2023年电大办公室管理形成性考核册答案.docx
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1、办公室管理形成性考核册答案作业11. 一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本 相同的填在一行中。办公室实务工作一览表序国内一般性国外般性国内企业(含外企)1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容2 文书制作3 文书处理信函和邮件的处理。4 档案管理5 会议组织复印资料。 打印文稿及表格 在权限内按自己的意思发出信函。档案管理。支配会议事务,并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 调查探讨帮助上司打算书面的财务报告、探 讨报告。7 信息资料打算好公司要公开的资料;收集及整理各种 信息8 信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接
2、待来宾和员工的来访。9 接待工作接待来访来宾;接待来宾和员工的来访。10 协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。(空)11 督查工作督导一般职员或速记员。(空)12 日程支配替上司定约会并做好记录;(空)13 日常事务阅读并分类信件 通讯事务、电话:14 办公室管理(空)办公室环境的布置和整理,保管办公 室设备及用品15 其他临时交办的事项T以速记登记上司交待的事项;执行上司交办事项16 (空)替上司申报交纳所得税及办理退税。(空)17 (空)(空)外出办事,如银行、邮局等。2公用易耗品主要包括哪些?办公用易耗品主要有:(1)信封、纸张:(2)软盘、光盘等:(3)铅笔;(4) 圆珠笔;(
3、5)签字笔或钢笔;(6)修正液或修正带:(7) 印盒: (8)各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打 孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、 拆信器、碎纸机等:(9)小刀; (10)日历等:(11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、 图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。3简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?文员工作分为三个步骤:支配、实施和检查。(1)支配的步骤,要充分了解即将起先的工作内容,并思 索以什么方法进行效率会最佳。(2)实施的步骤,要留意:同时检查是否依据当时所拟定 的依次进行;上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施:协作上司预期的期限
4、。(3)检查的步骤,要分析支配和实绩的差异,并把以前进 行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。其次,说明三个步骤之间的关系。三者的关系为:先作支配,付诸实施,然后检查结果,围绕“支配一一实施检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要细致制定支配,然后依据这个支配去实施,并严 格检查其结果,使得这个结果对下一次的支配有所帮助和启示。4、依据“优先依次”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作 (或家务)支配书。5、从下列文员工作方法中,随意选择一种或两种,谈谈你的工 作体会或对此工作方法的相识。1 .请示方法和报告方法;2 .支配方法和总结方法
5、;3 .受意方法;4 .传达方法;5 .进言方法;6 .变通方法和挡驾方法;7 .分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领悟上司的意图。可以分为干脆受意(即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话 时,干脆就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等,易于 文员推断和领悟)和间接受意(即上司在平常随意交谈的状况 卜.,或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的看法和 看法等)。受意方法要留意:(1)擅长领悟上司意图,不要曲解上司意图;(2)备好记录本,记录下指示要点;(3)留意倾听,专心推断指示的用意;(4)必要时可以提问,直至明白意图为止,但不要打断谈 话;(5)如有不同看法,可以公
