招商局物业之管理处主任培训教材-行政公文写作42185.docx
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1、江苏物业服务超级群收集整理 QQ超级群:70190645欢迎各位物业同行加入管理处行政公文写作第一部分 管理处常用公文文种介绍管理处的行政公文写作一般以通知类公文和请示类公文见多,日常工作中经常用到的文种主要有:通知、通报、报告、请示、会议纪要、函、总结、计划,分别简要介绍如下:一、通知,适适用于转转发上级级单位和不不相隶属属单位的公公文;发发布规章章制度;传达要要求各单单位办理理和员工工需要周周知或共共同执行行的事项项;管理理干部任任免、职职务评聘聘工作事事宜。二、通报,适适用于表表扬先进进,批评评错误,概概述一个个时期的的工作情情况,分分段叙述述重要事事情的过过程。三、报告,适适用于向向上
2、级单单位汇报报工作,反反映情况况,提出出意见或或建议,答答复上级级单位的询询问。四、请示,适适用于向向上级单单位请求求指示、批批准。要要详细、准准确地写写明请示示事由,明明确提出出本单位位或个人人对解决决问题的的意见,供供上级参参考,具具体提供供需要上上级答复复的事项项。五、会议纪纪要,适适用于记记载和传传达会议议情况和和决定事事项。六、总结,用用于向上上级做综综合性的的全面工工作汇报报。七、计划,用用于对今今后工作作做出全全面安排排。八、函,适适用于与与不相隶隶属机关关之间商商洽工作作,询问问和答复复问题。另外还有:决定,适适用于对对公司重要要事项或或重大活活动做出安排排和决策策;批复复,适
3、用于于答复属属下各单单位请示示事项;意见,适用于于对重要要问题提提出意见见和处理理办法等等。根据公文写写作的对对象不同同,可分分为对内内公文和和对外公公文两类类,对内内公文可可根据实实际需要要较对外外公文处处理得简简洁、随随意一些些,一般般有对内内的通知知或请示示、会议议纪要、总总结计划划等。管管理处一一般对外外的公文文主要有有对业主主和住户户的通知知、对上上级单位位的请示示报告、对对业务关关联单位位或平级级单位知知会性的的函等,对对外公文文相对于于一个单单位来说说,是比比较重要要的,它它会从一一个方面面很直观观地反映映出这个个单位的的管理水水平和人人员素质质,应该该引起各各管理处处的重视视。
4、【小知识介介绍:220000年8月月24日日,国务务院以 国发20000223号文文件发布布了国国家行政政机关公公文处理理办法(以下简简称办办法),这次次发布的的办法是是改革开开放以来来第四次次修订发发布的版版本,办办法将将国家行行政机关关的公文文种类规规范为 13 种,不不再分类类。与原原办法法的112类113种相相比,一一是取消消了“指指示”,增增加了“意意见”。“ 指示”是是上级单单位对下下级单位位布置工工作、阐阐明工作作活动的的指导原原则时使使用的公公文。随随着社会会主义市市场经济济的建立立,“指指示”不不再适用用,因此此被取消消。“意意见”适适用于对对重要问问题提出出见解和和处理办办
5、法、建建议。作作为公文文中的“意意见”,不不同于一一般含义义的意见见,适用用范围很很广,就就其行为为主体而而言,可可以适用用 于各各级单位位、各部部门。就就其内容容而言,涉涉及公司司工作方方方面面面。意见见可以独独立成文文,也可可以与别别的文种种搭配行行文;既既可以由由某一个个单位发文文,也可可以由几几个部门门联合发发文;既既可以作作为下级级单位向上上报的建建议性意意见,也也可作为为上级单单位向下下发的指指导性意意见。】第二部分 公文文的行文文规则和和格式要要求一、行文规规则写作公文之之前,就就要确定定行文规规则。从从现实的的公文写写作情况况来看,行行文规则则往往是是人们遇遇到的一一个普遍遍问
6、题。而而学习和和把握行行文规则则,则必必须首先先了解行行文关系系、行文文方向和和行文方方式。(一)行文文关系行文关系是是各单位位之间的的组织关关系在公公文运行行中的体体现。各单位及其其部门、单单位之间间的组织织关系和和行文关关系有以以下四种种:一是上下级级关系,即即领导和和被领导导关系,这这是直接接垂直的的关系。单单位或部部门的上上行文报报告和请请示都是是面向上上一级的的单位或或部门。二是隶属关关系,不不论大小小和级别别,都在在同一系系列内。如如招商海海月花园园管理处处就可以以说隶属属招商局局物业管管理有限限公司,而而和招商商局物业业其他属属下公司司如北京京招商局局物业管管理有限限公司就就不是
