公司管理规定样本.pdf
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1、 公司管理规定样本 Ting Bao was revised on January 6,20021 北 京 同 创 天 成 工 程 勘 测 有 限 公 司 公司管理制度汇编 GONG SI GUANLIZHIDUHUIBIAN 二0一五年十月 公司管理制度汇编 文件编号:TCTC 版本:第一版 第 0 次修订 编 制:审 核:批 准:2015年 10 月 31 日 发布 2015年 10月 31 日 试行 目录 总则 为加强公司的规范化管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本公司管理制度大纲。一、公司管理制度大纲 1、公司全体员工
2、必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。2、公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。3、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。4、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识,为员工提供学习、深造的条件和机会,努力提高员工的整体素质和水平,造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的专业队伍。5、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。6、公司实行“岗薪制”的分配制度,为员工提供收入和福利保证,并随着经济效益的提
3、高逐步提高员工各方面待遇;公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制,实行考勤、考核制度,评先树优,对做出贡献者予以表彰、奖励。7、公司提倡求真务实的工作作风,提高工作效率;提倡厉行节约,反对铺张浪费;倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造精神,增强团体的凝聚力和向心力。8、员工必须维护公司纪律,对任何违反公司章程和各项规章制度的行为,都要予以追究。二、员工守则 1、遵纪守法,忠于职守,爱岗敬业。2、维护公司声誉,保护公司利益。3、服从领导,关心下属,团结互助。4、爱护公物,勤俭节约,杜绝浪费。5、不断学习,提高水平,精通业务。6、积极进取,勇于开拓,求实创新。第一
4、部分 公司管理制度 一、文件管理制度 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。一、文件管理内容主要包括:业主下发的各种文件、资料,甲方下发的各种文件资料,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室统一管理。二、收文的管理 1.收文由办公室负责,对文件进行检查签收 2.应严格遵守应严格遵守拆封权限,所有公司收文均由办公室负责人或行政人员开拆,其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。3.收文收到后应立即进行登记,按收文登记簿上要求准确登记。4.应保持原信封的完好,以备处理时需要。5.工作文件收到第一时间及时通知收件人,按
5、其意见处理 6.按文件密封等级要求,做好保密工作。三、公文的签收 1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收。2.对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。3.公文的编号保管 (1)、办公室行政人员对上级来文拆封后应及时分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。(2)、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室人员进行登记编号保管,不得个人保存。四、公文的阅批与分转 (1)、凡正式文件均需分别由副总经理(或工
6、程部经理)根据文件内容和性质阅签后,由办公室人员分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要立即办。(2)、一般函、电、单据等,分别由办公室行政人员直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。(3)、为加速文件运转,办公室行政人员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过 2 天(特殊情况例外)。五、文件的传阅与催办 (1)、传阅文件应严格遵守传阅范围规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他
7、人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。(2)、阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交还办公室,阅批文件一般不得超过 2 天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。(3)、文件阅完后,应送交办公室行政人员,切忌横传。(4)、办公室行政人员对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照公司有关规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。二、档案管理制度 一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。二、各部室应在
8、每月底向公司办公室移交上月文书档案并履行清交手续。三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。五、各工程项目立项、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由技术质量部负责归档。六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由主管财富的副总经理归档,副本原件、复印件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。七、归档资料必须符合下列要求:1、文
