第一章 信息管理与信息化社会.doc
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1、第一章 信息管理与信息化社会导入语:继农业革命和工业革命之后,信息革命已成为我们这个时代的主旋律。信息技术(包括E-business和E-commerce技术)的广泛渗透正深刻地改变着人类的生产或生活方式。社会的信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力,并使之造福于社会的历史过程,在信息化社会中社会价值的增值已越来越多由信息资源的有效管理所带来。由于信息化不仅仅是技术的应用,更重要的是管理、机制和体制的创新,是经济社会的全面转型和变革,任何组织的信息化都是一个系统的工程。学完本章,应掌握以下主要内容:- 数据、信息、系统、信息系统、管理信息系统的概念- MIS的特点、组成、
2、活动、知识框架和所扮演的角色- MIS的战略作用- 企业信息化历程第一节信息的概念一、信息与数据随着社会的不断发展,信息在社会生产和人类生活中所起的作用越来越明显,信息的增长速度和利用程度,已成为现代社会文明和科技进步的重要标志,人类社会已经继工业社会后正式迈入信息社会。在介绍信息概念之前,我们先介绍什么是数据。(一)数据 所谓数据(data),是对某种事实、概念或指令的一种特殊表达形式,它记录在某种介质上,由可识别的单个或多个抽象的符号组成,可以被人工或自动化装置进行加工处理和传输。 例如:我们通过测量并通过计算机打印出来的某人的身高(175cm)和体重(60kg)、学生的考试成绩、汽车时速
3、表显示的速度值、数据库中的数据等均属于数据的范畴。数据的主要形式包括文字、图形、图像、音频、视频等。 一般来说,数据有两方面的含义:客观性。数据是对客观事物的描述,反映了某一客观事实的属性,通过属性名和属性值同时表达。例如:某人身高是175cm,cm就是属性名,175就是属性值。可识别性。数据是对客观事实的记录,这些符号是可识别的,尤其是可以被计算机识别。 数据有时也因人而异,对一些人而言不是数据,不等于对所有人都不是数据。例如:某人不懂英语,那么一段英文字符对他来说就可能算不上数据,但对认识这段英文的人来说,他能理解这段话的意思,对他来说就是某种数据了。所以,只有当数据能被人们所识别才能称之
4、为是数据。 仅仅有数据是不够的。如果这些数据不被人们所分析、处理、利用,那么这些数据对于我们是没有多大利用价值的,因此还需要对数据进行处理,一切管理活动都离不开数据和数据处理。数据处理是指对数据进行一系列的加工、储存、合并、分类、计算等操作的过程。(二)信息什么是信息?信息和数据有什么联系?这是学习管理信息系统所要首先明确的问题。从概念上讲,信息(Information)包括微观信息和宏观信息,其中宏观信息又包括自然信息和社会信息。1.微观信息概念。信息是对数据经过解释或处理之后,对人们的行为能产生影响并赋予一定意义的“数据”。即使有一段很重要并且能被我们识别的文字,但如果这段文字没有对我们的
5、行为产生影响的话,那么它对于我们也只是数据而不是信息。例如:某司机看到某段路面汽车时速不得超过“60kmh”,而他开的汽车时速表显示为80kmh。 这时虽然限速的数据他已看到,然而如果他不减速的话,那么“60kmh”的限速标志对于他就不是信息。只有当他采取了减速行为,并将车速降到60kmh以下时,这时“60kmh”的数据对于他就变成了信息。所以判断是否信息的标志就是看数据是否对识别数据的人的行为产生了影响,若没有产生影响,那么只是数据,而不是信息。数据至信息的转换如图1-1所示。数据信息数据存储处理器图1-1 数据至信息的转换2.宏观信息概念。宏观信息又包括社会信息和自然信息。对于自然信息的概
6、念我们可以理解为“信息是事物之间相互联系、相互作用的状态描述”。对于社会信息的概念我们可以理解为“信息是人类共享的一切知识、学问以及客观现象加工提炼出来的各种消息之和”。 社会信息包括电视、广播、报刊、杂志以及人们之间的语言交流和身体语言等。例如:一则新闻可能救活一个企业,一纸传单可能引起全城的骚乱,一个机密军事情报的泄露可能导致全军覆没。社会信息的面很广,对人们的影响也较大。 自然信息指自然界中动物的运动、植物的生长、有机物和无机物的运动所伴随着的信息的运动。例如:动物具有辨别方向、气味等本领,动物、植物通过遗传基因的特殊结构把它的某些固有特性遗传给下一代,气候的变化,如地震、台风、海啸等都
