3.2.2建立表格 (3)(精品).pptx
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1、 建立Excel工作簿与输入资料l建立新文件及工作簿视窗的操作l在单元格输入资料l资料的显示方式与调整单元格宽度l选取单元格的方法l快速填满相同的内容l自动建立等差、日期及等比数列l工作表的操作l存储文件2-1 建立新文件及工作簿建立新文件及工作簿视窗的操作窗的操作2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立工作簿的动作,通常可借由启动Excel一并完成,因为启动Excel时,就会顺带开启一份空白的工作簿。启动Excel就会建立的新工作簿p你也可以按下“文件”标签,切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿,Excel会依次以工作簿1、工作簿2来命名,要重新替工作簿命名
2、,可在存储文件时变更。(后面章节会介绍)2-1-2 切切换工作簿工作簿视图p 利用刚才所学的方法,再建立一个新工作簿,现在就有2个工作表视窗。p 切换至“视图”页次,再按下“窗口”区的“切换窗口”,即可从中选取工作簿。档名前显示打钩符号,表示是目前所在的工作簿显示Excel中所有已开启的工作簿按一下即可切换至此工作簿2-2 在在单元格中元格中输入入资料料2-2-1 2-2-1 认识资料的种类认识资料的种类p 单元格的资料大致可分成两类:一种是可计算的数字资料(包括日期、时间),另一种则是不可计算的文字资料。可计算的数字资料:由数字0-9及一些符号(如小数点、+、-、$、%.)所组成,例如15.
3、36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时间也是属于数字资料,只不过会含有少量的文字或符号,例如:2012/06/10、08:30PM、3月14日等。不可计算的文字资料:包括中文字样、英文字元、文数字的组合(如身份证号码)。不过,数字资料有时亦会被当成文字输入,如:电话号码、邮递区号等。2-2-1 2-2-1 输入资料的程序输入资料的程序p 现在我们要练习在单元格输入资料,不管是文字或数字,其输入程序都是一样的,底下我们以文字资料来做示范。首先是选取要放入资料的单元格,例如在B3单元格按一下:输入“货号”2个字,在输入资料时,环境会发生一些变化,请看下图的说明:在B2单元格按一下状
4、态列表显示就绪,表示可以开始输入资料输入资料时,资料编辑列会出现取消钮或输入钮输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中状态由就绪变成输入 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 在单元格中输入多行资料在单元格中输入多行资料p 若想在一个单元格内输入多行资料,可在换行时按下Alt+Enter键,将插入点移到下一行,便能在同一单元格中继续输入下一行资料。在A2单元格中输入“订单”,然后按下Alt+Enter键,将插入点移到下一行。插入点移到第二行了其它单元格内容请自行练习输入 继续输入“明细”两个字,然后按下
5、Enter键,A2单元格便会显示成2行文字。单元格的行高会自动调整 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 清除清除单元格内容元格内容p如果要清除单元格的内容,先选取欲清除的单元格,然后按下Delete键或者按下鼠标右键,在弹出的对话框中选择“清除内容”。2-3 资料的料的显示方式与示方式与调整整单元格元格宽度度p Excel会自动判断使用者输入的资料型态,来决定资料的预设显示方式,例如数字资料将会靠右对齐;文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时,Excel将会改变资料的显示方式。p 当单元格宽度不足显示内容
6、时,数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。当右邻单元格有内容时,文字资料会被截断当右邻单元格是空白时,文字资料会跨越到右边单元格太窄,数字会显示成#字p 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。p 调整高度的方法和调整宽度的方法一样,只要拉曳行下方的框线就可以了。2-4 选取取单元格的方法元格的方法2-4-1 选取多个取多个单元格元格p 在单元格内按一个鼠标左键,可选取该单元格;若要一次选取多个相邻的单元格,将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格,然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格,最后再放开左键。p 假设我们选取A
7、2到D5这个范围,选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示,如下图选取的范围即表示A2:D5。若要取消选取范围,只要在工作表内按下任一个单元格即可。先点选A2单元格按住鼠标左键不放,拉曳至D5单元格2-4-2 2-4-2 选取不连续的多个范围选取不连续的多个范围p如果要选取多个不连续的单元格范围,如B2:D2、A3:A5,先选取B2:D2范围,然后按住Ctrl键,再选取第2个范围A3:A5,选好后再放开Ctrl键,就可以同时选取多个单元格范围了。先选取B2:D2范围按住Ctrl键后,再接着选取A3:A52-4-3 选取整行或整列取整行或整列p 要选取整行或整列,在行编号或
8、列编号上按一下:在此按一下,选取整个B列在此按一下,选取整个第4列2-4-4 选取整取整张工作表工作表p 若要选取整张工作表,按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。按下“全选按钮”可选取整张工作表2-6 快速填快速填满相同的相同的资料料p 当你要将相同的内容连续填入数个单元格,除了可复制贴上单元格内容外,更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成,此功能亦可建立日期、数列等具规则性的内容,这部份我们将在下一节说明。p 假设我们想建立以下的数据内容,先来看看哪些可利用自动填满功能来快速输入:可建立具规律变化的资料,详细请参考下一节可为连续的储存格填入相同的数据p 请开敔一份新的工作簿,首
9、先练习操作步骤较单纯的填满功能,看看如何在B2:B6范围内填满”业务部”。先如图输入内容,然后在B2单元格输入”业务部”3个字,并维持单元格的选取状态,然后将指标移至粗框线的右下角,此时指标会呈+状:选取某个单元格或范围时,其周围会被粗框线围住,右下角的小方块稻为填满控点 将指标移到填满控点上,按住左钮不放向下拉至单元格B6,”业务部”2个字就会填满B2:B6范围了:指标旁出现工具提示,显示单元格将填入的资料自动填满选项钮 在刚才的操作中,数据自动填满B2:B6单元格后,B6单元格旁出现了一个自动填满选项钮,按下此钮可显示下拉选单,让你变更自动填满的方式:预设的填满方式,即填入单元格的内容与格
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