费用报销管理规定.pdf
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1、1、目的 为合理调配、计划使用财力资源,明确资金审批权限,规范付款控制过程,统一费用报销标准,根据集团公司内部管理的需要,特制订本规定。2、适用范围:本规定适用于公司各中心、各公司 3、资金审批权限界定 3.1 原则:先下级,后上级;先经过业务线,行政线有关部门,后报财务线。3.2 基本流程:3.2.1 基本程序:申请审核审批核准 3.2.2 定义:申请:用书面凭据申述付出(支取)现金事由、金额。审核:对申请支付项目的合理性、适当性提出初步意见。审批:参考审核人的“初步意见”,对是否允许支付做出全面判断裁定。核准:根据资金预算和实际资金运行情况,按审批人意见办理款项核准事宜。业务归口:按公司现
2、行的部门职责说明书中规定的工作内容及流程规范为准。项目:遵从工业企业会计制度及税法中的定义。业务费用:指对公司与外部单位个人交往中发生的餐费、住宿费、礼品及捐赠费用等;营销中心使用的其他业务费支出和审批见营销中心相关文件。费用:指应计入管理费用、制造费用、销售费用、财务费用项下的费用。3.3 权限界定:3.3.1 采购中心、工程部门负责拟订及洽谈合同(采购类合同及订货单签批权限见采购控制程序相关规定,供方管理部负责采购类合同的确认,主管副总裁负责大宗原材料、工程设备、大型基建合同签批,采购中心总经理负责包材及其他物资采购合同的签批)。合同一旦签订,相关部门按合同条款进行月度资金预算和支付款项的
3、申请(合同的付款时间、金额必须与月度预算相符),单位总经理负责符合合同条款及预算内的物资采购结算单、工程设备采购结算单的审批,超出合同或合同变更及超预算的费用不予支付,如经集团总裁特批的,按资金预算控制程序执行。具体审批权限请见表 I公司资金审批权限一览表中的规定要求。表 I 公司资金审批权限一览表 项目标准 经办人 部门 经理 分管总经理 业务归口总经理 财会中心总经理或付款审批员 主管副总裁 集团 总裁 董事长 固定资产/无形资产/设备购置/基建款(以资产立项审批表、合同、订货单为付款依据)申请 审核 审批 核准 生产公司之间款项调拨 申请 审批(资产运营中心总经理)核准 银行贷款/还贷款
4、 申请 审批(资产运营中心总经理)核准 租金支付(归口部门集团办公室)申请 审批 核准 货款支付(以合同、订货单为付款依据)采购中心合同部核单员审核,合同部经理、供方管理部经理复核,财会中心付款审批员审批。(销售)运费支付 申请 审核 审批 核准 材料预付款/定金(以合同、订货单为付款依据)采购中心合同部核单员审核,合同部经理、供方管理部经理复核,财会中心付款审批员审批。销售退款、押金退付(X)对 外 X万元 申请 审核 审批 核准 X5 万元 申请 审核 复核 审批 核准 内部员工 当事人申请经办部门审批财会中心总经理(付款审批员)核准 员工预支工资 应付工资 申请 审核 审批 核准 或担保
5、借款 应付工资或担保借款 申请 审核 审核 核准 审批 备用金、费用预借款 1 万元 申请 审核 审批 核准 1 万元 申请 审核 复核 核准 审批 税金缴纳、财务费用(除银行手续费)申请 审核 核准 银行手续费 申请 核准 行政类交费 申请 审核 审批 核准 互助金 当事人申请行政部经理审核互助基金委员会审批财会中心总经理(付款审批员)核准 广告费、设施维修费(以合同为付款依据)申请 审核 审批 核准 内部维修费用需附有 内部联系单方可报销 发放工资 或奖金 工资(财务计发部分)申请 审核 审批 核准 绩效工资或奖金(财务计发部分)申请 审核 审批 核准 绩效工资或奖金(补发)申请 核准 审
6、批 核准 申请 审批 生产公司水、电费支付、燃气费支付 申请 审核 审批 核准 其他生产性支出或期间费用 申请 审核 审批 核准 生产公司内部活动、聚餐费用 申请 审核 核准 审批 各中心绩效奖金 20%计提使用 申请 审批 核准 人力资源中心 薪酬绩效部经理审核 短期投资 申请 审核 复核 核准 审批 培训费 P(以合同为依据支付)P5 万元 申请 审核 复核 核准 审批 P5 万元 申请 审核 复核 核准 复核 审批 说明:1 当经办人为审批人时,其本人费用的报销审核、审批人为其直接上级。申办业务,若遇有关核批人出差在外,可由其书 面授权的代理人进行代核、代批。2 报销费用如本规定已设定标