7、伴随着信息的运动。宇宙间的一切事物都处于相互联系、相互作用之中。 在离北京不远的河北省有一个村子,这个村子有一座大山。这座大山与其他大山不同,每到下雪的时候,这座山上的雪总比其他山上的雪融化得早。每当山上起雾的时候,这座山上的雾总比其他山上的雾多。村干部通过多年的观察、研究,并咨询有关专家,最后认定这座山里可能有溶洞。经过全体村民的努力,终于发现了洞口,里面是个很大的溶洞,这就是京东大溶洞。在这里,山上的雾、早融化的雪就属于自然信息。管理信息系统所涉及的信息主要是指微观的、能够被计算机所处理的信息。由上面的论述可知,这里所说的信息,就是经过人们加工处理后的有价值的数据。(三)信息的特征除了上文
8、数据的概念中所阐述的信息与数据的本质区别外,信息还具有一些有别于数据的其他方面的性质,主要表现在:. 价值性。这是信息与数据的本质不同,信息是经过加工的,是一种资源,因而是有价值的。.整体性。信息必须作为表达客观事物(或系统)的完整描述中的一环,脱离了全局,零碎的信息是毫无意义地。. 时效性。信息所具有的价值,通常表现在某个时段,过了这个时段的信息可能毫无意义,比如商品信息、交通信息。. 可传输性。信息可以借助于载体脱离其信息源进行传输。信息在传输过程中可以转换载体而不影响信息的内容。. 一个信息源的信息可以为多个信息接收者享用。一般情况下增加享用者不会使原有享用者失去部分或全部信息。. 可加
9、工性。信息可以通过一定的手段进行加工。如扩充、压缩分解、综合、抽取、排序等。加工的方法和目的反映信息接收者获取和利用信息的特定需求,这本身也是数据转化为信息的必要手段,但须强调的是,信息的加工必须保持其真实性,否则,失真的信息只会丢失或歪曲原有的内容。二、信息资源的管理信息资源是企业生产及管理过程中所涉及到的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。它涉及到企业生产和经营活动过程中所产生、获取、处理、存储、传输和使用的一切信息资源,贯穿于企业管理的全过程。 信息资源与能源与物资等资源一样具有基本的价值,而且通过加工能增加价值。信息资源又具有其他资源所不具有的特征,例如它是消耗不尽、永不枯竭的资源
10、,是可再生的、可共享的,是人类活动的最高级财富。信息资源在其他资源的开发与利用过程中能起转化和主导作用。由于信息资源有显著的“谁先得谁主动”的领先战略特性,以及对于社会可持续发展的战略意义,我们将其看做战略资源。(一)产生过程20世纪70年代末、80年代初美国就产生了信息资源管理(Information Resource Management,简称IRM)的新概念。它是现代信息技术特别是以计算机和现代通信技术为核心的信息技术的应用所催生的一种新型信息管理理论。美国信息资源管理专家,霍顿(F.W.Horton)和马钱德(D.A.Marchand),是IRM理论的奠基人,最有权威的研究者和实践者。
11、威廉.德雷尔(William Durell)在1985年出版了数据管理一书,论述了信息资源管理的基础标准。20世纪90年代初,信息资源管理理论在理论研究和实践方面都已经走向成熟,在美国众多的企业决策层里专门设立了负责信息资源管理的岗位信息主管(Chief Information Officer 简称CIO)。我们国家CIO的研讨正如火如荼,设立信息管理部门及专门的数据管理人员已经提到议事日程之上,但需要企业行政上对其地位和职能的肯定,更需要对从事这一工作的从业人员进行IRM理论的系统培训,才能更好地组织和实施好企业的数据管理工作,为企业的信息化工作服务。(二)IRM的概念IRM是为确保信息资源
