国内知名企业的公司采购管理办法.doc
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1、 国内知名企业的公司采购管理办法总 则 一、选购治理范围 本规程是公司购置原材料、物资、零部件、设备、办公用品、劳动爱护用品以及其他物资过程中的决策、价格监视、质量检验等行为的根本标准。 二、选购治理原则 根据科学有效、公开公正、比质比价、监视制约的原则,建立健全选购治理的各项制度,防止选购过程中的不正值行为发生。 选购治理机构和选购治理体制 一、选购治理机构 负责使用部门及工程方面日常物资、材料、设备选购; 负责物资选购的询价、议价、比质、比价及招标; 负责选购合同的拟订、签订; 负责按时、按质、按量地选购使用部门所需各种物资; 负责物资选购治理制度和各岗位职责的制定; 负责物资选购员的监视
2、与治理; 负责对供给商的开发与治理; 负责与使用部门、仓管部门的沟通与协调; 选购工作的监视治理机构,专司选购监视治理职能; 协作选购部制定和完善各项选购工作制度、流程; 会同选购部定期参加大宗物资、材料的招标、评审以及供给商的甄选; 定期收集选购信息需求,严把选购价格关、质量关、有用关,准时向治理层反应意见; 严格执行各项选购工作纪律。 选购监视机构 1、工程部 2、综合部 3、财务部 4、经营部 事前价格审核; 参加大宗物资材料的选购; 监视选购价格,掌握选购本钱; 选购纪律检查。 验收机构 1、库管员 2、使用部门 3、工程经理 各类物资、材料的验收、治理,建立台帐和材料数据库; 准时反
3、应物资使用信息,按月统计物资使用状况。 二、选购治理体制 (一)选购决策治理 1、建立健全物资选购决策程序,依据选购物资类别和金额的大小,实行分级分权治理,明确各级治理者、各有关部门及人员的权限。 2、除特别状况外,大宗物资及其它金额较大物资选购的重大事项,由公司决策层和相关部门负责人通过会议或其他的形式实行决策。 3、加强对选购物资的价格、质量、数量的监视,设立物资选购监管委员会。 4、使用部门、工程经理、库管员对其审批的物资选购负有审查、监视责任。 (二)比质比价选购 1、选购部要广泛收集选购物资的质量、价格等市场信息,把握主要选购物资信息变化,并依据市场做到比质、比价选购。 2、除仅有唯
4、一供货商或公司生产经营有特别要求外,公司大宗物资的选购应中选择三个以上的供货商,从质量、价格、信誉等方面择优进货。 3、选购部大宗物资选购及有特别要求的物资选购,应当审查供货商资格;对已确定的供货商,应当准时把握其质量、价格、信誉、效劳变化状况。 4、选购中心大宗物资的选购以及其他较大金额的物资选购,具备招标选购条件的,应实行招标选购。 (三)价格监视 1、选购监管委员会人员应当严格履行职责,监视选购价格,掌握选购本钱。 2、大宗物资应当经价格监视部门事前进展价格审核,选购部应当在价格监视部门审核的价格内进展选购,特别状况除外。 3、选购监管委员会应当对所选购的物资的价格单据进展审核,对未在审
5、核的价格内或高于市场价格进展选购而损害公司利益的,应准时向公司领导反映并提出处理意见。 4、物资选购监管委员会等价格监视职能的部门或人员应当准时了解、把握大宗选购物资的市场价格,并对其审核的物资选购价格担当相应责任。 (四)质量检验监视 1、库管员及各使用部门应对选购物资进展质量检验和验证,进展质量监视与使用信息反应,选购物资未经质量检验或验证不予办理正式入库和结算手续,特别状况除外。 2、选购部应当依据生产经营需要完善必要的质量、计量检测条件。不具备检测条件的需要对选购物资进展检验的,可以托付检验或要求供货商出具国家认定的检测机构的质量检验报告。 3、质量检验或验证人员应当严格按标准和程序进
