如何提高工作效率—时间管理(830).ppt
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1、高效时间管理高效时间管理2012年8月30日 写在前面的话写在前面的话 一天时间永远是一天时间永远是24小时,高效率的小时,高效率的人能把人能把24小时变成小时变成48小时,而低效率的小时,而低效率的人却能把人却能把24小时变成小时变成12小时。小时。合理管理时间合理管理时间-提高生活品质,做提高生活品质,做气场强大的职业人!气场强大的职业人!2时间管理的理论与原则时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的步骤与方法时间管理的工具介绍时间管理的工具介绍 高效时间管理高效时间管理3Playtime!你还有多少时间可以掌控?你还有多少时间可以掌控?你还有多少时间可以掌控?你还有多少时间可以
2、掌控?中国人的平均寿命大概是七十年,所以请撕去三格。中国人的平均寿命大概是七十年,所以请撕去三格。中国人的平均寿命大概是七十年,所以请撕去三格。中国人的平均寿命大概是七十年,所以请撕去三格。人的一生中大概有二十年在睡眠中度过,所以请撕去两格。人的一生中大概有二十年在睡眠中度过,所以请撕去两格。人的一生中大概有二十年在睡眠中度过,所以请撕去两格。人的一生中大概有二十年在睡眠中度过,所以请撕去两格。吃饭占用六年,所以请撕去吃饭占用六年,所以请撕去吃饭占用六年,所以请撕去吃饭占用六年,所以请撕去0.60.6格。格。格。格。需要再撕去每个人已经走过的时光需要再撕去每个人已经走过的时光需要再撕去每个人已
3、经走过的时光需要再撕去每个人已经走过的时光,按照公式按照公式按照公式按照公式“现在年龄现在年龄现在年龄现在年龄*(1-26/70)”(1-26/70)”去计去计去计去计算。算。算。算。白纸变成:白纸变成:白纸变成:白纸变成:70-20-6-“70-20-6-“现在年龄现在年龄现在年龄现在年龄*(1-26/70)”(1-26/70)”!4常言道:做时间的主人!你还有多少时间可以掌控?你还有多少时间可以掌控?你还有多少时间可以掌控?你还有多少时间可以掌控?反过来想想,为什么要做时间主人?反过来想想,为什么要做时间主人?5l一年有365天;l其中双休日共_106_天;l法定假日_11_天;l公司带薪
4、休假_5_天;l实际工作约243_天,共_1944_小时;l假定有效工作时间为_20-30_%;l全年有效工作时间为_388-583_小时;算算我们的时间算算我们的时间算算我们的时间算算我们的时间?6 时间的定义时间的定义韦韦氏大辞典中的定氏大辞典中的定义义:时间时间是由是由过过去、去、现现在及未来构成的。在及未来构成的。时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。时时间间的的基基本本元元素素是是事事件件,是是过过去去的的事事,现现在在的的事事和和未未来来的的事。事。时间时间是由每一个是由每一个时间时间的事件构成的。的事件构成的。7 时间的价值时间的
5、价值时时间间的的价价值值基基本本上上分分两两种种,一一种种叫叫做做无无形形的的价价值值,另另一一种种叫叫做做有有形形的价值。的价值。无形价值无形价值时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面,建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间,但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,这叫做无形的价值。有形价值有形价值时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系,会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员,拜访客户,跟客户建立关系,最后与客户达成交易,你定会有报酬。812/17/20229 时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理,其所持的态度是将
6、过去作为现在改善的参考,把未来作为现在努力的目标,立刻去运用正确的方法做正确的事。时间管理时间管理9时间管理中最根本的要素?时间管理时间管理 -事件时间管理的实质是什么?-事件的选择与管理1012/17/202211时间管理的目的时间管理的目的在于同时获得三时间管理的目的在于同时获得三“效效”效果:确定的期待结果;效果:确定的期待结果;效率:以最小的代价或浪费获得结果;效率:以最小的代价或浪费获得结果;效能:以最小的代价和浪费获得最佳效能:以最小的代价和浪费获得最佳 的期待结果。的期待结果。1112/17/202212 时间管理的重要性绩效工作成果工作品质绩效工作成果工作品质时效成本控管时效成