12、的有效利用,以现代信息技术为手段,对信息资源实施计划、预算、组织、分配、协调和控制的一种人类管理活动,是由多种人类信息活动所整合而成的特殊形式的管理活动。 美国学者霍顿指出:“IRM融合了诸如管理信息系统、记录管理、自动数据处理、电子通信网络等不同的信息技术和学科”。可见,IRM是一个覆盖面相当广的集成概念。信息资源管理有狭义和广义之分。狭义的信息资源管理是指对信息本身即信息内容实施管理的过程。广义的信息资源管理是指对信息内容及与信息内容相关的资源如设备、设施、技术、投资、信息人员等进行管理的过程。 IRM的研究中通常都采用广义的信息资源管理概念。(三)基本思想1信息资源与人力、物力、财力和自
13、然资源一样,同为企业的重要资源。要像管理其它资源那样管理信息资源,IRM是企业管理的必要环节,应纳入企业管理的预算。 2. IRM包括数据资源管理和信息处理管理。数据资源管理强调对数据的控制,后者关心管理人员在一条件下如何获取和处理信息,且强调企业信息资源的重要性。 3. IRM是企业管理的新职能,产生这种新职能的动因是信息与文件资料的激增、各级管理人员获取有序信息和快速简便处理信息的迫切要求。 4. IRM的目标是通过增强企业处理动态和静态条件下内外信息需求的能力来提高管理的效益。以期达到“高效(Efficient)、实效(Effective)和经济(Economical)”的最佳效果,也称
14、3E原则,三者关系密切,互相制约。 (四)信息资源管理过程信息资源管理过程始于信息人员对用户(在此充当信源)的信息需求的分析,以此为起点,经过信源分析、信息采集与转换、信息组织、信息存储、信息检索、信息开发(即信息再生)和信息传递等环节,最终满足用户(在此充当信宿)的信息需求。(五)信息资源管理的内容信息资源管理的内容可以从信息资源的开发和应用的过程环节来识别和划分,大致有以下几个方面: 1信息资源的规划 从组织的角度就今后一段时期的信息资源开发、利用制定战略目标和具体目标,筹划实现目标的策略和步骤以及人员、资金、技术等要素的储备和部署。面对竞争环境,还要制定信息资源的竞争对策。 2信息资源的
15、开发与组织 在开发方面包括信息源和信息资源渠道的发现、定位和开拓,信息资源采集或挖掘、储存与加工等活动的运作管理和相关方法技术的选择、研发或引进等。在组织方面包括信息资源的分类,信息资源的体系设计,信息资源整理与组织的方式、方法和技术的选择,以及具体运作的管理等。 3信息系统的建设与信息资源的利用 信息系统的建设包括各种以信息资源开发利用为目的的信息系统的规划、开发与集成,信息系统的管理与维护等。信息资源的利用方面包括信息资源利用方向、利用面或利用点的发现、选择和确定,利用方案的设计和信息资源的配置,利用方法技术的选择和配置,利用过程的管理和控制,利用成效的预测和评价分析等。4对信息人员的管理
16、与管理机构 对信息人员的管理包括信息人员的招聘、培养和指导,信息人员岗位和职责的设置等。其中CIO职位和职责的确定是一项重要的内容。在组织结构中增加对信息人员的管理机构如信息部,或信息资源管理部的设置。 第二节 管理信息系统概述 管理信息系统的核心就是按照系统的思想建立管理信息系统。掌握系统思想,并将其应用到管理信息系统的开发中去,是我们建设管理信息系统成败的重要因素。 系统概念是20世纪3040年代,由奥地利生物学家路德维希冯贝塔朗菲提出的。系统被人们认为是一种综合性的学科,它不仅对管理信息系统的开发具有指导作用,而且对国家的政治、经济、军事、教育、科技以及人们生活的各个方面都有指导作用。例
17、如:国民经济的总体发展布局、西部开发、南水北调、西气东输、宇宙飞船研制等都需要运用系统思想进行系统分析。一. 系统(一)系统概念与特性系统是由相互联系、相互作用的若干要素按一定的法则组成并具有一定功能的整体,这些元素之间互相联系,互相制约,共同完成系统的整体目标。一般而言,系统有两个以上要素,各要素和整体之间、整体和环境之间存在一定的有机联系。任何系统的存在,都有3个必要条件:功能、机构和目标。要达到某一目标,就要求一定的功能,功能是做某项工作的能力,这种能力是依靠一定的机构来实现的。三者之间的关系如图1-2所示。目标功能机构合成合成单位功能单位功能单位机构单位机构单位机构单位功能图1-2 系