9、件材料齐全完整;2、根据档案内容合并整理、立卷;3、根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。八、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。九、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置。十、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。三、资料保密制度 一、文件实行专人专柜管理 二、档案管理人员和利用者均应树立保密观念,贯彻执行档案法和保密法,共同保守档案机密。(测绘部门的图纸、成果属于国家机密)。三、有保密要求的
10、文件应通过机要部门进行交换,禁止保密文件通过邮局邮寄。四、任何工作人员,未经总经理批准,不准发布、公布、评价测量结果,也不准通过任何通讯方式向任何人透露任何涉密测量数据和结果。五、除非客户要求,禁止使用图文传真和电子网络发布传送技术报告。六、通过委托代理人领取的技术报告,应凭有效的技术服务合同,并签字领取。七、发送技术报告的保密要求,执行保密工作程序。八、测绘数据成果、图纸资料等设专人管理。由管理者建立资料档案索引,由专人核对、清点、登记、造册等。九、建立调阅、使用归档登记制度。十、外业生产中不可直接对外提供给他人测绘资料及数据。十一、外业生产时注意保管好成果,对控制点和原始记录等资料不得遗失
11、、丢失。当测量完成后,其原始资料要归档。十二、测量图纸、资料、文件如果不是工作需要,不得随身携带。十三、除归档、产批交出外,调阅索取测绘图纸、成果等资料必须经部门领导批准。十四、定期(半年)检查所保管的图纸、成果资料。十五、对需销毁的资料,应在主管部门领导批准后,按规定进行销毁处理。十六、丢失图纸、资料、文件要立即报告领导和资料档案事,迅速查找。四、印章使用管理制度 印章是公司经营管理活动中行使职权,明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具,印章的管理应做到分散管理、相互制约,为明确使用人与管理人员的责权,特做如下公司印章使用与管理条例:各类印章的具体管理条例:一、印章的刻制 刻制按公司业务需
12、要由部门提出申请,公司领导批准后,由出纳统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续,填写印章管理登记表备案并留好印章样图。1.新公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制,应由指定的印章管理人员负责刻制,后交由人事行政部备案,并从刻制之日起执行相关使用条例。2.因业务发展需要申请各职能部门专用章时,由需求部门填写印章制发申请表经总经理核准后送交人事行政部门刻制。二、印章的保管和使用 1.印章的保管 公司印章统一由办公室保管,存放在保险柜中,保险柜钥匙及密码由办公室统一管理存放。2.印章的使用 任何部门在启用印章前,均需与公司(人事行政部)办理领取手续,接受相应的责权告知,签定
13、印章签收手续并备案。(已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续)(1)、公章:公章由公司办公室行政人员保管。各部门有需盖公章的文件、通知等,须先到综合办公室处领取并填写印章使用申请表,经由公司副总经理核准后并在印章使用申请表中签批,盖章后经手人需将签批申请表交由综合办公室,并在印章使用登记薄签字。综合办公室需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档。(2)、合同章:合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章,盖章前须先到办公室领取并填写印章使用申请表,经由公司副总经理审批,财务部出纳审核并在印章使用申请表中签批,经手人需将签批后申请表交由综合办公室并在印章使用登记薄签字。综合办公室
14、需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档。(3)、法人私章:法人私章由公司出纳保管,主要用于银行汇票、现金支票等业务,使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。(4)、财务章:由财务部经理(或负责人)保管,主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用,发票专用章主要用于发票盖章。(5)、其他职能部门章:其他职能部门章,主要适用于各部门内部使用,已经刻制的职能部门章,需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。3.印章的废止、更换:(1)、废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单,并呈分公司经理核准后交由公司综合办公室负责人统一废止或缴销。(2)、遗失印章时应由印章保
15、管人员填写废止申请单,并呈公司经理核准后,签批遗失处理及处罚办法后,交由人事行政部按批示处理,如是遗失公司基本印章时必需登报申明。(3)、更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写废止申请单,并呈公司副总经理核准后,交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写印章制发申请表申请新的印章。4.印章保管人的责权范畴:对于公司主要印章管理,采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理,而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力,具体划分如下:(1)、职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任。(2)、公章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用
16、权力,因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由负责人或保管人(公司经理)签批的公章使用经手人负主要责任,保管人负部分责任。(3)、财务章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由保管人(财务负责人)签批的公章使用由经手人负主要责任,保管人负部分责任。(4)、法人私章的保管者是出纳,即是保管者又是使用者,但其无独立使用权力,需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用,否则负全部责任。(5)、公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用,因此保管人如遇需带公章、合同章
