档案基础管理作业指导书.ppt
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1、档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 目 的1 为了进一步提高南方电网公司系统各单位档案管理水平,根据国家档案工作的规定和有关要求,结合南方电网公司档案管理的实践,明确档案基础管理工作的有关要求及做法指导公司系统各单位的档案工作。适 用 范 围2 本作业指导书适用于南方电网公司系统各单位的档案管理工作。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 引 用 标 准3 中华人民共和国档案法(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过,根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改的决定修正)中华人民共和国档案
2、实施办法(1990年10月24日国务院批准,1990年11月19日国家档案局第1号令发布;1999年5月5日国务院批准修订,1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布)档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 引 用 标 准3 中华人民共和国保守国家秘密法 企业档案工作规范(DAT422009)企业档案管理规定(档发20025号)国有企业文件材料归档办法(档发20044号)会计档案管理办法(财会字199832号)科学技术研究档案管理暂行规定(国档发19876号)科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T118222008)归档文件整理规则(DA/T222000)国家重大建设项目文件归档要
3、求与档案整理规范(DAT282002)电子文件归档与管理规范(GBT188942002)南方电网公司档案分类方案 南方电网公司档案管理信息分类和编码(QCSG11801.122008)中国南方电网公司档案评估办法(南方电网办200831号)档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 基 本 术 语4 4.1企业档案:是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。4.2文书类档案:指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录,包括文书档案、合同档案、审计档案、传媒类档案的纸质载体。4.3科
4、技类档案:企业在生产、科研、基建等活动中形成的具有保存价值的各种形式及载体的历史记录,包括生产运行档案、电网建设项目档案、电源建设项目档案、科研档案、信息化项目档案、招投标档案等。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 基 本 术 语4 4.4会计档案:指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。4.5特殊载体类档案:以特殊载体或电子形式存在的企业档案,包括传媒、电子、照片、影片、录音、录像、光盘、磁盘等档案 4.6实物档案:企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。档案基础管理作业指导书 档案基础管理
5、作业指导书 基 本 术 语4 4.7用电客户档案:是指供电企业与用电客户之间在供用电业务活动中直接形成的,具有保存价值的原始文字、图纸、图表等记录,包括业务扩充、变更用电、电能计量管理、用电检查、客户信息服务等相关资料。按照南方电网公司用电客户档案管理的有关制度执行。4.8档案管理:档案的产生、收集、整理、保管、鉴定、利用等活动。4.9归档:将办理完毕且具有保存价值的文件材料,经系统整理并移交档案人员保存的过程。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能5 5.1 档案管理体系 5.1.1 各单位应建立由单位领导、各部门(科室)负责人及专兼职档案员组成的档案管理网络体
6、系。5.2 办公室 5.2.1负责对各种门类和载体档案进行集中统一管理,负责贯彻执行有关档案法律法规和上级有关政策、标准、规定,定期对项目管理人员及档案管理网络人员进行档案业务培训。5.2.2 负责督促和协助各部门(科室)做好文件材料的收集、整理和归档工作对档案的标准规范性负责。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能5 5.2 办公室 5.2.3负责对接收的档案进行加工整理、编目、保管、统计、鉴定、编研和提供利用,确保档案的完整与安全。5.3 计划发展部门 5.3.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.3.2对项目档案
7、前期文件的齐全完整准确性负责;收集归档项目前期文件,并向工程建设部移交。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能5 5.4 工程建设部门 5.4.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.4.2对项目档案建设过程文件的齐全完整准确性负责;协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书;负责招投标合同中关于项目档案管理条款的落实(明确设备开箱资料及竣工图的编制责任单位)收集积累项目前期、建设管理过程文件;负责组织对项目档案的专项验收,并向办公室移交全套经验收合格的项目档案。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书档案管理机构设
8、置和职能5 5.5 生产技术部门 5.5.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.5.2对技改大修项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累技改大修项目档案,协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书,组织对技改大修项目档案的验收,并向办公室移交全套经验收合格的技改大修项目档案。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能5 5.6农电工作部门 5.6.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.6.2对农电项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累农电项目档案,协调和督促各参建单位严格执
