档案管理作业指导书.pdf
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1、第 1 页 共 4 页档案管理作业指导书1.1.1.1.目的目的目的目的:规范各类档案管理,为管理提供查阅依据。2.2.2.2.范围范围范围范围:适用于分公司各类文书文档管理。3.3.3.3.职责职责职责职责31 各部门将各类文档定期收集归类。32 人事文员将各部门收集各类文档按类别、级别分别入库保存。4.4.4.4.方法和过程控制方法和过程控制方法和过程控制方法和过程控制4.14.14.14.1管理规程管理规程管理规程管理规程4.1.1档案的归档和分类4.1.1.1 各部门每月 30 日前,将本部门需要归档的材料整理后,提交行政事务部门档案管理员,经档案管理员检查核对归档资料后,填写资料归档
2、登记表,双方签字确认。4.1.1.2 档案管理员根据档案的性质、内容,整理立卷归档,并对档案进行分类编号,填写档案登记卡。4.1.2档案的存档4.1.2.1存档时按档案的分类编号,将档案放置在相应的位置。做好档案索引,以便于查找。4.1.2.2需送交档案管理员的资料,应当保证当天及时送到并归档,以免散失和积压。4.1.2.3卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复,页号一律在右下角,案卷目录打印四份,卷内目录打印五份。第 2 页 共 4 页4.1.2.4案卷的厚度一般 152cm,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸
3、衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。4.1.2.5根据卷内文件之联系,进行系统排列、编号、抄写案卷题目和封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。4.1.2.6案卷按年代、部门排列,永久与长、短期案卷分开保存。4.1.3档案的整理和保管4.1.3.1严格执行档案清理和整理制度,实行周整理、季度大整理和年度大清理,防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。4.1.3.2 档案柜保持整洁,做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠
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