房地产公司工程采购管理办法模版.doc
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1、工程采购管理办法1. 目的提高采购效益、提升采购效率、规范采购业务操作、降低采购经营风险2. 范围本办法适用于XX企业股份有限公司控股房地产公司所开发项目的工程施工、监理/咨询服务、材料设备供货(含甲指乙供)、配套工程、维修工程等工程类采购管理业务。3. 术语和定义3.1. 供应商是指提供产品或服务的企业,包括施工总承包商、监理/咨询、专业承包商、材料设备供应商等产品或服务类供应商。3.2. 采购模式是指根据某类采购产品/服务的金额和风险大小而分别采用的业务模式。XX采购模式包括战略合作、集中采购与分散采购三种,其中:战略合作是指对于关键的产品/服务,同评估结果为“首选的”及以上的供应商建立的
2、长期、紧密、稳定的合作关系,从双方整体出发,兼顾彼此的利益,使整体的利益最大化的合作。集中采购是指对于标准化程度较高、投送能力和覆盖范围达到一定程度产品和服务,通过整合内部需求与外部资源,最大限度发挥规模优势、实现规模效益的采购行为;战略合作、集中采购以外的采购业务为分散采购。3.3. 年度采购规划是指集团/区域/一线公司每年从全局的角度对战略合作和集中采购进行规划,共同讨论并确定本年度计划进行的各级战略合作及集中采购产品目录。3.4. 采购方式是指根据可供竞争的采购产品/服务的供应商数量的多少而采取的不同采购流程。XX采购方式有邀请招标(含实时竞价,实时竞价是指各投标单位在网上可以且仅能看到
3、相互报价的公开竞价,最终将指定产品/服务委托给最低应价者的采购方式,是邀请招标的一种特殊形式)、竞争性谈判、直接委托、零星采购四种,每种都有明确的适用条件和流程。3.5. 采购寻源是指对于所要采购的产品/服务及其供应商的选择和确认的过程。3.6. 采购策划是指在项目采购实施前,确定采购产品/服务清单和分类,并进行标段划分。3.7. 采购计划是指在待开发项目采购实施前,针对拟采购产品/服务清单,确定各相关部门配合工作(确定图纸、价格清单等)完成时间以及采购各阶段工作开始和完成时间。3.8. 采购方案是指在具体产品/服务采购实施前,通过调研确定的关于本次采购的标准及采购方式。3.9. 采购决策小组
4、是采购工作的跨部门决策机构,对确定合作单位起集体决策的作用。小组成员至少包括:总经理(适用于区域本部/一线公司)、采购及成本分管领导、采购负责部门经理、成本部经理、项目经理部经理(必要时)、设计管理部经理(必要时)等。4. 采购通用原则4.1. 廉洁奉公原则:所有与采购工作相关的员工都应严格遵守职员职务行为准则并有义务向供应商宣传此原则,任何个人不得采取任何手段影响或试图影响采购决策结果。4.2. 公平公正原则:在选择入围供应商、寻源过程、谈判、决策时必须对所有供应商保持公平,树立并维护公司良好的信誉和形象。4.3. 公开决策原则:采购过程必须有充分的透明度,各部门积极配合、全面沟通、信息共享
5、,所有采购应由采购决策小组集体公开决策,杜绝暗箱操作。4.4. 统一管理原则:施工、材料设备、配套工程、咨询服务、零星采购、维修工程应纳入统一采购管理范畴。4.5. 全过程管理原则:采购管理应覆盖从市场调研、供方考察、认证、供方选择、合作过程管理、合作评估各个方面。4.6. 三权分立原则:采购业务操作应遵循三权分立原则,即项目部、工程管理部或需求部门负责技术标准的制定、成本部门负责制定参考价及评定经济标、采购部门负责全过程商务操作,采购决策小组进行最终决策。4.7. 充分竞争、择优选择原则:应该有资质相同或接近的适量的供应商参与寻源以保证采购具有充分的竞争性,公司应选择最具有竞争优势的供应商合