18、统存在的3个必要条件 根据系统的原理,系统由输入、处理、输出、反馈、控制5个基本要素组成,如图1-3所示。输入 给出处理所需要的内容和条件,一般来说输入受输出控制。处理 根据条件对输入的内容进行各种加工和转换等。输出 处理后得到的结果。反馈 将输出的一部分返回到输入,供控制用。控制 监督和指挥以上4个基本要素的正常工作。输出输入处理控制反馈图1-3 系统的5个基本要素通常,将控制和反馈合并到处理之中,其简化系统可由图1.4所示。输入输出处理图1-4 简化系统 系统有多种分类:人造的系统和自然的系统;复杂的系统和简单的系统;不确定型系统和确定型系统;开放系统和封闭系统;动态系统和静态系统。虽然不
19、同类型的系统其特点各不相同,但都具有以下共同特性:1.系统具有目标。任何一个系统都是为了完成某一特定目标而构造的,如工厂系统的目标是生产产品,学校系统的目标是培养学生,图书馆系统的目标是传播知识,医院系统的目标是治疗病人。因此,建设系统的过程中,首先要明确系统目标,然后再考虑运用什么功能来达到这个目标。2.系统具有边界。 由系统的组成部分确定了系统的边界,边界之内称系统,边界之外称环境。系统与环境之间有信息和物质的交流,从环境中得到某些信息或物质称系统的输入,向环境中输送某些信息或物质称信息的输出。系统的界限是根据不同条件和需要而定的,例如,有的销售系统中包含成品仓库,有的销售系统却将它划为系
20、统边界之外的环境。3. 系统可以划分为多个子系统。 任何一个系统都可以划分为多个子系统,因而,系统也可被视为由多个子系统组成。这些子系统自成体系,具有输入、输出、处理、反馈、控制等基本要素,并有自己的机构、功能以及服从系统总体目标的分目标。子系统数量的多少,根据系统大小和需要而定。图l.5是子系统的划分示意图。系统AB系统A系统B子系统A1子系统A2子系统A3子系统B1子系统B3子系统B2图1-5 子系统划分系统AB处理A处理B处理A1处理A2处理A21处理A22处理A3处理Bi处理第一层分离第二层分离第三层分离图1-6 系统分解4. 系统具有模块结构。可以将系统的总功能或处理分解为很多模块,
21、每个模块具有一定的功能和独立性。上层模块由下层模块组成,下层模块被上层模块调用,上、下层模块之间有着信息的传递关系。图1.6是系统分解图,图1.7是根据图1.6得到的系统模块结构图。ABABA1A2A3B1B2B3 A21A22图1-7 系统模块5. 系统是不断运动的。 系统的目标是通过各个机构发挥各自的功能并有机的配合而达到的。所以,从系统的输入、到各种不同的处理、直至输出,是连续不断的动态过程。没有运动,系统就没有生命。6. 系统具有整体性。从系统的含义中可以看出,系统内部的各个部分是为实现某一特定目标而联系在一起的。因此,组成系统的各个组成部分不是简单地集合在一起,而是有机地组成一个整体
22、,每个部分都要服从整体,追求整体最优,而不是局部最优。这就是所谓全局的观点。一个系统即使每个组成部分并非最完善,但通过综合、协调,仍然可以使整个系统具有较好的功能;反之,如果每个部分都追求最好的结果而不考虑整体利益,也会使整个系统成为差的系统。重视整体性,就会使在开发信息系统的过程中,时刻注意从整体出发,来统一界面风格、统一技术用语、统一协调开发进度,而不是各开发各的,最后再协调。如果不从整体考虑,就会耽误时间,影响进度,又会增加开发成本,使系统得不到整体最优,从而最终影响系统的质量。(二)系统的主要原理 介绍系统主要原理的目的,就是要求我们在建设管理信息系统的过程中,要运用系统思想,从全局出
23、发,科学、正确地分析解决各种问题,建立高质量的管理信息系统。系统的主要原理包括:1反馈原理 任何系统只有通过反馈信息,才可能实现有效的控制,从而实现组织目标;没有信息反馈的系统,要实现有效的控制,从而实现目标是不可能的。反馈分为正反馈和负反馈,同时还有前馈。如预测系统就是利用前馈原理对将来事件可能的状况作出的预测。反馈原理提示我们,在开发管理信息系统时,要根据环境的变化和出现的问题及时采取相应的变更措施,以使管理信息系统能适应环境变化,完成组织的目标。2有序原理 任何系统只有处于开放、有涨落、远离平衡态,才可能走向有序。没有开放、没有涨落、处于平衡态的系统,要走向有序是不可能的。 有序是指信息
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