9、行本作业指导书,组织对农电项目档案的验收,并向办公室移交全套经验收合格的农电项目档案。5.7其他部门(科室)5.7.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能5 5.8专职档案人员的职责 5.8.1认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策、标准。5.8.2负责做好各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开发、利用等工作。5.8.3负责监督、指导和协助兼职档案员做好文件材料的收集、整理、移交、归档工作。5.8.4认真学习信息化知识,提高档案管理信息化水平。5.8.5严格执行保密制度,
10、保守党和国家、企业秘密。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能5 5.9兼职档案员的职责 5.9.1负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累、整理并按时移交档案部门。5.9.2负责本部门所管工程项目全套文件材料的收集、汇总、移交、归档。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 档案设施设备配备6 6.1档案室应具备库房、阅览室、办公室,库房和阅览室、办公室实行三分开(没条件的可实行库房、阅览室、办公室两分开)。6.2库房装具符合国家规定,配备必要的档案保护设施设备,如温湿度计、除湿机、防磁柜、吸尘器、灭火器等。6.3档案室应配备必要的档案现代化管理设备
11、如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。6.4库房面积应满足企业发展需要,并留有十年以上的余地。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 档案管理要求7 7.1“三纳入”、“四参加”、“三同步”、“四同时”制度是保证档案完整、准确、系统的有效控制措施。7.2“三纳入”指的是将档案工作纳入到企业计划,纳入到领导议事日程,纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中。企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列人生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划,列入企业领导议事日程并列人生产、技术和经营等各项管理程序,列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作
12、业指导书 档案管理要求7 7.3“四参加”指的是,档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。参加会议要履行文件检查职责,检查其文件材料的归档率、完整率、准确率,文件材料不完整、不准确、不系统,不予鉴定验收。一般单位的档案部门或档案人员,可作为会议资料组的一员参与会议的组织工作,负责指导文件材料的收集、整理和归档工作,以保证归档材料的完整性、准确性与系统性。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 档案管理要求7 7.4“三同步”是指项目档案管理与项目建设同步开始、同步进行、同步验收。即项目申请立项时,就应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;
13、项目建设过程中,进行文件材料跟踪管理;项目竣工验收时,完 成文件材料的归档和验收工作。7.5“四同时”是企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求;检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况;验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况;项目总结应同时做好项目文件归档交接。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 文书类文件归档的原则和要求 文书类文件归档的原则和要求 8.1.1 8.1.1归档的原则 归档的原则 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同的价值,符合有关标准、规范要求,便于保管和利用。8.1.2 8.1.
14、2归档要求 归档要求 a 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。b 具有永久、30年保存价值的电子文件,必须有相对应的纸质文件归档。8.1 档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 c 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。d 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。e 归档文件应以本单位产生的具有凭证查考价值的文件为主。除针对本单位的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件外,外来普发
15、性文件一般无需归档。归档的电子文件,可直接归入电子档案库。无电子文件的非保密归档文件,如报表、名册、工作计划、总结等,应制成电子文件后归档。8.1.2 8.1.2归档要求 归档要求 档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 a 本年度形成的文件材料,分别由各部门兼职档案员收集、整理,于次年4月末前归档。b 临时组织机构形成的文件材料,由该机构在工作结束后,1个月内整理归档。c 会议形成的文件材料(包括照片、录音、录像等),应在会议结束时,由专人负责整理,在会后十五天内归档。d 参加上级机关和外单位召开的会议带回的文件,会后交文书处理后,于次年4月前归档。e 外出考察或调
16、查组、工作组形成的文件材料,工作结束后由专人整理30天内归档。f 各种统计年报、台帐、合同和重要的原始凭证等文件材料,应归档并作长期以上保管的,各部门应在次年4月底前归档。8.1.3 8.1.3 归档时间 归档时间 档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 归档文件以“件”为基本整理单位。一般以每份文件为一件;文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;收文的文件处理单与收文为一件;原件与复制件为一件;多种文字形成的同一文件各为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;转发文与被转发文各为一件;来文与复文各为一件(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等);重要文件须保留历次