7、准的,由申请人填写费用报销单,直接经付款审批员根据标准核准报销。4、资金支付控制 4.1 借款/预付款支付:4.1.1 预付采购款经比价、评估后与供方达成采购协议/合同或包括运费代垫协议的,经办人可依申购单、协议/合同填写预付(借款)申请单等申请办理预付款手续(申请不得人为降低审批人审批限额,蓄意对申请单分割报批),预付(借款)申请单上需注明供应商名称、编码、冲销日期、合同编号等资料。完成采购事宜后,报帐手续应在 15 日内办理完毕。属于采购员零星借款采购的,报帐手续应在 10 日内办理完毕。4.1.2 员工预支工资/个人借款 员工患上急病或意外事故危及生命安全的,可提出申请预支工资;对超过“
8、应付工资”账户贷方余额部分,称为借款,要求签订借款合同(还款时限一年内、有具体还款计划、出具还款担保书)。在意外突发紧急情况下,可由行政部门经理代办预支工资或借款,该部门总经理必须对该笔工资或借款的安全性负责。月末财会中心负责列出借款人及借款余额通知到借款人所在单位/部门总经理。4.1.3 定额备用金:新进业务员一年内 5,000 元;进出口部报关员 5,000 元;行政部门经理 3,000 元;司机 1,000 元;每月最少报账一次,年底 12 月重新申办。根据备用金实际使用情况,财会中心也可与各公司(含生产公司)/中心协商后对定额标准削减调整。4.1.4 其他借款填制预付(借款)申请单按规
9、定报批,其中差旅费的借支需凭批准的出差审批表填制借款单,会计部门核准后办理款项支出。借款人在任务完成或返回公司次日始五日内(遇节假日顺延)办完报帐手续(财会中心受理后原则上在一个工作日核准),特殊情况下,事先承诺还款时间,由财会中心批准。4.1.5 报账后结欠金额不能在一个工作日内补回财务或在规定时间内未报账的,则从借款人工资中扣回,并按逾期时间计算收取 50 元/日的资金占用费(由财会中心付款审批员直接开出罚款通知单,当事人确认后,人事部门予以扣款)。4.2 货款支付 4.2.1 定义:货款支付指集团财会中心结合工业企业会计制度定义的“存货”项下的内容,即按采购控制程序申购的原材料、燃料、包
10、装材料、辅助生产材料、外协加工件/工序、五金、工具、劳保用品等的批量或零星采购款项的支付,办公用品类采购亦列入该项。办理货款支付需要备齐原始凭据(见表 II 办理货款支付需要备齐的原始凭据一览表);支付运费时,运输费(长城车队除外)应附上运输发票及对应的盖有“我方付运费”章的“发货单”,如出口业务的运输费必须附上“客户订货记录表”。4.2.2 支付供方货款时间为每星期的周一、周三、周五(9:0012:00;14:0016:00);公司内部费用报销时间为每星期的周二、周四、周六及月末最后一天(9:0012:00,14:0016:00),单据须提前两天送达财务。4.2.3 在供方遗失送货单且在三个
11、月内(指货款到期后三个月内)未能找到的情况时,则需其提供 送货单底联复印件,加盖企业公章;做出“原送货单作废,不再以此办理收款手续”书面承诺,再依次经采购员、采购经理、应付会计、付款审批员签字后按货款的 95%给予结算。4.3 购建固定资产/设备、基建款支付 集团公司财会中心结合工业企业会计制度定义的“固定资产”项下的内容,包括已完或未完的基建项目、生产/办公设备安装等。仪器/仪表、模具及无形资产购买支付等亦归入该项。按公司固定资产管理制度和采购控制程序(备齐的原始凭据(见表 III,其中合同复制件由财会中心备案)办理支付手续。表 III 项目 办理支付需要备齐的原始凭据 不需安装的 固定资产
12、申购表(结算联)、采购入库单(记账联)、验收报告(财务联)、普通发票 需要安装的 立项审批表、验收合格报告、点收表、工程结算发票 无形资产 立项审批表(方案)、转让合同复制件、结算发票 付购建主体以外的款项 立项审批表(方案)、采购商品的应有商品发票,属于费用付款的 应有收费凭证 表 II 办理货款支付需要备齐的原始凭据一览表 采购项目 合同 订购单 破损回收单(产成品出仓单)检验单 供方 送货单 过磅单 入库单 结算凭证 结算单 原材料、燃料 液化气 包装材料 辅助材料 五金、工具 外协加工件/工序 劳保品、办公用品 其他零星采购 模具 图例:必需 可选 不需;均以公司程序文件规定为执行标准