17、外出办事使用时,需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务,需将表格带回公司盖章。(6)、公司高、中层领导,因异地执行重大项目或完成重要业务,需要携带公司印章出差的,须经公司总经理审批并及时归还。(7)、如遇个人需开具个人相关证明,需由部门负责人以上担保签批后方能使用,但如涉及到个人经济担保与证明时,原则上一律不予证明,其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。(8)、所有印章的使用,必须严格执行公司的公章使用章程,做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务,不得从事有损公司利益之行为。(9)、印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章,如出现问题,
18、后果自负。给公司造成重大损失的,公司将依法追究其法律责任。五、证照管理制度 一、公司证照由办公室行政人员统一管理。二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等,如营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP 经营许可证等等。三、证照的使用包括借用、复印等。四、证照使用必须填写证照使用申请单。五、证照借用程序:借用人申请部门负责人复核主管副总经理审核总经理核准办理借用手续归还借用完毕后,应在时限内归还证照保理人。六、证照复印程序:借用人申请部门负责人复核主管副总经理核准办理借用手续归还(如证照复印件未使用,应立即退还证照保管人)。七、如需使用原件,则须总经理核准。八、证照复印件必
19、须加盖“再复印无效章”。证照保管人必须做出登记,认真填写证照使用登记表 六、证明函管理制度 一、证明函的范围包括:介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。二、公司证明函由总经理指定专人统一管理。三、使用证明函必须填写证明函使用申请单,经部门经理核准后方可。四、法定代表人证明书、授权委托书须经主管副总经理核准。五、使用证明函必须做好登记,填写证明函使用登记表。六、严禁开出空白证明函或外借证明函。七、证明函开出后,使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗,应立即向主管领导汇报,并迅速采取相应措施,避免造成损失;如证明函未使用,应立即退还行政办公室,行政办公室应妥善保管证明函存根。七、会议管理制度 一、总
20、经理办公会议制度 1、参加人员:公司领导、行政办公室经理或总经理指定相关部门负责人参加,行政办公室人员做好会议记录。2、开会时间:原则上每月召开一次,遇特殊情况,总经理可提议随时召开。会议主持:总经理办公会由总经理主持或由总经理委派人员主持。3、会议要求:(1)、凡提交总经理办公会议研究解决的问题和事项,各部门须以书面形式上报总经理,由总经理审定是否为会议议题。(2)、凡提交会议研究有关经营决策、销售策略、设备更新、项目投资等重大问题必须在调查研究的基础上反复酝酿,并提出方案供领导决策时参考。4、会议主要内容:会议着重讨论研究公司各阶段行政工作,如安全生产、经营管理、项目投资、成本控制、资金运
21、作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。5、会后工作:(1)、行政办公室应根据办公会议形成的决定,一天内下达“总经理办公会议决定事项通知单”或“总经理办公会议纪要”。(2)、总经理办公会议决定的事项,其主办部门和协办部门必须以“决定事项通知单”或“会议纪要”为依据,在限期内认真执行落实。如有特殊情况,难以执行时,应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。(3)、无特殊情况,对总经理办公会议决定拒不执行,拖延不办或不按原则执行的,公司将追究有关部门负责人的责任。(根据实际工作情况第一次:200 元至 2000 元的经济处罚,第二次:给予年终奖 20%50%处罚,第三次:降职使用或劝其自
22、动离职)(4)、总经理办公会议下达的决定内容由副总经理负责解释。(5)、有关部门必须将决定的执行情况于下达决议之日起限期内反馈到副总经理。行政办公室应对总经理办公会决议的贯彻执行情况及时跟踪调查、并督促办理,以确保公司政令的畅通。二、公司月度例会制度 1、参加人员:公司领导、各部门、分公司负责人参加,行政办公室人员负责做好会议记录。2、开会时间:原则上每月召开一次,遇特殊情况,总经理可提议随时召开。3、会议主持:公司月度例会由总经理主持或由总经理委派人员主持。4、会议要求:(1)、汇报交流公司各部门、分公司本月安全生产、经营管理、成本控制、后勤保障、员工的工作和思想状况以及下月工作计划等方面的
23、重要问题。(2)、分析、研究生产经营中出现的困难和问题,并针对问题提出解决的方案和办法。(3)、总经理针对月度工作会议上提出的问题,有针对性地对月度工作提出意见并就下月重点工作进行布置。5、会后工作:(1)、办公室行政人员应根据会议记录,整理并归档,以备各阶段性工作稳步推进。(2)、无特殊情况,对总经理在会议上提出的重点工作拒不落实的或执行不力的,公司将追究相关部门负责人的责任。(根据实际工作情况第一次:给予 200 元至 2000 元的经济处罚、第二次:给予年终奖 20%50%处罚、第三次:降职使用或劝其自动离职)。(3)、会议提出的决定事项,其主办部门必须在规定时间内完成,并由行政办公室负
24、责跟踪、检查、督促以确保政令畅通。八、办公用品管理规定 为规范日常办公用品的采购、使用和保管,节约不必要的费用开支,降低成本消耗。现本着勤俭节约的原则,就办公用品有关事宜规定如下:一、采购、印刷品印制:1、公司日常所用办公用品,应由行政办公室负责统一采购,经批准购买专属办公用品或工索具应由行政办公室派员陪同。2、各部门所需办公用品,应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写,经部门负责人审核签字后,送行政办公室待办。3、行政办公室应将“购物申请单”汇总分类,依据财务审批权限规定报批。除生产急需用品外,应集中办理采购,不得一事一办。4、行政办公室采购物品应在有关人员陪同下办理,但陪同采购人(证明
25、人)和验收人不得为同一人。5、采购人员应认真负责,精挑细酌,力争做到价廉物美,经久耐用。6、各部门所用的专用表格及印刷品,由各部门自行制定格式,按规定报副总经理审批后,由行政办公室统一印制。二、领用:1、各部门领用办公用品必须填写“领用单”,由部门负责人核签后,到行政办公室签字后,方可领取。2、除笔墨纸张外,凡属不易消耗物品和工索具等重复领用时,一律交旧换新。三、保管:1、办公用品应由行政办公室专人进行登记造册,分类放置统一保管。2、保管员应认真维护和保管好所存物品,以防发生潮、锈、蛀、霉等。3、保管员应在每季度末向行政经理汇报汇报物品消耗情况和台帐记录。九、车辆管理制度 一、公司车辆由后勤部
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