7、录录属关系系。在这这一关系系之下,上上级常用用普发性性下行公公文。三是平级关关系,同同样是在在一个系系列中的的同等级级别的单单位或者者部门、单单位之间间的关系系。其代代表性文文种是平平行文函函。有的的通知也也可以使使用。四是非隶属属关系,指指不是同同一系列列不发生生直接职职能往来来的单位位及其部部门、单单位之间间的关系系,不论论是相同同级别还还是不同同级别,通通过知照照性行文文如函进进行协调调,或联联合行文文共同办办理。(二)行文文方向行文方向是是以发文文单位为为立足点点向不同同单位运运行的去去向。大大致有四四个:上行,指公公文向上上级单位位运行。行行政公文文的上行行文有议议案、报报告和请请示
8、,但但有的下下行文如如通知、通通报等也也可以在在一定情情况下上上行。下行,指公公文向下下级单位位运行。下下行的行行政公文文较多,如如决定、指指示、通通知、通通报以及及批复等等。平行,指公公文向同同级或不不相隶属属的单位位运行。函函、通知知等都可可以平行行。泛行,指公公文可以以同时上上行、下下行或平平行,并并向社会会公布。行行政公文文中公告告和通告告就是这这样。(三)行文文方式行文方式,指指行文的的方法和和形式。1、从行文文对象分分(1)逐级级行文:向直接接的上级级或下级级行文。(2)越级级行文:越过自自己的直直接上级级或下级级行文。(3)多级级行文:向直接接上级并并呈非直直接上级级或者向向直接
9、下下级并转转非直接接下级的的一次性性行文。(4)普发发行文:向所属属各单位位及其部部门、单单位一次次性行文文,主送送单位使使用泛称称,这在在招商局局物业管管理有限限公司比比较常见见,如行行文抬头头是各属属下公司司。(5)通行行行文:向隶属属单位和和非隶属属单位以以及社会会群体一一次性泛泛向行文文。2、从发文文单位分分(1)单独独行文。(2)联合合行文。3、从对象象主次分分(1)主送送。(2)抄送送。(四)行文文规则应应注意的的问题:1、注重效效用公文不能随随意发出出,一定定要讲究究实效,这这才能保保证发文文单位的的权威性性。如果果公务不不大重要要,不必必要用公公文反映映,那么么可以采采取电话话
10、、谈话话等方式式来答复复。公文文要少而而精。2、行文根根据各单位的行行文关系系,应根根据各自自的隶属属关系和和职责范范围确定定,各单单位在权权限范围围内可以以自主行行文;党和企业的的行文不不能混淆淆,党和和企业可可以联合合行文而而不能互互相行文文。3、部门行行文公司各部门门依据部部门职权权可以相相互行文文和向下下一级单单位的相相关业务务部门行行文。(1)公司司各部门门在职权权范围内内,可以以互相行行文,可可以向下下一级单单位的有有关业务务部门行行文。上上下级业业务部门门之间,虽虽然没有有隶属关关系,但但有业务务指导关关系。(2)单位位各部门门向下一一级单位位行文只只能采用用函的形形式。上上级单
11、位位的职能能部门同同下级单单位是平平级关系系,有时时向下级级单位发发函要得得到上级级单位的的授权,行行文时要要在正文文的开头头说明授授权的单单位或领领导人。(3)属于于部门职职权范围围内的事事务,应应当由部部门自行行行文或或联合行行文。联联合行文文应当明明确主办办部门。属属于主管管部门职职权范围围内的具具体问题题,应当当直接报报送主管管部门处处理。4、联合行行文同级单位、同同级单位位各部门门、上级级单位部部门与下下一级单单位可以以联合行行文;公公司与同同级党委委可以联联合行文文。联合行文的的前提是是同级。联联合行文文的单位位及部门门、单位位必须是是平级的的,还要要经过协协商并取取得一致致意见。
12、这这就一定定要掌握握各层级级的职权权范围和和隶属关关系。联合行文在在公务中中常常是是必要的的:避免免了各自自分头行行文的不不一致问问题,增增强了行行文的权权威性和和约束力力,减少少了公文文数量。联联合行文文,应将将相对应应的单位位都列为为主送单单位,以以便于共共同处理理。5、协商一一致部门之间对对有关问问题未经经协商一一致,不不得各自自向下行行文,上上级单位位应当责责令纠正正或撤销销。对各各部门都都有关系系的问题题,如果果没有协协商一致致而各自自向下行行文,自自行其是是,就会会在更大大的范围围中出现现更为严严重的问问题。因因此,各各部门必必须在发发文之前前取得共共识,主主办单位位更要和和其它单