6、展检验和验证,并对检验、验证结果担当责任。 4、对大宗选购物资,选购中心可以依据需要留样存档,并进展复检。 选购治理信息库建立 一、建立物资材料价格数据库 在工程部电脑上建立一套统一的物资价格数据库,增加各类物资价格透亮度,使公司领导准时精确把握各类物资的最新信息和动态,最大限度的降低企业物资选购本钱。 二、建立合格物资供给商数据库 健全供给商治理制度,建立合格物资供给商数据库,准时更新合格供给商信息,通报对违反规定的供给商的惩罚。便利查询供给商的最新物资价格、交易记录、信誉等级、售后效劳水平,以利于各公司做出相应调整,避开因信息不畅,致使公司利益受损。 三、选购信息数据库的统计分析 工程部每
7、月定期向公司提交当月各类物资进销存明细及使用状况,由选购部依据汇总数据及供给商最新动态,对当月选购信息数据进展汇总和统计分析,根据物资材料的选购价格进展由高到低排序,生成物资选购汇总数据库。 四、财务审计部门的有效监视 为保证选购信息数据的真实、精确、有效,物资选购监管委员会应加大监视力度,治理部门可以依据选购信息数据库保存对选购人员责任的追溯权。 通过选购信息数据库的公布和统计分析,加上选购监管委员会的有效监视,保证了选购数据的真实、精确、有效,有利于选购本钱的”降低,使公司实现了材料核算、本钱分析、材料治理和财务治理的一体化,由此实现 “阳光选购”平稳运行。 选购治理规定 一、选购工作根本
8、要求 1、未经审核批准的申购物资一律不得选购; 2、在同等质量,同等价格的状况下,应选择就近选购; 3、对长期订货和大额款项的选购,应通过签订合同和实行银行结算; 4、在比价过程中,严格执行同类企业比质量,同等质量比价格,同样价格比信誉,择优确定供给商; 5、对于先试用后选购的物资,不得在试用鉴定前选购。 6、大宗物资实行集中选购,以邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源和定点、定向等多种方式选购。 凡进展大宗材料物资的选购活动,必需实行三方参加的原则,即在公司统一领导下,由选购部、使用部门、选购监管委员三方共同参加大宗物资(设备)的选购。 二、物资选购治理 1、日常办公用品及大宗物资的选购,实
9、行按月上报选购规划。各单位编制选购规划时,要从实际经营需要动身,避开盲目提报,由于上报物资选购规划失误,造成物资积压损失,由申购公司/部门负责人担当责任。 2、如临时需要应急选购的,则应至少提前3小时并经公司领导批准下使用企业备用金选购,由相关选购人员负责采买。 3、规划外急需选购的物资,由使用部门填制急需物资申购单,部门负责人签字,公司分管领导签署意见。经总经理批准后报选购部依据所需物资的单价及数量比照既定标准进展选购,选购部应向使用单位明确到货期限,如未能按既定时间到货需向使用单位说明缘由并积极协作解决。 4、使用部门在填写相关申购单时,务必写清所购物资的品名、规格、型号、单位、数量等信息
10、,如因申购单填写不清,而影响选购进度的,后果由本部门自负。 5、 物资选购时必需严格根据选购原则、选购规划进展选购,保证做到不错订、不漏订,准时精确做好物资货源落实工作。 6、选购部备有肯定数额的选购备用金,用于应急选购与需现付的零散物资选购。备用金所购应急物资,购入后仍需补齐相关手续,方可予以报销。 7、签订物资选购合同时,要严格执行合同法和公司合同治理制度,合同中要明确标的、数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费担当者、包装、运输、验收方式。 注明保修年限、保修期完毕后的零配件供应及价格、年限等事项,签订合同各方经济责任以及其它需要明确的事项,一般根据先到货验