7、本控管可知时间管理的能力,至少占工作绩效可知时间管理的能力,至少占工作绩效1/4比重。比重。12全球调查结果:时间管理无效十大原因全球调查结果:时间管理无效十大原因 1.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.低效的会议13 时间管理的关健时间管理的关健时时间间管管理理的的关关键键就就是是事事件件的的控控制制,即即把把每每一一件件事事情情都都能能够够控控制制得得很很好好。时时间间管管理理是是日日常常事事务务中中执执行行的的一一种种有有目目标标的的可可靠靠的的工工作作技技巧巧,例例如如,如
8、如何何安安排排你你的的生生活活,怎怎样样去去规规划划你你的的职职业业生生涯涯或者工作的步骤,关键是合理有效地利用可以支配的时间。或者工作的步骤,关键是合理有效地利用可以支配的时间。赢赢得得时时间间,就就可可以以赢赢得得一一切切。因因为为时时间间管管理理的的关关键键就就是是事事情情的的控控制制,所所以以能能够够把把事事情情控控制制得得很很好好,就就能能够够赢赢得得时时间间。因因为为时时间间就就是是生生命命的的本本身身,连连自自己己生生命命本本身身都都管管理理不不好好,还还能能管管理理些些什么呢什么呢?不能管理时间的人,就不能够管理一切。不能管理时间的人,就不能够管理一切。彼得彼得杜拉克杜拉克14
9、 学习时间管理的理由学习时间管理的理由供供给给毫毫无无弹弹性性:时时间间的的供供给给量量是是固固定定不不变变的的,在在任任何何情情况况下下不不会会增增加、也不会减少,每天都是加、也不会减少,每天都是2424小小时时,所以我,所以我们们无法开源。无法开源。无无法法蓄蓄积积:时时间间不不象象人人力力、财财力力、物物力力和和技技术术那那样样被被积积蓄蓄储储藏藏。不不论论愿不愿意,我愿不愿意,我们们都必都必须须消消费时间费时间,所以我,所以我们们无法无法节节流。流。无无法法取取代代:任任何何一一项项活活动动都都有有赖赖于于时时间间的的堆堆砌砌,这这就就是是说说,时时间间是是任何活任何活动动所不可缺少的
10、基本所不可缺少的基本资资源。因此,源。因此,时间时间是无法取代的。是无法取代的。无无法法失失而而复复得得:时时间间无无法法象象失失物物一一样样失失而而复复得得。它它一一但但丧丧失失,则则会会永永远远丧丧失失。花花费费了了金金钱钱,尚尚可可赚赚回回,但但倘倘若若挥挥霍霍了了时时间间,任任何何人人都都无力挽回。无力挽回。15你用什么方式管理你的时间?你用什么方式管理你的时间?l时间用比较直观的表达就是:0:00-24:00,但我们提到时间的时候,其实是指发生在这个时间长轴上的事件。因此,管理时间,其实就是管理事件。l作为时间的“主人”,就是看我们对“时间”做了哪些行为:消费,浪费,投资。消费,浪费
11、,投资。16 时间管理的发展阶段时间管理的发展阶段理论的演进理论的演进特点特点优点优点缺点缺点第一代时间管理第一代时间管理备忘录型备忘录型应变力很强没有压力应变力很强没有压力随随意意忽忽略略整整体体规规划划第二代时间管理第二代时间管理记事薄规划与准备记事薄规划与准备追追踪踪约约会会事事件件达达成成率率比较高比较高产生安排的习惯产生安排的习惯第三代时间管理第三代时间管理强强调调价价值值规规划划、制制定定优先顺序优先顺序以以价价值值为为导导向向提提高高生生产率产率忽忽略略了了自自然然法法则则缺乏远见缺乏远见第四代时间管理第四代时间管理人生管理人生管理=罗盘管理罗盘管理+时钟管理时钟管理效效率率方方
12、向向对对,工工作作生生活均衡活均衡171.效果效率-做正确的事情2.目标计划-书面界定结果3.计划行动-缜密思考策划4.排序罗列-优先高于一切5.2080-保证少数重点6.集中分散-专注整块时间7.人事-投资情感帐户8.罗盘时钟-平衡工作生活 时间管理的八大原则时间管理的八大原则18时间管理的理论与原则时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的步骤与方法时间管理的工具介绍时间管理的工具介绍 高效时间管理高效时间管理191.罗盘的管理明确价值观、优势、角色2.列出事件清单3.排定事件次序4.制定时间计划表5.言行一致地执行6.调整和改善 时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤201.罗盘的
13、管理罗盘的管理明确价值观、优势、角色 时间管理的核心步骤第一步时间管理的核心步骤第一步 这样的罗盘,你最可能成为这样的人是基于你的价值观,优势,角色的共同作用的结果,因此,尽量让自己清楚这个核心。21价值观价值观l价值观价值观:代表一个人对周围事物的是非,善恶和重要性的评价,让你感觉美好,快乐,活力十足的属于自己的原则。价值观往往会左右你的选择,那么如何去发现自己的价值观呢?从你过往曾经无意做出的抉择就能判断出来。我们常听人说,不快乐的话,给再多的钱也不会从事那份工作,我们常听人说,不快乐的话,给再多的钱也不会从事那份工作,其实在很大程度上,那是因为价值观不相符合。价值观无所谓好坏,其实在很大