6、开提出,但要言之成理,并要 留意方式、看法:(6)接受指示后,要不失时机地贡彻实施。结合实际谈体会。我曾经经验过一件事情,使我充分相识到,在受意时,充分 做好记录的重要性。才起先工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经 理把我叫到办公室让我写一份公司的简介,内容要包括四个部分一一公司的历史、公司的 现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成果。当时,我没有阅历,没有带上记录本,记录 下指示的要点;事后,又怕显得自己没有实力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的 记忆写,结果写出来的简介根本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,依据总经理的授意,才写出了各方满足的公司
7、简介。从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。留意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题 目进行回答。但是要留意依据以上的思路作答;而且要留意结 合教材,联系实际作答。既要简要说明教材中的相关学问点, 又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的缘由大多是不结合 实际谈自己的感受,同学们在回答本题时要加以留意。作业2I、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。(1)都应先问好,再传达自己的信息;(2)都应保持耐性、热忱的看法;(3)通话结束,应让对方感受到自己开心的心情:(4)都应简明扼要表达自己的意思。异:(1)打电话应首先查清晰对方的电话号码:接电话应等电 话铃响2
8、-4声就接听。(2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电 话则没有这一步。2 .怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有那些?须要驾驭四个状况:是了解领导的工作。二是了解领导 的性格。三是了解领导的意图。四是了解领导的作息时间。平常做好来电书目,对特殊的人,特殊的号码进行登记。最好有一本各单位的,和其它单位领导人的电话号码本。 假如领导不在,须要传话的话,记录下来,以防遗忘。3、简要回答邮件分拣的一般标准。(1)依据收件人的姓名分拣;(2)依据邮件的重要性分拣;(3)依据收件部门的名称分拣。4、怎样处理上司不在时的邮件?领导不在秘书处理信件或邮件时,应当将公司和外来的信 件或邮件分开
9、,并把内容大致记录下来。主动与上司联系,告 知上司须要亲自处理的邮件或信件。把信件或邮件交给公司有 权处理的人回复。把寄给上司的信件或邮件连续编号。(1)将公司和外来的信件或邮件分开,并把内容大致记录下 来。(2)主动与上司联系,告知上司须要亲自处理的邮件或信件。(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。 (5)把须要上司亲自 处理的信件或邮件保存下来,并在通知发件人已收到的信中告 知对方何时可以得到回复。 (6)把枳压的信件或邮件分别装 入纸袋中,标上“须要xx处理”的字样。5、怎样妥当处理上司拒绝接见的来访者的来访?(1)上司正在开会时;(2)上司繁
10、忙时;(3)上司即将外出时;(4)远道来访或有重要事情的来访时。作业31、提高会议效率,文秘人员应留意那些方面,请列出 相关要点。工作会议留意事项(1)、会议通知:会议通知的发放时间一般是会前一周发 放,以便于参与会议的人员做工作支配(紧急会议可以电话通 知)。会议通知的内容应包括如下几项:会议标题:标题要简洁、明白,要突出会议内容。会议时间:具体开会时间,会议地点:具体开会地点(假 如是在外部开会要具体具体,最好附带行车路途,在会议地点 摆放指示牌)会议内容:具体工作会议的内容。参会人员:具体参与会议的人员。署名:发文单位/部门的著名、日期(在通知的右下角)(2)、会议材料的打算:会议材料最
11、好要提前一天打算好。3、 会议会场布置:、会议条幅:要提前一天制作好并细致细致 检查条幅的内容的正确性(特殊是要留意词义的具体情境), 最好在会议的前一天下午挂好(会议在其次天上午召开)或上 午挂好(会议在当天的下午召开);、音响、话筒:会议前一 天要把音响、话筒调试好(留意话筒的电池有无足够的电量, 最好换未经运用的电池);、投影设备:会议前天要调试 好;、泉椅位置的摆放:位置的摆放要讲究次序,特殊是领 导的座次(具体状况具体分析,一般状况下领导是很在乎的, 行定要当心哦),领导出席牌的排放位置。、茶水:支配工 作后勤人员的倒茶工作,领导到茶水到,工作后勤人员要具备 基本的礼仪常识。、签到表
12、:一般的会议要打算签到表,要 求到会的各位签到,一边留底登记。、会议纪要:一般会以 结束后有会议记录人员撰写会议纪要,纪要会议的主要内容, 留底存档,作为历史资料。社会化大生产和快节奏生活要求节约会议成本,提高会议效率, 这也是企事业单位提高经济和社会效率最本质的要求。要提高 会议效率,文秘人员必需留意以下几点:1、遵循法律法规2、合理确定会议目标3、确定必要的与会者4、削减会议数量5、缩小会议规模6、简化会议程序7、缩短会议时间8、限制会议经费9、分析会议成本2、日程支配支配表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编 制一份XX预定表。日程支配支配表的种类:(1)年预定表。是企业在每年度例行的
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