6、作。4.8. 保密原则:各类采购文件、入围供应商、寻源过程、决策过程、供应商隐私文件、供应商报价、协议合同等,都是公司的重要机密,不得泄露或作不当承诺;也应要求各供应商对自己的报价资料保密,互不串讲。4.9. 一致性原则:采购决策标准必须在采购实施之前,制定采购方案时确定,并在整个寻源及决策过程中保持不变。一旦需要改变时,必须重新启动采购流程。4.10. 集中采购原则:具备集中采购条件的产品/服务,应采用集中采购模式,以实现规模效益。4.11. 信息系统操作原则:本办法适用范围内的采购业务必须在采购管理信息化平台(PDC,Partner Development Center)上进行,以实现集团
7、范围内信息与资源共享。4.12. 可追溯原则:采购全过程资料,包括:供应商管理(认证、评估、绩效改进等)、寻源(采购策划和方案、入围公示、寻源过程、约谈记录、相关会议纪要等)、协议等必须按照要求及时收集、整理、上传和归档,PDC中无记录的应按照书面文档要求管理。4.13. 事前签订原则:应在签订采购合同后安排供应商生产或进场施工。5. 采购系统组织集团采购管理部集团成本管理部区域本部品质管理部一线公司采购负责部门一线公司项目经理部一线公司成本管理部一线公司设计管理部一线公司客户关系中心编制、修订及解释本办法及实施细则负责参与提供意见提供意见组织编制、修订供应商管理体系负责参与提供意见编制、修订
8、及解释区域或一线具体指引审批审批负责区域指引负责一线指引编制、修订标准文本负责参与参与参与采购模式分析负责集团层面负责区域层面负责一线层面参与参与编制、修订区域年度采购规划审批负责参与编制、修订一线年度采购规划审批审批负责参与参与编制项目采购策划负责参与参与编制项目采购计划负责参与参与采购寻源及采购流程管理负责集团采购流程执行负责集团采购工作中的成本分析和成本监督负责区域采购流程执行负责一线采购流程执行参与寻源过程负责一线采购工作中的成本分析和成本监督供应商认证负责集团层面负责区域层面负责一线层面参与参与参与供应商过程评估负责提供意见提供意见供应商后评估负责参与参与参与供应商绩效改进负责参与供
9、应商年度总结负责集团层面负责区域层面负责一线层面提供意见提供意见6. 采购业务框架各个层面的年度采购规划(集团、区域、一线)供应商分类(施工总承包、监理/咨询、专业分包、材料设备供应)供应商管理(认证、动态评估、绩效改进)通过业务分析,确定每种产品/服务适用的采购模式(战略合作、集中采购、分散采购)标准采购流程和标准采购文本(三区域标准合同文本)编制每次采购方案确定采购方式(邀请招标、竞争性谈判、直接委托、零星采购) 执行采购寻源过程编制项目采购策划和采购计划7. 选择采购模式7.1. 对某类采购产品/服务进行业务分析,根据金额和风险大小确定采用战略合作、集中采购或者分散采购,是提高采购效益和
10、效率的关键。这三种模式的区别和选择要点如下:战略合作集中采购分散采购特点和优点适合风险高、金额大的关键性业务,可实现以下目标:稳定的合作关系,质量有保证、风险可控、充分发挥供应商作用可充分发挥规模效益、降低交易成本,减少经营风险。灵活缺点对供应商及XX的供应商关系管理能力均有较高要求需要进行大量的需求整合工作规模效益差、交易成本高适用业务范围集团采购的产品/服务、区域和一线的施工总承包、装修施工总承包、监理/咨询、门窗/幕墙、景观/园林工程。除签署战略合作协议之外的其他产品/服务所有业务实施条件限定在规定的业务范围内、有具备条件的供应商、双方均有战略合作意愿。O级战略要求连续合作5年以上且目前