14、程度上,那是因为价值观不相符合。价值观无所谓好坏,但一定是让你舒服的。当我们生活的所有范畴都符合我们的价值观但一定是让你舒服的。当我们生活的所有范畴都符合我们的价值观时,可助我们发挥最大的潜力。时,可助我们发挥最大的潜力。l价值观测试:http:/ 目标管理:角色目标管理:角色目标管理:角色目标管理:角色 如果目标不明确,就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来,把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。例如,你重视健康,因为你相信健康就是财富,你知道拥有健康的身体,才可以做你能做的事情。第二个角色,你现在是一个什么层次的
15、年龄,你在家庭里扮演的是一个什么样的角色,假如你的健康出问题的话,你可能会怎么样。你了解健康是人生最重要的一点,因此你相信不好的食物不能随随便便入口,所以你必须让我自己更快乐,更健康,而且你的健康不只是生理的健康,我还追求心理的健康。你相信,你的锻炼,你的付出,会让你的健康更得到充实,让你的健康状态变得更佳,这就是全方位的检视过程。借此去达到你的目的、价值观和信念。27罗盘式时间管理在实务上的六个具体步骤罗盘式时间管理在实务上的六个具体步骤第一步骤,你的人生使命在那里?意即你的罗盘指北针指向何处?心理学家做过一项实验:在老鼠笼中某处设立一道电流,老鼠们因怕被电于是全部挤在一边,虽然拥挤、日子照
16、过:心理学家将电流改变为乱流后,老鼠不论如何应变总会被电,不出三天全部死光。因此得到结论:生物不怕活在艰困的环境里,最怕活在不确定当中。台湾早期物质缺乏,大家得努力耕作才有得吃,现今物质丰富了,自杀率及社会乱象却扶摇直上,其中原因之一是许多人不明白他(她)为何而活,不知道他(她)的生命有什么目的?知道自己人生使命的人,就像看过一幅完成的拼图的人在做拼图,他(她)会过得比较踏实,一天比一天更接近最后的目的。如何定出使命在那里呢?当你思考你的人生使命时,一定要考虑的三项重要因素为价值观、将来的愿景、存在的目的。然后,依据你在人生中所扮演的所有角色,采用写墓志铭式的以终为始的思维模式,定出你的人生使
17、命。28这里所谓墓志铭式,其定义比较倾向外国式的墓志铭,老外通常会以优美的短诗方式呈现一个人一生中生活的特色、对人群贡献或影响等来纪念逝去者。当然,我们也必须承认人经常不完美、会软弱失败,无论如何,使命感(人生蓝图)会帮助我们在日常生活中提醒修正自己的作为:如同飞行员不断将因风速等因素而偏离航道的飞机,拉回既定的非行轨道一般。画家拉斐尔的墓志铭是:“活着,大自然害怕他会胜过自己的工作;死了,它又害怕自己也会死亡。”含蓄而诙谐地向人们显示了拉斐尔的娴熟、超绝的画技。诗人雪莱的墓在罗马墓园,墓志铭是莎士比亚戏剧暴风雨中的诗句:“他并没有消失什么,不过是感受了一次海水的变幻,化成了富丽而珍奇的瑰宝。
18、”既表现了诗人不屈不挠的斗争精神,又暗示出他的死因。物理学家牛顿的墓碑碑文是这样写的:“死去的人们应该庆贺自己,因为人类产生了这样伟大的装饰品。”电学家富兰克林的墓志铭是:“从苍天处取得闪电,从暴君处取得民权。”数学兼物理学家阿基米德的墓碑上只刻着一个圆柱体和这个圆柱体的内切圆。数学家卢道尔夫的墓碑上镌刻着是一串阿拉伯数字:“3.1415926”以纪念他用毕生精力把圆周率值计算到小数点后面第35位小数。29第二步骤:厘清角色第二步骤:厘清角色l将日常生活中你有那几个角色要扮演(比如:女儿,母亲,妻子,朋友,经理,领导)一一列出,并于每周日晚间重新确认,(角色是否有所变动,如结婚生子);经常检视
19、你生涯内涵的角色,有助于时间管理不可或缺的抉择练习(拒绝不相干的打扰)。l值得注意的是,不要忽略有一个角色叫做自己,要对自己好一点,不忘磨利你的锯子(sharpenyoursaw),让你的生命之轮更平衡有力。30【案例】1953年,美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查,他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标,20年后,也就是1973年,这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。第三步骤:确认角色目标第三步骤:确认角色目标这3%的同学,他们做了7件事情:他们曾经很确实地写下了他们想做的事情;他们列出了达成目标所得到的好处;他们列出达成目标要克服的障碍;他们列出了达成目标必须必备
20、的知识以及信息;他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织;他们总结出一套行动计划;他们写出了达成目标的具体时间。另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于:他们对目标不了解;他们不知道如何去设立目标;对失败有一种恐惧感;害怕被拒绝;自我形象不佳;他们对自己缺乏热忱。要想在你的一生或者未来实现你的梦想,要想在你的一生或者未来实现你的梦想,你必须做一件事情,那就是设定目标。你必须做一件事情,那就是设定目标。31 目标管理目标的设定目标管理目标的设定32nSpecific-具体的;具体的;nMeasurable-可以衡量的;可以衡量的;nAttainment-可以达到的;可以达到的;nRe
