第五章 书面沟通(精品).ppt
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1、第五章书面沟通技巧主要内容n 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通的概念和特点书面沟通的种类书写的原则有效书面沟通的特点和要点书写的过程n 企业常用文书的书写技巧企业常用文书的书写技巧第一节书面沟通概述n书面沟通是指以书面或电子作为载体,运用文字、图式进行的信息传递过程。沟通中听说读写各成分所占的比例沟通中听说读写各成分所占的比例沟通中听说读写各成分所占的比例沟通中听说读写各成分所占的比例书面沟通与口头沟通的比较商务写作与一般写作的比较书面沟通的种类种类种类种类种类举例举例举例举例1.行政公文类:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要 2.计划类文书工作计划
2、、战略规划、工作方案、工作安排等 3.报告类文书调查报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、纳税查账报告、述职报告等 4.法律性文书合同书、协议书、诉讼书、招标书和投标书等 5.新闻性文书新闻、通讯、消息、广告文案等 6.日常事务类文书信函类:感谢信、慰问信、求职信、介绍信、证明信、请柬、邀请函等 条据类:请假条、留言条、收条、票据等 书写的原则n原则:准确(Accurate)、简洁(Brief)、清晰(Clear)n原则正确Correct清晰Clear完整Complete简洁Concise 明确目的明确目的明确目的明确目的-我想利用这份文书做什么?我想利用这份文书做什么?我想利用这份文书做什
3、么?我想利用这份文书做什么?传递信息传递信息传递信息传递信息下达指示下达指示下达指示下达指示分析、建议分析、建议分析、建议分析、建议事后补遗事后补遗事后补遗事后补遗 制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略有效书面沟通的要点写作过程写作过程写作过程写作过程写完后重读写完后重读写完后重读写完后重读修改文书,修改文书,修改文书,修改文书,大胆删减大胆删减大胆删减大胆删减一口气写完一口气写完一口气写完一口气写完整理写作思路,整理写作思路,整理写作思路,整理写作思路,考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容检查细节,确认无误检查细节,确认无误检查细节,确认无误检
4、查细节,确认无误要与要与要与要与不要不要不要不要目的要明确目的要明确目的要明确目的要明确信息要全面信息要全面信息要全面信息要全面格式要规范格式要规范格式要规范格式要规范正确使用标点符号正确使用标点符号正确使用标点符号正确使用标点符号行文要简短行文要简短行文要简短行文要简短使用短句使用短句使用短句使用短句强调最重要的强调最重要的强调最重要的强调最重要的段落分明段落分明段落分明段落分明总结和结论总结和结论总结和结论总结和结论尽量生动尽量生动尽量生动尽量生动随意开始随意开始随意开始随意开始写写停停写写停停写写停停写写停停格式混乱格式混乱格式混乱格式混乱乱用标点符号乱用标点符号乱用标点符号乱用标点符号
5、被动句被动句被动句被动句长句长句长句长句双重否定双重否定双重否定双重否定无关信息无关信息无关信息无关信息过长过长过长过长错别字错别字错别字错别字第二节企业常用文书的书写技巧n商务信函n计划类文书工作规划工作方案计划工作安排n建议书n调查报告n工作报告n述职报告n工作总结n协议书第二节企业常用文书的书写技巧n在商务活动中,信函是人们应用最多也最为普遍的沟通工具。n就其沟通目的和形式而言,商务信函可以分为肯定性信函、否定性信函、说明性信函、劝说性信函和指示性信函 商务信函商务信函商务信函类型商务信函类型商务信函类型商务信函类型写作方式写作方式写作方式写作方式肯定性信函肯定性信函肯定性信函肯定性信函
6、同意某种请示,消同意某种请示,消同意某种请示,消同意某种请示,消除负面影响,提供除负面影响,提供除负面影响,提供除负面影响,提供一个机会或者是一一个机会或者是一一个机会或者是一一个机会或者是一些好消息。些好消息。些好消息。些好消息。直截了当地告知好消息,综述要点。列出细节和背景资料积极说出可能的消极因素阐明读者受益处结尾充满友善、积极、关怀和期待否定性信函否定性信函否定性信函否定性信函对要求的一种否定,对要求的一种否定,对要求的一种否定,对要求的一种否定,提出批评或者是告知提出批评或者是告知提出批评或者是告知提出批评或者是告知一个坏消息。一个坏消息。一个坏消息。一个坏消息。缓冲语开头,以自然渐
7、进的方式叙述,为受信人接受坏消息先行铺垫,使之有思想准备。(例如:表示谢意或赞扬或同意或理解)明确而婉转地陈述坏消息,并给出令人信服的理由。有益的、友好的、积极的结束,减少坏消息的影响。说明性信函说明性信函说明性信函说明性信函向读者说明情况,向读者说明情况,向读者说明情况,向读者说明情况,便于读者了解有关便于读者了解有关便于读者了解有关便于读者了解有关信息信息信息信息陈述主要观点提供背景资料列举有关细节结尾表明友善及乐意提供帮助商务信函类型商务信函类型商务信函类型商务信函类型写作方式写作方式写作方式写作方式劝说性信函劝说性信函劝说性信函劝说性信函推销某个观点、某推销某个观点、某推销某个观点、某
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