电大办公室管理形成性考核册答案.docx
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1、办公室管理形成性考核册答案作业1 1一、将办公室实务工作的简要内容填入以下表格,内容根本一样的填在一行中。办公室实务工作一览表序号国内一般性 国外一般性 国内企业含外企1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议内容2 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。4 档案管理 档案管理。5 会议组织 支配会议事务,并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。6 调查探讨 扶植上司打算书面的财务报告、探讨报告。7 信息资料 打算好公司要公开的资料; 搜集及整理各种信息8 信访工作 替上司接洽外界人士。例如
2、记者、工会职员等。接待来宾和员工的来访。9 接待工作 接待来访来宾; 接待来宾和员工的来访。10 协调工作 以 往来维持和外界的良好公共关系。11 督查工作 督导一般职员或速记员。12 日程支配 替上司定约会并做好记录;13 日常事务 阅读并分类信件 通讯事务、 ;14 办公室管理 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品15 其他临时 以速记登记上司交待的事项; 执行上司交办事项交办的事项-16 替上司申报交纳所得税及办理退税。17 外出办事,如银行、邮局等。公用易耗品主要包括哪些? 办公用易耗品主要有: 1信封、纸张; 2软盘、光盘等; 3铅笔; 4圆珠笔; 5签字笔或钢笔; 6修正液
3、或修正带; 7印盒; 8各种小型机器,如订书机包括订书针、打孔机、装订机包括装订线、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等; 9小刀; 10日历等; 11其他,如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。 三、简要阐述文员工作的三个步骤,互相关系如何? 文员工作分为三个步骤:方案、施行和检查。 1方案的步骤,要充分理解即将开始的工作内容,并思索以什么方法进展效率会最佳。 2施行的步骤,要留意:同时检查是否根据当时所拟定的依次进展;上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地施行;协作上司预期的期限。 3检查的步骤,要分析方案和实绩的差异,并把以前进展过的工作
4、或别人做过的工作和目前自己所从事一样性质的工作加以比较分析。 其次,说明三个步骤之间的关系。 三者的关系为: 先作方案,付诸施行,然后检查结果,围绕“方案施行检查这样一个滚动的过程开展。三者互相联络形成一个循环。 文员首先要细致制定方案,然后根据这个方案去施行,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的方案有所扶植和启示。 四、根据“优先依次处理工作原那么,虚拟一份半天或一天工作或家务方案书。 此题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计划书,不要抄袭。 五、从以下文员工作方法中,随意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方法的相识。 1请示方法和报告方法;
5、2方案方法和总结方法; 3受意方法; 4传达方法; 5进言方法; 6变通方法和挡驾方法; 7分工方法及合作方法。 受意就是文员承受和领悟上司的意图。可以分为直承受意即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或及文员谈话时,干脆就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易于文员推断和领悟和间承受意即上司在平常随意交谈的状况下,或及其别人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。 受意方法要留意: 1擅长领悟上司意图,不要曲解上司意图; 2备好记录本,记录下指示要点; 3留意倾听,专心推断指示的用意; 4必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话; 5如有不同意见,可以公开提出,但要言之
6、成理,并要留意方式、看法; 6承受指示后,要不失时机地贯彻施行。 结合实际谈体会。 我曾经阅历过一件事情,使我充分相识到,在受意时,充分做好记录的重要性。 才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介,内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件装备、公司获得的成果。当时,我没有阅历,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显得自己没有实力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意,才写出了各方满足的公司简介。 从这个事情中,我体会
7、到了在受意时,做好记录的重要性。 留意:同学们在答复这道题的时候,可以只选择其中一个题目进展答复。但是要留意按照以上的思路作答;而且要留意结合教材,联络实际作答。既要简要说明教材中的相关学问点,又要结合实际谈谈自己的体会。此题失分的缘由大多是不结合实际谈自己的感受,同学们在答复此题时要加以留意。 作业2 一、从文员工作的角度比照说明打 和接听 的异同。 1都应先问好,再传达自己的信息; 2都应保持耐性、热忱的看法; 3通话完毕,应让对方感受到自己欢乐的心情; 4都应简明扼要表达自己的意思。 异: 1打 应首先查清晰对方的 号码;接 应等 铃响24声就接听。 2打 应将重点部分在挂 之前再确认一
8、遍;接 那么没有这一步。 二、理解“电视会议、“交互式 会议的根本用处,比较其及一般会议的不同,谈各自的优劣或应留意的地方。 1根本用处: “电视会议主要用处是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象带等资料。 “交互式 会议的根本用处是使单位或个人可以在随意一部 机上组织多方的国际、国内或本市的 会议,声音清晰犹如一室。 2两者及一般会议的不同: 可以消退时空上的局限性。 3各自的优劣: “电视会议 优:通达范围广,消退时空上的局限性,生动形象;劣:技术上的要求较高。 “交互式 会议 优:便利、省时、高效,消退时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能;劣:费用高,
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