挥“自动完成”的功能2-5-1 2-5-1 从下拉式清单挑选输入过的资料从下拉式清单挑选输入过的资料p 当
10、同一栏单元格的数据太雷同,总是得输入到最后自动完成才能判断出正确的内容,这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入。接续上例,我们要继续在C6单元格输入内容。请先如图输入C2:C5的内容,然后在C6储存格按右钮执行从下拉式清单挑选命令:从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样,都只适用于文字数据。执行此命令p C6单元格下方会出现一张列表,记录同一栏(即C栏)中出现过的数据,如:”品项”、”超静音风扇”、”超静音立扇”,只要由清单中选取就可输入数据了:p 哪些资料会列入下拉式清单中Excel会从选取的单元格往上、往下寻找,只要找到的单元格内有资料,就把它放到清单中,直到遇到空白单元格为止。以下图的
11、例子而言,当选区A6单元格时,清单中会列出“财务部”、“人事部”、“行销部”与“业务部”这4个项目,而不会出现“生产部”、“资讯部”。空白单元格空白单元格不再往上找不再往下找选取的单元格2-6 2-6 快速填满相同的资料快速填满相同的资料p 当你要将相同的内容连续填入数个单元格,除了可复制贴上单元格内容外,更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成,此功能亦可建立日期、数列等具规则性的内容,这部份我们将在下一节说明。p 假设我们想建立以下的数据内容,先来看看哪些可利用自动填满功能来快速输入:可建立具规律变化的资料,详细请参考下一节可为连续的储存格填入相同的数据p 请开敔一份新的工作簿,首先练习操作
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