11、正在合作;A级4年;B级3年;C级2年。需求能够被整合、供应商具备相应范围内的生产、运输、安装、配合及售后服务的能力对供应商要求评估为首选及以上等级评估为“可接受的”及以上等级协议期限一年半及以上不超过一年半协议主要内容战略合作的目标、对供应商的要求、双方对于战略合作目标承诺和保证措施、定价原则,(O、A级总包除外)产品或服务标准、服务流程、价格清单具体的产品或服务条款层级O、A、B、C集团集中采购、区域集中采购、公司集中采购、一站式采购采购方式双方友好协商、自愿达成战略合作协议。对材料设备,一旦签署战略合作协议,一线公司直接通过PDC下定单采购。电梯、橱柜、配电箱等无法事先约定项目方案综合价
12、格等的产品以签署分合同的方式进行合作。对于总包、装修总包及监理,战略合作协议签订后,一线公司可以在协议约定范围内通过约谈的方式与供应商直接签署项目合同;也可以通过邀请招标的方式与非战略供应商共同参与竞争。邀请招标、竞争性谈判、直接委托7.2. 采用的采购模式及其涵盖范围应在年度采购规划、项目采购策划和每次采购方案中逐步确定。7.3. 应优先选择集中采购模式,合理使用战略合作模式,尽量减少分散采购。7.4. 不同采购模式严格限定可选择的采购方式。7.5. 战略合作战略合作是为了保证质量、降低风险,对于风险高、金额大的产品/服务采取的一种采购模式,期限至少应为一年半及以上。实施战略合作必须具备以下
13、前提条件:7.5.1. 战略合作的条件:7.5.1.1. O级战略要求双方连续合作达到5年以上(含五年),且目前正在进行合作;A级4年以上;B级3年以上;C级2年以上。7.5.1.2. 总包战略合作价格原则上不高于当地市场价格,每年调整一次市场价格。7.5.1.3. 战略合作在确定合同总价的前提下,签订项目合同后进场施工。7.5.1.4. 供应商评估:在不同层级范围内(集团、区域、公司)同类供应商年度评估总结中为首选及以上。7.5.1.5. 战略合作协议签订时间一年半以上。7.5.2. 战略合作分为不同的层级:7.5.2.1. O级:集团范围内战略合作。7.5.2.2. A级:区域范围内战略合
14、作。7.5.2.3. B级:城市范围内战略合作。7.5.2.4. C级:项目范围内战略合作。7.5.3. 实施战略合作时,必须对战略合作伙伴提出明确的发展要求,包括但不限于(部分指标仅适用于总承包类):总承包能力、装修房施工能力、工业化技术建造能力、整合供应链能力、履行节能环保等社会责任(企业自身运营以及建造过程)、技术工人技能提升和工作环境改善、不断改善产品和服务质量水平、不断优化成本结构、发挥合作规模优势,降低采购价格。7.5.4. 建立战略合作关系之后,必须继续以下工作以保证战略合作达到预期目标。7.5.4.1. 高层互访机制:每个战略合作级别的采购分管领导,每年至少有两次与合作伙伴的正
15、式沟通,沟通至少应包括对于战略合作目标的回顾和双方改进行动。7.5.4.2. 新业务优先原则:除非出现重大问题导致无法满足要求等特殊情况,在其能力范围内的新业务应首先授予战略合作伙伴。7.6. 集中采购7.6.1. 产品/服务在集团、区域、一线公司等不同范围内分别有相同需求时,可进行相应范围内的集中采购。7.6.2. 集中采购必须有明确的采购价格清单,协议期不超过一年半。针对材料价格波动等市场因素,协议中应确定协议期间产品/服务价格的调整机制。7.6.3. 集中采购可分为不同的层级:集团集中采购、区域集中采购、公司集中采购、一站式采购。一站式采购(又称定点采购)是集中采购的一种形式,根据需求情
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