内部控制管理手册2016年.xls
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1、内内部部控控制制管管理理手手册册 业业务务流流程程(产产品品销销售售收收入入管管理理)四四、业业务务流流程程表表产产品品销销售售收收入入管管理理步步骤骤控控制制点点控控制制点点分分值值管管理理控控制制要要件件审审核核的的内内容容管管理理控控制制权权责责检检查查提提示示1.1.销销售售计计划划编编制制与与审审定定(10(10分分)1.11.1 客客户户订订单单的的承承接接与与审审核核。销售部门应统一客户订单格式,将所承接的客户订单连续编号,并商务、销售、PMC、生产、财务等经不相容岗位审核、整理和汇总。5销售订单,订单汇总表订单承接与订单审核商务、销售、PMC、生产、财务检查合同订单内容是否完整
2、、是否符格式是否统一、编号是否连续、合同内容的交付时间以及整体是否能按期、等一系列的评审及审核。1.21.2 编编制制、审审定定销销售售计计划划。销售部门依据订单、生产计划和库存等情况,编制产品销售计划,经销售部门负责人审核后,报相关领导按岗位职责审定。5销售计划及相关编制依据销售计划、订单、生产计划、库存等审核商务、销售总监、PMC、生产检查销售计划是否与生产安排和库存情况相适应,相关审定是否符合岗位职责。2.2.销销售售方方案案确确定定与与合合同同签签订订(30(30分分)2.12.1 销销售售谈谈判判。根据销售政策需进行谈判的业务,销售部门应就销售价格、发货及收款方式等与客户进行谈判。谈
3、判的全过程应有完整的书面记录。5销售谈判过程记录,销售政策资料谈判不得少于两人销售总监、销售经理检查谈判记录是否完整,参与谈判的人数是否符合要求,销售与定价是否符合公司制订的销售政策和定价机制。2.22.2 价价格格确确认认。符合价格政策的定价由销售部门负责人审定,未按价格政策的定价应按签字审批权限审定。5产品价目表,价格调整通知价格确定及审核参见签字审批权限检查产品销售价格是否符合公司制定的价格政策,相关审定是否符合签字审批权限。2.32.3 经经销销商商赊赊销销方方案案的的审审定定。采用赊销方式的销售业务,销售渠道部门应依据信用政策编制赊销方案,交由商务信用管理部门(岗位)审核,商务信用管
4、理部门(岗位)依据客户的信用资料,提出审查意见报相关销售总监领导按岗位职责审定。10信用政策,赊销方案,客户信用审批件经销商赊销方案编制与信用审核销售、商务、财务、法务检查赊销方案是否符合信用政策,赊销方案编制与信用审核是否分离,相关审定是否符合。2.42.4 合合同同审审查查与与签签订订。销售合同由销售部门拟订,商务、法律和财务等部门审查并提出意见,报相关领导按岗位职责审签。销售部门应将已签订的合同送法律、财会等部门存档。5销售合同审核件,授权委托书合同审核销售、商务、财务、法务检查有无相关部门审核意见,相关审签是否符合签字审批权限,检查合同价格是否通过满足公司要求、合同内容是否无法律风险、
5、对客户逾期付款将会承担怎样的法律风险(追诉条款)财会、法律等部门有无相关合同。2.52.5 合合同同变变更更与与提提前前终终止止。销售合同需要变更或提前终止时,应按原合同审签程序办理。5审核意见,合同补充协议(或合同变更单)等资料审核变更内容销售、商务、财务、法务检查合同的变更或提前终止有无相关部门审核意见,相关审签是否符合权责指引,财会、法律等部门有无相关合同。3.3.销销售售发发货货(15(15分分)3.13.1 销销售售通通知知与与核核实实。销售商务部门根据相关销售合同(或销售确认资料)编制通知单(销售通知单应明确产品品种、规格、数量、价格、发货及收款方式等),报销售部门负责人审签,财会
6、部门根据销售通知单、销售合同(或销售确认资料)进行核实(重点核实客户预留资金、预付款情况及信用额度使用情况,核实产品价格、数量、发货、收款方式等与合同条款和价格政策是否一致等)。5销售通知单、产品价目表、销售合同销售通知单的编制与审核销售总监、财务检查销售通知单填写是否完整规范,编制与审核是否要求,是否经销售部门负责人审签,财务部门是否按相关要求核实。3.23.2 组组织织发发货货。销售部门根据财务部门核实的销售通知单向仓储部门开具发货单(发货单应连续编号)。仓储部门依据发货单核实发货的型号、数量后签字,将核准的发货单财务联送交财会部门。5发货单、仓储台账、计量记录发货、复核审核财务、商务、P