11、收后付款的原则进展,特别状况先款后货的需经相关负责人批准。 8、对短缺物资,选购员应准时反应信息,并征求使用部门意见,经使用部门同意前方可选购代用品,并做好存档备案。否则,消失后果由选购员负责。 9、选购人员必需按选购作业期限运作,对不按规划要求及质量要求选购,造成经济损失的,均由选购人员担当责任。 10、因特别缘由,选购员未能准时完成选购任务或无法按周期选购物资的,应准时告知选购部门负责人并说明特别缘由,提出相应意见方案。 选购部负责人应准时与申购部门反应和沟通,拟定补救方法和处理对策,特殊重大事项,应汇报总经理。 选购监管委员会 一、组织机构设置 组长:XXX 委员:XXX 二、选购监管委
12、员会与选购部的关系 选购监管委员会在公司董事会的领导下,负责对选购部定期进展选购信息反应和监视治理,是效劳与监视的关系。 三、选购监管委员会主要职能 详见其次章“选购治理机构” 四、选购监管委员会工作制度 1、会议制度。 2、信息反应制度。 选购监管委员会应准时加强选购信息沟通沟通,到达选购信息资源共享,货比三家,物美价廉之成效。 选购监管委员会每月将工作开展状况向选购部通报,并向总经理准时汇报。 3、选购物资验收把关制度。 选购监管委员会负责对选购物品价格、质量验收、审核把关,对供给商因质量、价格产生的欺诈行为准时向选购部通报,并提出对供给商的惩处意见。 供给商治理规定 为了促进供给商与我公
13、司建立安康、和谐、稳定的供需关系,促使供给商保证产品质量、降低本钱、供货准时,提高效劳水平,对供给商治理做如下规定: 一、但凡有可能或已经与我司发生业务往来的供给商,并具有与其所担当的供给物资相应的经济实力和资信等级的供给商都在本规定的范围。 二、各相关部门职责 (一)使用部门职责 1、对工程材料、专业材料和设备等物资,须由各专业技术指定责任人到场进展物资验收工作,以确保质量。 2、负责供应物资在使用过程中的实际状况及消失的问题。 (二)库房职责 1、负责对供给商到货物资的验货、收货工作,办理入库手续。 2、准时将供给商交货期限、产品质量、效劳水平向选购部反应,并提出意见。 3、每月定期向选购
14、部提交当月各类物资进销存明细及使用状况。 (三)选购部职责 1、做好供给商的开发工作,积极查找货源,开拓新的供货渠道,对于同类产品,应至少备有两家以上供给商,以便做到价格互补、货源互补。 2、做好供给商的治理工作,准时对违反合同规定的供给商进展处理,不定期抽检供给商送达的货物,到收货现场监视验货,催促供给商货物配送的准时性,以确保使用部门的正常供给。 3、负责收集和建立供给商信息数据库,考察评估供给商的资质,建立合格供给商名册,随时为开拓新的供货渠道做好预备。 4、负责定期对供给商进展评估、考核和甄选工作。每月依据供给商交货的产品质量、交货期限、效劳态度、产品价格及履约力量等方面进展评分并通知
15、供给商。 5、与常用物资供货商签订相关的供货承诺书。 三、对供给商的奖惩规定。 1、对于履约力量强,信誉好、送货准时、供应高性价比物资的供给商,赐予准时结帐,并将其列入次年的合作对象。 2、对于存在“以次充好”、“以少充多”行为的供给商,将予以坚决打击、制止,应扣罚其相应局部的货款,并取消供给商供货资格。 3、对于无法与各公司良好协作、消失重大问题无法改善的或经评定连续数月未达标的供给商将取消供货资格。因无法找到替代的合格供给商,临时保存其供给商资格,但须将评鉴结果通知供给商并责令其改良。 4、货物配送由供给商送货的,应在订立合同时谈定预交信誉保证金与质量保证金。供给商未能在指定时间将所订物资
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