21、asonable-实实在在的,合理的;实实在在的,合理的;nTime-有时间性的,具有明确的截止期限有时间性的,具有明确的截止期限 目标管理有效目标的设定(目标管理有效目标的设定(目标管理有效目标的设定(目标管理有效目标的设定(SMARTSMART原则原则原则原则 )331 1、具体的:、具体的:有人说:“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的,比如你想把英文学好,那么你就订一个目标:每天一定要背十个单词、一篇文章。有人曾经做过一个试验,他把人分成两组,让他们去跳高。两组人的个子差不多,先是一起跳过了1米。他对第一组说:“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说:“你
22、们能够跳得更高。”经过练习后,让他们分别去跳,由于第一组有具体的目标,结果第一组每个人都跳过1.2米,而第二组的人因为没有具体目标,所以他们中大多数人只跳过了1米,少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。2 2、可衡量的:、可衡量的:任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准,你的目标愈明确,就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子,先要在心里有个底。房子要多大,是几层楼?需要多少卧室?要木头砌还是钢筋水泥的?要多少平方?座落地点呢?你的预算呢?有了这些明确的标准,你才有可能顺利地盖好你的房子。3 3、可达到的:、可达到的:不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦,太轻易达
23、到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒,给每个人几个绳圈套到木棒上,离木棒的距离可以自己选择。站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上,而且很快地就泄气了;有的人站得太远,老是套不进去,于是很快就泄气了;但有少数人站的距离恰到好处,不但使游戏具有挑战性,而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机,他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。4 4、相关的:、相关的:目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性,比如一个公司的职员,整天考虑的不是怎样才能做好工作,却一心发着明星梦,又不肯努力奋斗,在一天一天
24、消耗中丧失学习、工作的能力,不思进取,不努力提高工作业务能力,最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。5 5、基于时间的:、基于时间的:任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定,比如你说:“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了,只是不知是在一年内完成,还是十年后才完成?SMARTSMART原则原则原则原则 34目标目标你的目标(你的目标(SMARTSMART标标准)准)排序排序如何达到你的目如何达到你的目标标目标的长短:目标的长短:长期目标长期目标中期目标中期目标短期目标短期目标目标的对象:目标的对象:家庭目标家庭目标健康目标健康目标工作目标工作目标财务目标财务目标人际关系目标人际关系目标学习成长目
25、标学习成长目标娱乐目标娱乐目标公益目标公益目标 目标管理有效目标的设定目标管理有效目标的设定目标管理有效目标的设定目标管理有效目标的设定3512/17/202236 目标设定的步骤 (1)写写下下目目标标:通通常常只只想想还还是是不不够够,一一定定要要写写下下您您的的目目标标,才才能能加加深深印印象象,进进入入我们的潜意识;我们的潜意识;(2)设设定定优优先先顺顺序序:目目标标可可能能有有很很多多,一定要排定其优先顺序;一定要排定其优先顺序;(3)拟拟定定计计划划:依依据据目目标标之之优优先先顺顺序序拟拟定计划;定计划;(4)对计划设定优先等级和先后顺序;)对计划设定优先等级和先后顺序;(5)
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