17、修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。简报一期一件或几期一件。会议文件原则上每份文件为一件,一般会议可视情况作为一件。会议记录原则上一次会议为一件,也可一本(册)为一件。8.1.4 8.1.4 归档文件的整理单位 归档文件的整理单位 档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 可采用集中与分散或两者结合方式归档。集中式归档方式为:所有收发文件由机要文书和档案人员进行整理归档。分散式归档方式为:部门兼职档案员负责文件的收集、整理与归档。各单位可根据实际选择恰当的归档方式。8.1.5 8.1.5 归档方 归档方法 法 档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文
18、书类档案管理8 归档范围与保管期限 归档范围与保管期限 8.2.1 归档范围和保管期限参见机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(2006年12月18日国家档案局第8号令)和中国南方电网公司档案分类方案。8.2.2 保管期限要划分准确。文书档案的保管期限定为永久和定期两种。定期一般分为30年、10年。8.2 档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 归档 归档文件的整理 文件的整理 8.3.1 归档文件的装订 a 归档文件应以件为单位进行装订。装订材料可选用不锈钢钉书针、棉线进行装订。对需要永久和长期保存的归档文件,应用不锈钢钉进行装订;保管期限为短期的文件及已装订
19、成册的刊物、书籍等可保持原装订;较厚的文件材料应采用棉线“三孔一线”的方法装订。8.3 档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.1 8.3.1 归档文件的装订 归档文件的装订 b 装订时,正文在前,底稿(包括发文签发单)在后(底稿如为计算机打印的,与正本内容一致,并且无任何修改笔迹的,只需将文头纸或领导签字的一页附在正本之后视为定稿归档);正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;收文传阅单在前,文件在后。c 采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用左上角装订的,应将左、上侧对齐。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.2
20、8.3.2 归档文件的 归档文件的分类 分类 a 归档文件的分类,按照南方电网公司档案分类方案进行,结合本单位的实际情况,采用“大类年度保管期限”或“年度机构(问题)保管期限”或“年度-保管期限”等方法。同一全宗内应保持分类方案的一致。若按年度问题保管期限分类的,问题类一般可分至一级类目,即A0党群工作,A1行政管理,A2经营管理,A3生产技术,A4财务审计,A5人事劳资,A6其它。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.2 8.3.2 归档文件的 归档文件的分类 分类 b 对于文件数量较少的单位(如各县供电公司),可将选择项“机构(问题)”省略,按“年度-保
21、管期限”分类整理,然后直接按永久、30年、10年装盒。c 在分年度时,按照文件形成的年度进行确定目录号,对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,按文件签发日期的年度确定。跨年度的会议形成的文件材料归在会议闭幕年。跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料归在结案年。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.2 8.3.2 归档文件的 归档文件的分类 分类 d 报纸、杂志等传媒档案按文书类档案整理,以4位年度确定目录号。合同档案不涉及到具体项目的归入文书类,涉及到具体项目的归入科技类。e 合同档案单独归档,属于非工程合同或不涉及具体
22、项目的按照4位年度确定目录号,属于工程合同按照项目代号确定目录号。f 审计档案按照年度确定目录号,然后按照审计项目分类。g 招投标档案按照年度确定目录号,然后按照招投标项目进行分类。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.3 8.3.3 归档文件的 归档文件的编号与盖章 编号与盖章 a 归档文件应以件为单位按照其排列顺序编写件号(室编件号),并以归档章的形式在归档文件上注明。件号按文件排列顺序从“1”开始标注。纸质文件和电子文件的件号应完全一致。b 档号编制。档号必备项目包括全宗号年度保管期限件号;选择项目为机构(问题)。其中全宗号按南方电网公司编码规定统一填
23、写;年度须填满4位数字;保管期限可直接用永久、30年、10年表示,也可以用永久、长期、短期表示;机构(问题)填写机构名称、问题名称或代码。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.3 8.3.3 归档文件的 归档文件的编号与盖章 编号与盖章 c 盖章。归档章的项目设置和档号基本相同。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料填写。归档章的格式,参见附录样式。加盖归档章应在首页上端居中或尽量靠近上方的空白位置上。注意应尽量不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。归档章样式见附录B.1。档案基础管理作
24、业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.4 8.3.4 归档文件的 归档文件的编目 编目 a 编目就是以件为单位,依据归档文件的分类方案和件号排列的顺序,编制(生成)归档文件目录。归档文件目录的项目有分类号(问题或机构)、保管期限、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。归档文件目录的格式见附录A.2。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.4 8.3.4 归档文件的 归档文件的编目 编目 b 目录各项的填写要求:分类号:根据分类原则界定的归档文件的分类标识。保管期限:归档文件的保管时间,有永久、定期(30年、10年)两种。件号:归档
25、文件的排列顺序号。责任者:制发文件的组织或个人,即发文机关或署名者。文号:文件的发文字号。填写时应照实抄录,不能省略。题名:文件标题。没有标题或标题不规范、不明确的,应根据文件内容重新拟写或补充,外加“”号。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。日期:文件的形成时间,即发文时间(领导的签发时间),以8位阿拉伯数字标注年月日,如20020609。页数:每一件归档文件的总页数。计算页数时应以文件中有图、文字的页面为一页。备注:注释文件需说明的情况或与其他文件的关联情况。档案基础管理作业指导书 档案基础管理作业指导书 文书类档案管理8 8.3.4 8.3.4 归档文件的 归档文件的编目
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