13、单位主动动协商。如如果多次次协商仍仍然存在在分歧,而而问题的的解决又又不允许许再拖延延下去,就就请示上上级协调调或者直直接处理理。如擅擅自行文文,上级级有权责责令纠正正或撤销销。6、抄送规规则向下级单位位或者本本系统的的重要行行文,应应当同时时抄送直直接上级级单位。重要行文,往往往是在在决定、通通知和批批复等文文种中关关于重要要公务或或者重大大问题如如撤换下下级主要要领导人人、增设设重要机机构、审审批大型型项目、进进行重要要涉外活活动的公公文。对对发文单单位和下下级单位位来说,这这就便于于上级监监督,避避免出现现重大差差错;对对上级单单位来说说,这就就便于了了解和掌掌握情况况,统一一管理。受双
14、重领导导的单位位向上级级单位行行文,应应当写明明主送单单位和抄抄送单位位。上级级单位向向双重领领导的下下级单位位各地方方行文,必必要时应应当抄送送其另一一上级单单位。这这样,便便于协调调工作,防防止出现现矛盾问问题。7、请示规规则 (1)一一文一事事。一份请示写写一件公公务,内内容简单单,便于于上级批批复。如如果一文文多事,就就会出现现可批可可不批、全全部批和和部分批批、快批批和缓批批的复杂杂情况。这这就造成成了批复复的困难难,甚至至导致无无法批复复。(2)只写写一个主主送单位位。一份请示写写一个主主送单位位,可以以得到及及时有效效的批复复。如果果写几个个,很可可能出现现没有一一个主送送单位批
15、批复的情情况;也也可能有有两个或或两个以以上的主主送单位位都批复复而意见见不一致致甚至矛矛盾的情情况。因因此,请请示只能能写一个个主送单单位。需需要同时时送其他他单位的的,应当当用抄送送形式。(3)不直直接送领领导者个个人。如如果是领领导个人人直接交交办的事事项,在在办理过过程中可可以请示示领导本本人。除除此之外外,请示示不能直直接送领领导人。(4)各单单位不得得以负责责人个人人名义向向上级单单位或上上级领导导呈报需需上级单单位审批批的文件件。(5)报告告、纪要要类公文文中不得得夹带请请示事项项。 上级对下级级的报告告不作批批复。夹夹带请示示事项,只只会造成成公文处处理的混混乱。(6)一般般不
16、得越越级请示示和报告告。因特殊情况况如发生生重大紧紧急事项项、被直直接上级级长期搁搁置而又又必须尽尽快处理理等必须须越级时时,应抄抄送被越越过的直直接上级级单位。(五)行文文格式的的一些基基本要求求1、公文的的标题应应当准确确、简要要概括公公文的主主要内容容,并标标明公文文种类;2、发文字字号,一一般包括括单位代代字、年年号、序序号,如如招商局局物业的的发文字字号为“物业字字【年号号】XXXX号”。联合合行文,只只标明主主办单位位发文字字号;3、发文单单位、主主送单位位应落全全称;正正文中引引用其他他公文应应先引标标题,后后引发文文字号。4、除会议议纪要外外的公文文,一律律加盖与与发文单单位相
17、一一致的印印章; 5、密密级公文文,应当当分别标标明“AA级”(绝密密)、“BB级”(机密密)、“CC级”(秘密密)字样样;6、紧急公公文,应应当分别别标明“特急”、“急”、“平急”字样;7、公文如如有附件件,应在在正文之之后,发发文单位位名称之之前,注注明附件件的顺序序和名称称。第三部分 公公文撰写写的步骤骤和方法法公文拟写的的步骤与与方法大大体同一一般文章章的写作作相似,但但是由于于公文在在性质、作作用及其其写作要要求上不不同,拟拟写时也也有一些些需要特特别注意意的问题题。一、明确发发文主旨旨任何一份公公文都是是根据工工作的实实际需要要来拟写写的。因因此,在在动笔之之前,首首先要弄弄清楚发
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- 招商局 物业 管理处 主任 培训教材 行政 公文 写作 42185
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