7、MC、仓库检查发货单与销售通知单是否一致,发货单是否连续编号,发货单实际发货量与仓储记录是否一致,发货单是否经不相容人员签字。3.3.销销售售发发货货(15(15分分)3.33.3 销销售售退退回回与与折折让让处处理理。销售退回与折让应经相关领导按签字审批权限审批后办理。退回货物由质检部门检验和仓储部门清点(计量)后入库。财务部门依据检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。5销售退回与折让管理办法,销售退回申请,检验证明,退货接收报告,折让审批件,会计记录检验、清点入库分离销售、财务、品质、仓库参见岗位职责说明书检查销售退回与折让是否符合规定,相关审批是否
8、符合签字审批权限,退货是否经质检部门检验和仓储部门清点,账务处理是否及时正确。4.4.销销售售款款项项收收取取(催催收收)(20(20分分)4.14.1 销销售售收收款款与与发发票票开开具具。财务部门依据销售合同、发货单据等确认收入,及时收取款项(通过金蝶税系统开具发票)并作账务处理。销售收款应当通过企业核定的账户进行结算。5会计记录及相关资料收款、发票开具、销售分离财务总参见岗位职责说明书检查收入确认与收款是否及时,销售发票是否通过金蝶税系统开具,收款、发票开具与销售是否分离,销售收款是否通过企业核定的账户进行结算。4.24.2 赊赊销销款款的的监监控控。销售部门应建立赊销管理台账,及时与财
9、务部门核对款项到账情况,会同财务部门及时监控赊销回款,结清赊销事项。财务部门应对逾期欠款及时向销售部门提出预警。5赊销管理台账、逾期欠款清单逾期欠款销售、财务检查销售部门是否建立赊销台账,相关记录是否完整,是否会同财务部门对赊销逾期欠款事项进行动态监控4.34.3 欠欠款款催催收收。对逾期欠款,销售部门应会同财务部门制订相应措施,落实催收责任,及时组织催收。10催收措施与记录应收、实收销售、财务检查有无催收记录、催收是否及时、责任是否落实。5.5.盘盘点点对对账账(15(15分分)5.15.1 库库存存盘盘点点。仓储部门应每月对库存实物进行盘点,财务及销售部门应定期稽核,做到账实、账账相符,对
10、差异情况应及时查明原因并报告相关领导。7库存盘点表,差异情况报告等资料盘点、监盘分离仓库、财务、销售检查是否每月进行库存盘点,实物保管是否妥善,盘点资料是否完整、签字是否齐全,盘存差异处理是否及时规范。5.25.2 往往来来对对账账。销售部门会同财务部门应定期与客户核对往来账款,差异情况应查明原因及时处理。8对账(函证)资料,差异原因分析报告对账、复核分离销售、财务检查有无定期对账(函证)资料,是否经复核,差异情况有无原因分析,处理是否及时规范。6.6.分分析析与与考考核核(10(10分分)6.16.1 分分析析。公司应建立定期分析制度。销售部门应会同有关部门每月对产品销售、销售政策执行、产品
11、发货与库存、货款收取及催收等情况进行全面分析,并向公司总经理有关会议报告。5分析资料月度全面分析报告销售总监、公司总经理检查每月有无分析资料,有无向有关公司总经理会议报告的记录。3.3.销销售售发发货货(15(15分分)内内部部控控制制管管理理手手册册 业业务务流流程程(产产品品销销售售收收入入管管理理)四四、业业务务流流程程表表产产品品销销售售收收入入管管理理步步骤骤控控制制点点控控制制点点分分值值管管理理控控制制要要件件审审核核的的内内容容管管理理控控制制权权责责检检查查提提示示6.26.2 考考核核。公公司司应建立与销售相关的考核办法,定期对销售计划的完成、价格的执行及货款回收等情况进行
12、考核。5考核资料绩效指标管理表、考核、面谈销售总监、行政人事、公司总经理检查是否定期考核。合合计计17171001006.6.分分析析与与考考核核(10(10分分)内内部部控控制制管管理理手手册册 业业务务流流程程(产产品品销销售售收收入入管管理理)四四、业业务务流流程程表表产产品品销销售售收收入入管管理理步步骤骤控控制制点点控控制制点点分分值值管管理理控控制制要要件件审审核核的的内内容容管管理理控控制制权权责责检检查查提提示示内内部部控控制制管管理理手手册册 业业务务流流程程(招招投投标标项项目目销销售售收收入入管管理理)四四、业业务务流流程程表表招招投投标标项项目目销销售售收收入入管管理理
