旅行社外联函电.pdf
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1、旅行社外联函电旅行社外联函电1、电话与传真(1)电话。电话是最有效、最迅速的一种洽谈工具,也是旅行社外联人员与客户联系最常用、最广泛的方式,然而电话只能作为一般联系和口头洽谈之用, 最后的协议达成要用传真、函件或电传确认。由于用电话联系不能留下书面凭证,所谈内容一般容易发生漏记、错记,引起不必要的麻烦。(2)传真。 传真是一种通过传真机经通信线路传递图像及文字, 文字语言能按原貌展示。目前传真已成为旅行社外联业务中进行业务联系和交易确认的最主要手段, 它是一种既迅速又方便可靠的通信方法。传真件的格式, 根据文件的不同内容可以用普通书信格式编写, 也可用旅行社专用传真格式纸。传真格式纸的格式大致
2、如表所示。传真件的格式收件人旅行社:收件人姓名:发件人旅行社、传真号:传真内容:2、函电往来旅行社函电内容有多种种类(如询价函电、 委托代办函电等), 外联人员收到后应处理和管理好各类函电。(1)函电处理。外联人员收到客户函电时,应按以下步骤处理。阅读。A函电由何地发来、客户名称、发函电人是谁?B发函电日期是哪天?C函电内容是什么?办理。根据函电内容进行实际处理,下面举例说明。A 询价函电的办理步骤。发件日期:年月日共页第页发件人姓名:a排:按函电内容的服务标准、线路、饭店档次及一些其他特殊要求排出“旅游日程表”。b算:计算综合服务费、交通费、附加费等。C报:将以上旅游日程表及每位游客购买该产
3、品的报价报给客户。d填:得到确认后,根据确认的旅游日程表、服务等级及游客特殊要求填写接待任务通知书交给经办部门,以作接待准备。B零星业务委托函电办理步骤。a算:根据委托业务项目,计算出委托代办收费。b报:将计算出的委托代办费用报给委托方,并确认。c填:根据函电内容填写任务通知书,一式两份,一份留存备查,一份同原件一起交给经办部门。d回复:将经办的情况及时回复委托方。(2)处理函电的要求。及时办理:收到函电后应及时根据函电要求及时处理。明确答复:函电要求处理的事项一般须在48 小时内明确答复对方。(3)函电管理。函电管理是根据函电的内容归类建立档案,并进行保存。函电管理的目的。A备案。许多函电是
4、旅行社间的书面协议,是协议双方相互监督责、权、利的依据,所以应将其备案,以便将来发生问题时供外联人员查寻参考。B累积资料。通过对各类函电的分析可以对旅游市场作分析和预测。函电管理的方法。A整体函电存档一般有以下三种方法。a按客户建档。将函电按客户名称建档存放,档案封面标明客户名称、地址及通讯号码,这种方法有利于随时掌握各个客户情况。b按旅游团建档。将函电按旅游团队建档存放。将已报价或已成团的函电按团队名称建档,档案封面标有团队名称、编号及月份,这种做法有利于外联及时安排各团队计划。c按确认与否建档。将所有“已确认”与“未确认”的函电分别存档,档案封面标明“已确认”或“未确认”。B每一次函电存档
5、。每一次函电存档就是外联人员将每一次收到的客户函电并为答复对方所发的函电归类存档。主要有以下两种方法。a按日期编排。在每一次收、发的函电右下角按函电收发后的顺序注明收件或发件日期及时间。书写收件日期、时间时用同一种颜色, 以便区分并将其订在一起,放入相应的整体函电档案中存档。b按序号编排。 将每一次收发函电件右下角按函电收发后的顺序注明收1,收 2;发 l,发 2,收件、发件用不同颜色以示区分,并将同一序号的收、发件订在一起放入相应的整体函电档案中存档,这种做法很容易看出函电的收发顺序。旅行社外联函电案例分析案例表 64 云南省某旅行社收到浙江青年旅行社询价传真收件人旅行社:云南省旅行社收件人
6、姓名:康先生发件人旅行社及传真号:浙江青年旅行社010-8279318康先生:您好!由我社组织的旅游团一行21 人,将于 3 月 8 日,乘 D1548 航班于当日上午 8 点抵昆,3月 14 日上午 10 点乘 D1546 航班离昆返回杭州,往返机票已由我社办妥。请安排昆明、大理、丽江三地 6 日游,按内宾标准团接待,请将日程安排及每人的接待价格报给我社。谢谢!分析:云南省某旅行社收到该传真后按下列步骤处理(1)阅读。发件人:传真由浙江青年旅行社传来日期:2002 年 2 月 28 日旅游团人数:21 人服务等级:标准发件日期:2002 年 2 月 28 日共 1 页、第一页发件人姓名:韦女
7、士线路:昆明、大理、丽江饭店:二星级要求:无特殊要求3 月 8 日上午 8 点抵昆机票已由对方订妥。(2)排。旅游日程安排:(3 月 8 日)D18 点抵昆,专人接机,送酒店人住。午餐。下午游西山森林公园、大观楼。住昆明。(3 月 9 日)D2 全天游“天下第一奇观”石林。 当天晚上乘空调火车硬卧赴大理。 住火车上。(3 月 10 日)D36 点 30 分到大理早餐,8 点上船游洱海、大理古城、三塔、蝴蝶泉,晚上游古城、洋人街。住大理。(3 月 11 日)D4 大理早餐,乘车至丽江,午餐后游丽江古城、黑龙潭。住丽江。(3 月 12 日)D5 早餐后游丽江白沙壁画、玉峰寺,午餐后游干海子高原牧场
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