13、。4.4 退款 4.4.1 定义:退款指销售或生产等业务中的预付、多付货款、满足合同条件的模具保证金等暂存款项的退付。4.4.2 暂存款项的退付只退还原客户,一律由经办人(业务员)填制销售退款审批表(见附件 V)应收会计核实帐面余额、部门经理审核、营销中心分管总监复核、营销中心总经理审批,若原客户名称有变更,须提供客户出具的盖有其单位公章或财务专用章的书面证明。4.4.3 财会中心凭审核、批准的销售退款审批表选择付款方式办理退款结算。4.4.4 非经客户书面委托的经办人不得代客户签领退款。客户委托经办人代办退款的,被委托人须办理借款手续,事毕凭客户收到现金或支票后开出的收据(以支票方式结算的,
14、存根联上由客 户方签名)核销借款。原则上客户签收退款后开出的收据与公司原收款时开出凭据的格式要保持一致(原有签章的亦签章)。4.5 其他付款业务支付 除上述以外的其他付款业务,亦应取得足以证明付款业务合法、有效的直接凭据和相关附件作申 办付款的原始凭证。4.6 如需现金支付的业务必须提供收款单位的收款委托书,委托书上注明受托人的身份证件名称 和号码,盖上收款单位公章,受托人必须提供身份证件原件以供查核。4.7 货款结算期的确定 结算时间以采购合同为准,供应商发票开出后 10 天内须送达我司,采购部门收到发票后5 天 内办理完结算手续送财会中心。5、费用报销 5.1 费用定义:费用包括管理费用、
15、营销费用、财务费用以及记入生产性支出的费用等。任何费用 支出项目须事先经过月度资金预算(计划)批准,超预算的属于计划外支出。超预算按资金预算 控制程序执行扣罚。5.2 差旅费 5.2.1 出差:出差指员工受派遣暂时到外地办理公事或临时任务的;本规定将出差分为 X、Y两类(见表 IV,出差人举证,财务核准计发不同的出差补助)。出差事毕后两个工作日内办理报帐手续,报账时填写差旅费(费用)申领报告单(见附件 IV),随附出差审批表第二联,粘贴整理好报销单据,对照支出标准,按实际出差天数填上住勤补助后申请报销。特别说明:1 事业部工程技术中心到外地生产公司出差人员的住宿、误餐费及外出办事所发生的各种费
16、用须当地生产公司总经理或综合部经理签字证明认可。2 费用超过文件规定标准的,须填写附件费用特批申请单并交主管副总裁特批。5.2.2 长途:为指跨两个以上国家行政区划中的县城间的路途。出差期间某些行政区划中跨“区”公共汽车票/地铁票超过 8 元/张人的可以凭票报销,其他的市公共汽车票、地铁票、出租车票、区间巴士等与伙食费用等一律计入出差补助中类似“包干”使用。表 IV 出差类别 定义标准 备注 X 在出差过程中同时存在下述情况两者(含)的以上的:I、出差目的地离集团公司驻地至少 100 公里的;II、至少有地区间长途汽车费用发生的。III、一日内不能返回公司的。离开公司驻地外出办事且不属 Y 类
17、的,记正常出勤,符合5.4款者,可申请误餐补助。Y 仅具备上述 X 类条件之一的。5.2.3 集团公司系统内出差,一律在内部招待所住宿,凭餐券在食堂就餐(餐券由生产公司行政部门发放,标准 12 元/日早餐 2 元,中餐 5 元,晚餐 5 元;如生产公司不能安排住宿的,外出住宿时须由出差地行政部门签名证明,否则不予报销;具体就餐、住宿程序等由各生产公司制订。5.2.4 除营销人员外经批准自驾车出差的,可按出差地点的不同在限额内(见表)凭票报销油料费、过桥费,其出差补助按5.2.8 计算。表 自驾车出差车费标准 出差地点 标准 备注 梧州 480 元/次(双程)其他地点:因工作需要远距离异地(50
18、KM 以上)车补范围、标准见5.7 大冶 1,650 元/次(双程)福建 1,500 元/次(双程)高明 60 元/次(双程)三水 50 元/次(双程)其它地点 0.7 元/公里 5.2.5 出差期间招待餐费等业务费若未经审批人特批的则比照 5.3款执行。5.2.6 外派员工参加培训、学习交流的有市内公共交通车票的凭票报销;非集中就餐的按15 元/餐,每日最多按 30 元标准报销(有外出培训协议书/通知书复印件的可不附外出审批表)。5.2.8 差旅费开支标准(见表差旅费开支标准)(参见第 8 页)5.2.9 营销中心人员的出差费和招待费用若在集团公司下达的费用控制指标范围内由营销中心 总经理批
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