13、步步骤骤控控制制点点控控制制点点分分值值管管理理控控制制要要件件审审核核内内容容管管理理控控制制权权责责检检查查提提示示1.1.投投标标报报价价的的组组织织(25(25分分)1.11.1 投投标标项项目目预预审审。公公司司市场总组织技术开发部、财务、法律、工程应用技术等部门在完成前期市场调查、项目资信评估基础上,对拟投标项目的有关情况进行预审(拟投标事项预审包括:项目内容、项目估算成本、目标利润、招标方要求等)。预审结果应报相关领导按签字审批权限审定。10招标资料,投标预审资料调研、预审分离市场部、大客户部、研发、工程应用技术、财务、法务检查有无投标项目预审资料,调研、预审是否分离,相关审定是
14、否符合签字审批权限。1.21.2 投投标标方方案案的的编编制制与与审审定定。市场开发部门根据审定的预审结果编制投标方案,并报相关领导按签字审批权限审定。5投标方案,审定意见审核投标方案及签字审批流程市场部检查投标方案内容是否完整,是否可实现客户的招投标条件。1.31.3 投投标标书书的的编编制制与与审审定定。市场开发部门根据审定的投标方案组织相关部门编制投标书,报相关领导按签字审批权限签章报出。10投标书标书编制、审核分离市场部检查标书的编制与审核是否分离,相关审签是否符合签字审批权限。2.2.组组织织谈谈判判、合合同同签签订订与与变变更更(25(25分分)2.12.1 组组织织谈谈判判。在接
15、到项目中标通知或采购委托书后,市场开发部门应根据需要组织谈判,谈判过程应建立完整的记录。谈判过程中发生重大原则变化或主要内容与预定方案不一致的,应及时向原审批领导报告。5谈判记录,重大事项报告记录谈判不得少于两人市场部、大客户经理检查谈判过程有无记录,参与谈判的人数是否符合要求,是否将谈判中的重大事项及时报告有关领导。2.22.2 合合同同审审核核与与签签订订。市场开发部门应会同法律、财务等部门依据谈判结果对合同条款进行审核并出具意见,报相关领导按签字审批权限签署合同。10合同及审核意见,授权书合同评审市场大客户部、商务、财务、法务检查有无相关部门对合同的审核意见,合同签署是否符合签字审批权限
16、。2.32.3 合合同同管管理理。合同管理部门应将生效的合同统一连续编号,并将与合同相关的文件资料一并交商务整理存档,妥善管理,同时送法律、财务等相关部门。5合同及管理台账合同管理市场大客户部、商务、财务、法务检查合同是否统一连续编号并存档保管,财务、法律等部门有无相关合同。2.42.4 合合同同变变更更。合同发生变更的,市场开发部门应会同法律、财会等部门按照原合同的审签程序办理。5审核意见,合同补充协议(或合同变更单)等资料合同变更内容市场大客户部、商务、财务、法务检查合同变更有无合同补充协议(或合同变更单),合同变更是否按照要求审签,合同签署是否符合签字审批权限。3.3.工工程程实实施施与
17、与进进度度款款收收取取(20(20分分)3.13.1 生生产产计计划划的的编编制制与与审审定定。生产管理部门根据本单位实际情况,结合合同要求(或委托书)编制生产计划,报相关领导按签字审批权限审定。5生产计划生产计划、物料发放PMC、财务、生产、仓库检查相关审定是否符合签字审批权限。3.23.2 生生产产计计划划的的组组织织实实施施。生产计划的组织实施应签订目标责任书。生产管理部门根据审定的生产计划安排生产,生产单位应定期编制中标项目进度表(生产报表),及时上报公司生产管理部门。5目标责任书,中标项目进度表(或生产报表)生产计划、PMC、财务、生产、仓库检查是否签订了目标责任书,是否编制中标项目
18、进度表(生产报表)并及时上报。3.33.3 项项目目预预付付款款与与进进度度款款的的收收取取。市市场场大客户项目部应根据合同约定和确认的工程进度,及时通知财务部门收取预付款和进度款,财务部门应在收到款项后及时作账务处理。超过合同约定期限及项目进度仍未收回款项的应及时采取催收措施。10合同,项目进度预结算表,收款凭证,会计记录,催收记录收款与记账分离市场大客户部、商务、财务、法务检查是否按中标项目进度与合同约定及时收款,收款与记账是否分离,有无相关催收措施。4.4.工工程程结结算算、收收入入确确认认与与款款项项催催收收(20(20分分)4.14.1 产产品品交交付付与与结结算算。项项目目产产品品
19、交交付付完工后,市场大客户项目部应编写完工总结报告及中标项目工程结算书,提交给招标业主方单位组织验收,取得中标项目验收资料,及时办理结算。10完工总结报告,中标项目结算书,项目验收资料审核总结、结算书、验收资料市场大客户部、财务检查是否及时编写完工报告、项目结算书、取得项目验收资料。4.24.2 收收入入确确认认。市场大客户项目部应配合财务部门依据合同、项目结算报告及时确认项目销售总收入。财务部门应及时作账务处理。5收入确认资料,会计记录合同、项目结算报告及时确认项目销售总收入市场大客户部检查收入确认是否及时、正确,财务部门是否根据确认的收入及时作账务处理。4.34.3 账账款款核核对对与与催
20、催收收。财务部门应定期核对往来款项,并配合市场大客户项目部及时催收欠款。5催收记录对账、复核分离市场大客户部、财务检查是否定期核对账款,对账结果是否经不相容岗位复核签字,对未收回款项有无催收记录。5.5.分分析析与与考考核核(10(10分分)5.15.1 分分析析。公司应建立定期分析制度,定期对合同的执行、款项的收取以及项目结算等情况进行分析,并向公司总经理有关会议报告。5总结分析报告、项目结算总结分析报告市场总监、总经理检查有无定期分析资料,有无向有关会议报告的记录。5.25.2 考考核核。企业应建立与收入相关的考核办法,定期对工程款结算及收取等事项的执行情况进行考核。5考核资料绩效指标管理
21、表、考核、面谈市场总监、行政人事、公司总经理检查是否定期考核。合合计计1515100100 内内部部控控制制管管理理手手册册 业业务务流流程程(招招投投标标项项目目销销售售收收入入管管理理)四四、业业务务流流程程表表招招投投标标项项目目销销售售收收入入管管理理步步骤骤控控制制点点控控制制点点分分值值管管理理控控制制要要件件审审核核内内容容管管理理控控制制权权责责检检查查提提示示内内部部控控制制管管理理手手册册 业业务务流流程程(物物业业租租赁赁管管理理)四四、业业务务流流程程表表物物业业租租赁赁管管理理步步骤骤控控制制点点控控制制点点分分值值管管理理控控制制要要件件审审核核内内容容管管理理控控
22、制制权权责责检检查查提提示示1.1.租租赁赁计计划划编编制制与与审审定定(5(5分分)1.11.1 租租赁赁计计划划的的编编制制与与审审定定。行政人事部根据销售年度销售计划及各地办事处扩张等情况,编制年度租赁业务计划及费用预算,经部门负责人审核后,报相关领导按签字审批权限审定。5年度租赁计划及销售各地办事处扩张租赁总经理批复计划及租赁批复销售、行政人事部、财务检查租赁计划及租赁物业的审定是否符合签字审批权限。2.2.组组织织谈谈判判、合合同同签签订订与与变变更更(40(40分分)2.12.1 前前期期审审查查。行政人事部门应组织销售、财务部门对拟租赁物业地点、大小和价格进行审查,提出方案报分管
23、领导审定。5资产租赁方案计划及租赁批复行政人事部、财务检查是否对租赁物业方进行审查,租赁方案是否经分管领导审定。2.22.2 谈谈判判与与价价格格确确认认。承承租物业价格谈判的,公司行政人事部应根据审定的资产租赁方案和有关政策,就租赁资产的范围、数量、用途、价格、日常维护以及租金、押金收取方式及费用统计等事项,与出租方谈判。谈判过程应有书面记录。租赁的定价、用途、结算方式等符合租赁相关政策的,由行政人事部负责人审定,不符合的应报相关领导按签字审批权限审定。20谈判记录,有关政策资料,租赁批复谈判不得少于两人参见签字审批权限检查租赁是否符合相关政策,谈判过程记录是否齐全,参与谈判的人数是否符合要
24、求,相关审定是否符合签字审批权限。2.32.3 合合同同审审查查与与签签订订。行政人事部拟定租赁合同文本,由法律、财务等部门提出书面审核意见,报相关领导按签字审批权限签署合同。合同应送法律、财会等部门。5合同,合同审批件,授权委托书合 同,合 同 审批 件,授 权 委托书销 售 部、行 政人 事 部、财务检查合同有无相关部门的审核意见,相关审签是否符合签字审批权限,财务、法律等部门有无相关合同。2.42.4 合合同同变变更更与与提提前前终终止止。租赁合同变更或提前终止时,企业资产管理部门应提出(或审查)书面申请,按照原合同签订的审签程序办理。5审核意见,合同补充协议(或合同变更单)等资料合同变
25、更内容行政人事部、财务检查合同变更有无合同补充协议(或合同变更单),有无审核意见,合同签署是否符合签字审批权限。2.52.5 合合同同管管理理。合同管理部门应将生效的合同统一连续编号,并将与合同相关的文件资料一并整理存档,妥善管理。10合同及管理台账合同管理行政人事部、财务检查合同是否统一连续编号并存档保管。3.3.租租金金支支付付(20(20分分)3.13.1 租租金金支支付付。行行政政人人事事部门接收销售各地办事处的费用申请表经销售总监审批后交给行政人事部交财务部审核交总经理批准后按时支付租金;付完款后应要求出租方收具租金发票并作账务处理。10费用申请、支付会计记录,发票租赁经办与发票开具
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